UGent améliore la gestion de ses factures et réduit ses coûts avec SAP

Septembre 5, 2012 par SAP News 0

BruxellesL’Université de Gand (UGent) a totalement remanié le processus de traitement de ses factures entrantes. Toutes les factures sont désormais plus rapidement centralisées et traitées selon une procédure fixe où chacune des étapes du processus peut faire l’objet d’un suivi. Tout le monde connaît la marche à suivre ainsi que ses responsabilités. Le traitement des factures s’opère plus rapidement et efficacement, et allège la charge de travail des collaborateurs. Eozen a assuré le déploiement de la nouvelle solution.

UGent traite annuellement plus de 130 000 factures entrantes. Plus de 600 personnes, réparties entre les différents départements, participaient à leur traitement. Ce modus operandi pêchait par sa lenteur et son inefficacité. Résultat : la clôture des comptes financiers n’intervenait pas toujours en temps utile.

Centraliser et automatiser
UGent utilisait déjà le logiciel ERP de SAP et en était satisfaite. C’est la raison pour laquelle elle a opté pour SAP Invoice Management by Open Text dans le cadre ce projet, en l’intégrant totalement au logiciel déjà utilisé. SAP Invoice Management convertit toutes les factures numérisées en une seule mise en forme, lit les données et démarre le processus de traitement. Les données extraites comme le fournisseur, la référence, le montant, la TVA, etc. sont automatiquement placées dans les champs correspondants lors du traitement de la facture. Dans le même temps, la facture numérisée est également visible pour celui qui la traite. Les factures sont acheminées directement vers les bonnes personnes pour un traitement ultérieur, leur approbation et/ou l’apport d’informations complémentaires. Chaque collaborateur d’UGent peut observer en ligne, via les rapports de messagerie instantanée, à quel stade du traitement une facture se trouve, si une action est encore attendue ou si la facture est déjà payée.

Retour sur investissement en moins de trois ans
Une équipe restreinte d’experts financiers peut désormais assurer le suivi de l’ensemble du processus et intervenir quand cela s’avère nécessaire. « Un véritable changement des mentalités est intervenu. En effet, plus de 600 collaborateurs qui participaient auparavant au processus d’imputation sont aujourd’hui mobilisés uniquement quand leur approbation ou leur avis est nécessaire. Cette évolution a généré des économies à court terme. Par ailleurs, le déploiement de SAP Invoice Management a déjà permis de réaliser un passage partiel vers un traitement des factures électronique, sans papier et complet. Ce faisant, la durée de retour sur investissement du déploiement est inférieure à trois ans », indique Geert Van de Gucht, directeur du département Finances d’UGent.

« La nouvelle marche à suivre ne nécessitait que peu de formation. Les utilisateurs sont en effet guidés au travers des écrans d’une manière quasi naturelle, alors qu’ils peuvent toujours suivre l’évolution du processus. Les utilisateurs ont pu travailler avec le logiciel tout de go, sans accuser le moindre retard significatif », conclut Geert Van de Gucht.

Pour des images, cliquez sur ce lien.

À propos de l’Université de Gand
L’Université de Gand (UGent) est une université flamande comptant quelque 35 000 étudiants. Son offre de formations embrasse presque toutes les disciplines académiques en Flandre. Elle accueille plus de 3 500 étudiants étrangers. L’Université de Gand se profile également comme une institution de recherche renommée sur la scène internationale et est également un vivier de « jeunes pousses ». Pour tout complément d’information, surfez sur www.ugent.be.

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