E-Government: Stadt Villach setzt mit Elektronischem Akt einen neuen Meilenstein

March 17, 2005 by SAP News 0

Elektronische Aktenbearbeitung mit SAP-Lösung

Villach/Wien„Moderne Informationstechnologie im öffentlichen Bereich trägt wesentlich dazu bei, Abläufe effizienter und damit kostengünstiger zu machen und dadurch die Servicequalität für die Bürger erheblich zu erhöhen. Villach hat dies als eine der ersten Städte bereits sehr früh erkannt. Mit dem Einsatz des Elektronischen Aktes haben wir einen Meilenstein in unserer E-Government Strategie erreicht“, freut sich Bürgermeister Helmut Manzenreiter.

E-Government eröffnet der Stadt Villach die Möglichkeit, ihre Dienstleistungen effizient, in einwandfreier Qualität und rund um die Uhr ihren Kunden anzubieten. Die zusätzlich geschaffene Transparenz fördert das Vertrauen der Bürger und der Wirtschaft.

Steigerung der Produkt- und Prozessqualität
Im Vordergrund von E-Government steht für die Stadt Villach ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bei dem die schrittweise Steigerung der Produkt- und Prozessqualität eine wesentliche Rolle spielt. Genaue Prozessanalysen und Prozessmodellierungen stellen dabei die Basis für alle E-Government-Aktivitäten dar.

Mit der Entscheidung, den Elektronischen Akt (kurz ELAK) mit der Lösung der Firma SAP umzusetzen, hat die Stadt Villach einen Riesenschritt zum modernen Dienstleistungsunternehmen gemacht. Der ELAK unterstützt elektronisch optimal die neu modellierten und verbesserten Prozesse. Bescheide werden nun nicht mehr als Papier weitergeleitet, sondern „laufen“ durchs Netz. Mehrere beteiligte Sachbearbeiter können nun gleichzeitig an einem Akt arbeiten. Außerdem ist der Akt elektronisch auf Knopfdruck für jeden involvierten Sachbearbeiter sofort auffindbar, mühsame Recherchen, wo der Akt gerade bearbeitet wird, entfallen. Für den Bürger erhöht sich die Servicequalität wesentlich. Auskünfte über den Status des jeweiligen Aktes können von den zuständigen Mitarbeitern sofort gegeben werden, da der Akt „elektronisch“ über den PC ausgehoben werden kann.

Der hausinterne Postweg soll mittelfristig größtenteils entfallen. Das Ziel ist ein sukzessiver Ausbau der elektronischen Dienstleistungen hin zu einer integrierten E-Government-Lösung, von der die Bürger und die Wirtschaft direkt profitieren.

Optimale Realisierung
Realisiert wurde der Elektronische Akt mit der Lösung Public Sector Records Management von SAP. Die Implementierung wurde vom Kärntner IT-Dienstleister addIT gemeinsam mit Consultants von SAP Österreich durchgeführt. Für die Revisionssicherheit sorgt die Integration des elektronischen Archives „EASY Archiv“ durch die Firma Archiv Austria AG.

SAP Public Sector Records Management
„SAP Public Sector Records Management wurde erstmals in einer österreichischen Behörde implementiert. Wir sind damit als einziger Anbieter in der Lage, alle Bereiche des E-Government, vom Bürgerportal, über den Elektronische Akt bis hin zu klassischen Back-Office-Systemen für die Buchhaltung und Budgetplanung abzudecken. Denn wie bei Unternehmen gilt auch bei Behörden: Nur integrierte Abläufe ohne Medienbrüche bewirken Einsparungen im großen Stil. Und das ist, neben einer bürgerfreundlichen Verwaltung, das oberste Ziel bei E-Government“, so Benno Weißmann, Direktor für den Public Sector bei SAP Österreich.

SAP Public Sector Records Management verwaltet papiergeführte Akten als Registratursystem, teilelektronische und elektronische Akten. Die Lösung ermöglicht eine konsequente IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Damit wird die öffentliche Verwaltung in jedem Stadium der Umstellung von Papierarchiven auf das digitale Aktenmanagement umfassend unterstützt.

Weiters ermöglicht die ELAK Lösung von SAP die Abbildung von Geschäftsprozessen und den schrittweisen Ausbau von elektronischen Dienstleistungen hin zu einer durchgängigen E-Government-Lösung. Damit werden die institutionalisierten Grenzen der Behörde geöffnet. Die Lösung ist seit Frühjahr 2003 mit dem DOMEA-Standard zertifiziert (Dokumenten-Management und elektronische Archivierung, ein Anforderungskatalog zum papierarmen Büro in der öffentlichen Verwaltung).

addIT
Die Siemens Tochter addIT ist ein führendes IT-Dienstleistungsunternehmen mit den Standorten Villach (Technologiepark Villach-Magdalen) und Klagenfurt. addIT verfügt mit über 65 Mitarbeitern vor Ort über jahrelange Erfahrung in den strategischen Geschäftsfeldern Öffentlicher Bereich, Gesundheitswesen sowie Industrie und Mittelstand. Am Standort Villach betreibt addIT ein eigenes Rechenzentrum.

Im Öffentlichen Bereich weisen die addIT Mitarbeiter bis zu 15jährige Erfahrung auf. Mit addIT hat das Magistrat der Stadt Villach einen Partner mit entsprechenden Ressourcen direkt vor Ort – dies gewährleistet kurze Entscheidungswege und rasche Reaktionszeiten.

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