7 Denkanstöße zu Cloud-HR

14. August 2013 von Andreas Schmitz 0

Foto: Marzky Ragsac Jr. – Fotolia.com

Emotionen beherrschen die Diskussion um die Nutzung von Cloud Computing im Personalmanagement – besonders in Europa, ganz besonders in Deutschland. Mitarbeiterdaten sind eine vertrauliche Sache und gehören einfach nicht in andere Hände, auch nicht in die eines zuverlässigen Dienstleisters. Das ist die landläufige Meinung in Europa. Gerade die PRISM-Affäre hat wieder klar gemacht, dass sich die Befindlichkeiten in Europa bezüglich der Intimität persönlicher Daten und die Einstellung zum Schutz der Privatsphäre von der Situation in den USA grundlegend unterscheiden. Und doch es gibt auch aus europäischer Sicht gute Gründe, das „Human Capital Management“ in die Cloud zu legen. Hier einige Dinge, über die es lohnt, nachzudenken:

  1. Datenschutz ist außerhalb der USA ein großes Thema
  2. Steuerberater ziehen Personaldaten längst aus der Cloud
  3. Standardisierte Prozesse begünstigen Entscheidung für Cloud
  4. Das Gesamtsystem wird via Cloud nicht so komplex
  5. Cloud verursacht langfristig höhere Kosten als On-Premise
  6. SuccessFactors-Akquise: „Macht doppelt Sinn.“
  7. Generation Facebook ist entspannter

 Dieser Artikel ist Teil unseres Themenschwerpunkts Personalmanagement. Alle Beiträge des Schwerpunkts finden Sie in unserem Special.

1. Datenschutz ist außerhalb der USA ein großes Thema

Europäer sind skeptisch, wenn es um die Verlagerung der Anwendungen für Personalmanagement in die Cloud geht. Allen voran die Deutschen, denen auch in einer aktuellen Studie attestiert wird, dass sie primär aus Gründen der mangelnden Datensicherheit in Rechenzentren die Verlagerung der sensiblen Personalprozesse in die Wolke ablehnen. Und das trotz der Tatsache, dass Rechenzentren meist die geforderten Zertifizierungen durchlaufen haben und damit höhere Sicherheitsstandards erfüllen als so mancher  firmeneigene Server, gibt der Herausgeber der Studie „Talent Management Software – Trend Report 2013“, das Beratungshaus Softselect, zu bedenken. Besonders in Deutschland hat allerdings der Datenschutz einen hohen Stellenwert. Wenn nicht hundertprozentig nachgewiesen werden kann, dass die intimen Daten von Mitarbeitern adäquat gehandhabt werden, gerät das Unternehmen in „schwieriges Gelände“,  wie es Karsten Sontow, ERP-Experte vom Marktanalysten und Beratungshaus Trovarit ausdrückt. Aufgrund der lokalen Arbeitnehmerschutzrechte und Datenschutzbestimmungen sind auch die Anbieter von HR-Software gezwungen, lokale Datenzentren anbieten zu können. Durch den Zukauf des US-amerikanischen HR-Spezialisten SuccessFactors hat SAP inzwischen auch eine Lösung für ihre Kunden in Europa und auch Deutschland gefunden, so dass etwa Unternehmen wie der Münchener Konzern Siemens, die Basler Versicherungen aus der Schweiz und das Reiseunternehmen Expedia ihre Software einsetzen.

Lohnbuchhaltung bei Steuerberatern mit Cloud-Software

2. Steuerberater ziehen Personaldaten längst aus der Cloud

Dennoch ist das Thema durchaus widersprüchlich: So setzt etwa der auf Finanzdienstleistungen spezialisierte IT-Dienstleister DATEV seit Jahren Software ein, die er seinen Kunden, den Steuerberatern, in der Cloud zur Verfügung stellt. Viele Unternehmen geben ihre Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater und lassen sie dort machen. „DATEV segelt allerdings nicht so stark unter dem Thema Cloud“, meint Sontow.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Implementierung deutlich schneller als bei On-Premise-Systemen

3. Standardisierte Prozesse begünstigen Entscheidung für Cloud

Abgesehen von dem Sicherheitsaspekt scheuen sich viele, ihre Flexibilität und Unabhängigkeit aufzugeben. Dafür nehmen sie auch in Kauf, dass die Implementierungszeiten für On-Premise-Systeme in der Regel zwischen einem und drei Jahren dauern, fand das Beratungshaus Booz & Company kürzlich in einer Studie heraus – bezogen auf große Unternehmen. Reine Cloud-Lösungen versprechen eine schnellere Integration in die Unternehmensprozesse, da die Prozesse sehr standardisiert sein müssen und kaum anpassbar sind und eignen sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Je nach Anwendung sind es gerade mal vier bis sechs Monate, so Ergebnisse der Analyse.

4. Das Gesamtsystem wird via Cloud nicht so komplex

Entsprechend wenig komplex ist die Lösung dann auch.  Das ist für Karsten Sontow gerade der Punkt, der HR in der Cloud interessant macht. „Nur ein Viertel der Unternehmen lassen ihre zentralen Aufgaben des Personalwesens durch eine integrierte ERP-Lösung unterstützen“, sagt Sontow.  Fast jedes zweite Unternehmen setzt zudem spezialisierte HR-Software im Unternehmen ein. Durch die gesetzlichen Vorgaben in den einzelnen Ländern sind die Kernprozesse in HR-Software stark strukturiert. „Es gibt wenig Einsatzfelder, die so gut zur Cloud passen wie HR“, meint ERP-Experte Sontow daher. Sowohl die Funktionalitäten und die Geschäftsprozesse ließen sich gut in der Cloud abbilden. Weiterer wichtiger Aspekt: Das Gesamtsystem wird nicht so komplex, was sich positiv auf die Skalierbarkeit auswirkt. Deshalb, so die Argumentation von Sontow, ist die Cloud in HR gerade auch für multinationale Konzerne sehr interessant, die in den diversen Ländern, in denen sie Standorte haben, die lokalen gesetzlichen Bestimmungen beachten müssen und auch die ständigen Novellen der Gesetze schnell und flexibel in ihren Systemen umsetzen müssen.

Kosten-Diskussion um Cloud-HR

5.  Cloud verursacht langfristig höhere Kosten als On-Premise

Ein Streitpunkt zwischen Befürwortern und Gegnern von Cloud Computing für HR sind die Kosten: Die einen befürchten im Rahmen der Softselect-Studie hohe Kosten (19 Prozent), die anderen erwarten niedrigere Kosten (68 Prozent). Und tatsächlich ist beides ein wenig wahr. Wie Booz & Company in seiner Studie „ERP in the Cloud“ berechnet, sind die Initialkosten für On-Premise-Systeme zwar mehr als achtmal höher als Cloud-basierte Systeme, dann allerdings schlagen die Kosten für Software-Lizenzen über Jahre stärker zu Buche als eigene Systeme. Monat für Monat liegen die Cloud-Nebenkosten um mehr als 20 Prozent höher. Diese generelle Betrachtung ist natürlich nur mit Vorsicht auch auf die spezialisierten HR-Systeme übertragbar, da dort auch die regionalen Anpassungen an nationale Gesetzeslagen zu Buche schlagen und den 20-Prozent-Anteil dann wieder reduzieren oder marginalisieren können.

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6. SuccessFactors-Akquise: „Macht doppelt Sinn.“

Einen großen Schub für das HR-Geschäft hat SAP durch die Akquise von SuccessFactors bekommen. Human Capital Management aus dem Hause SuccessFactors bedient vor allem neue Ansätze zum Recruiting sowie die Entwicklung des Mitarbeiters etwa durch Talent- und Performance-Management. In der Cloud-ERP-Lösung SAP Business ByDesign ist HR hingegen als ein Modul enthalten. „Die Akquise von SuccessFactors zeigt, dass sich SAP vom reinen ERP-Anbieter zu einem Portfolio-Player rund um ERP verändert“, meint Sontow. „SAP zielt mit vielen Akquisitionen darauf ab, sein Leistungsangebot rund um ERP so zu ergänzen, dass mit den bestehenden SAP-Kunden mehr Geschäft generiert werden kann. HR ist dafür insofern geeignet, als es für nahezu alle SAP-Kunden grundsätzlich relevant ist. Da es sich gleichzeitig relativ gut für Cloud-Lösungen eignet als andere Anwendungsbereiche, macht die Akquisition von SuccessFactors doppelt Sinn“.

7. Generation Facebook ist entspannter

Der Trend – da ist sich auch Trovarit-Mann Sontow sicher – wird in Richtung Cloud gehen. „Die Generation Facebook hat besonders mit dem Datenschutz nicht so ein Thema“, meint der Berater, „und wird der Cloud zumindest offener gegenüberstehen in Deutschland.“

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