UGent beheert facturen beter en bespaart kosten met SAP

September 5, 2012 van SAP News 0

BrusselDe Universiteit Gent (UGent) heeft het verwerkingsproces voor zijn inkomende facturen volledig herzien. Alle facturen worden nu sneller gecentraliseerd en verwerkt volgens een vaste procedure waarbij iedere stap van het proces opgevolgd kan worden. Iedereen kent de te volgen stappen en zijn verantwoordelijkheden. De factuurverwerking verloopt sneller, efficiënter en belast de werknemers minder. Eozen verzorgde de implementatie.

UGent verwerkt jaarlijks meer dan 130.000 inkomende facturen. Meer dan 600 mensen, verspreid over verschillende afdelingen, hielpen mee aan de verwerking ervan. Deze werkwijze was traag en onvoldoende efficiënt. Het afsluiten van de financiële rekeningen kon daardoor niet altijd tijdig en correct gebeuren.

Centraliseren en automatiseren
UGent werkte al met ERP-software van SAP, waar ze tevreden over zijn. Voor dit project hebben ze daarom gekozen voor SAP Invoice Management by Open Text, helemaal geïntegreerd met de software die men al gebruikt. SAP Invoice Management zet alle gescande facturen om naar eenzelfde lay-out, leest de gegevens en start het verwerkingsproces. De opgehaalde gegevens zoals de leverancier, referentie, bedrag, BTW,… worden bij de factuurverwerking automatisch in de juiste velden ingevuld. Tegelijk is de gescande factuur ook zichtbaar voor de factuurverwerker. De facturen gaan vanzelf naar de juiste personen voor verdere verwerking, goedkeuring of extra input. Iedere medewerker van UGent kan via IM-rapportering online bekijken in welk verwerkingsstadium een factuur zich bevindt, of er nog een actie verwacht wordt en of de factuur reeds betaald is.

ROI op minder dan drie jaar
Een beperkt team van financiële experts kan nu het volledige proces opvolgen en ingrijpen wanneer nodig. “Er heeft zich een volledige cultuuromslag voorgedaan. Meer dan 600 werknemers die anders bij het boekingsproces betrokken werden, worden nu alleen ingezet wanneer hun goedkeuring of input nodig is. Dit zorgt voor kostenbesparingen op korte tijd. Daarnaast is, door de implementatie van SAP Invoice Management, al een gedeeltelijke overstap kunnen gemaakt worden naar een volledige, papierloze, elektronische factuurverwerking. Hierdoor wordt de terugverdientijd van de implementatie gerealiseerd op minder dan drie jaar”, aldus Geert Van de Gucht, directeur Financiën bij UGent.

“Er was ook relatief weinig opleiding nodig. De gebruikers worden op een haast natuurlijke wijze doorheen de schermen geloodst terwijl ze steeds het proces kunnen opvolgen. Er kon bijna meteen met de software gewerkt worden, zonder noemenswaardige vertragingen”, besluit Geert Van de Gucht.

Klik op deze link voor afbeeldingen

Over Universiteit Gent
Universiteit Gent is een Vlaamse Universiteit die ongeveer 35.000 studenten telt. Het opleidingsaanbod van de Universiteit Gent omvat vrijwel alle academische vakgebieden in Vlaanderen. Het aantal buitenlandse studenten bedraagt meer dan 3.500. De Universiteit Gent profileert zich eveneens als een internationaal gerenommeerde onderzoeksinstelling en is eveneens een kweekvijver voor startende ondernemingen. Meer info vindt u op: www.ugent.be.

Tags: