Angenehmes Arbeiten bei STRABAG

Feature | 25. Mai 2009 von Anna Simmes, SAP AG 0

Kaum jemand bemerkt die fleißigen Helfer rund um das Facility Management, die frühmorgens und spätabends im Büro die Mülleimer leeren, Arbeitsplätze und Waschräume sauber halten oder im Sommer dafür sorgen, dass die Klimaanlage Kühlung bringt. Verantwortlich für derlei Annehmlichkeiten ist oft ein externer Gebäudeservice.

Auch Notfall- und Evakuierungspläne sowie der wirtschaftliche Betrieb einer Immobilie gehören zum Portfolio dieser Dienstleister. Die STRABAG Property and Facility Services GmbH (STRABAG PFS) ist ein solches Unternehmen; ihre Zentralen liegen in Frankfurt am Main und Münster.

Die STRABAG PFS bewirtschaftet mit rund 5.000 Mitarbeitern in Deutschland rund 15,4 Millionen Quadratmeter Nettogrundfläche in zum größten Teil gewerblich genutzten Immobilien.

Vom einfachen Pförtner- oder Reinigungsdienst über Kostenkontrolle und technische Ausstattung bis zum Standortkonzept bietet das Unternehmen alle erdenklichen Leistungen rund um die Gewerbeimmobilie.

Für die kaufmännische Bewirtschaftung setzte die Firma bisher die Software SAP Enhancement Package 2 für SAP ERP ein. Seit Anfang 2009 nutzt der Dienstleister jedoch als erster SAP-Kunde SAP Enhancement Package 4 für SAP ERP, einem Bestandteil der SAP Business Suite 7.

Einwandfreie Technik ist Voraussetzung für STRABAG, denn immerhin bewirtschaftet das Unternehmen mit seinen 5.000 Mitarbeitern in Deutschland rund 15,4 Millionen Quadratmeter Nettogrundfläche in zum größten Teil gewerblich genutzten Immobilien.

Das Unternehmen war Tochtergesellschaft der Deutschen Telekom AG, bis es der österreichische Baukonzern im Oktober 2008 übernahm. Größter Kunde ist nach wie vor die Telekom. Daneben lassen immer mehr Banken, Versicherungen, Industriekonzerne und Behörden ihre Bürogebäude und technischen Einrichtungen von STRABAG PFS betreuen. Die Kundenanforderungen sind dabei sehr unterschiedlich.

Auf dem neuesten Stand

Vorteile des SAP-Ramp-Up-Programs

  • Implementierungsziele schneller erreichen
  • Früherer Projektstart
  • Betreuung durch Ramp-Up-Backoffice
  • Direkter Zugang zur SAP-Entwicklung
  • Einfluss auf die Entwicklung neuer Funktionen

„Unsere größte Herausforderung besteht darin, Standardprozesse dem Bedarf des Kunden anzupassen und rechtzeitig die gewünschten Informationen etwa zu Leerständen zu liefern“, erklärt Wolfgang Hohmann, SAP-Seniorberater bei STRABAG PFS.

Ein entsprechendes System in der Hinterhand zu haben, sei demnach ein entscheidender Vorteil, auch um sich Vorteile gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen. Dies sei nur zu leisten, wenn die eigene IT stets dem neuesten Stand entspreche. „Darum haben wir SAP Enhancement Package 4 für SAP ERP installiert. Statt unser SAP-System komplett hochzurüsten, können wir damit ausgewählte funktionale Neuerungen schnell und bequem einspielen“, so Hohmann.

Da man schon mit dem zweiten Erweiterungspaket gute Erfahrungen als Ramp-Up-Kunde für das SAP Enhancement Package 2 für SAP ERP gemacht habe, sei die Entscheidung leicht gefallen, diesen Schritt beim SAP Enhancement Package 4 für SAP ERP zu wiederholen.

Risikominimierung

  • Einsatz einer im praxisnahen Umfeld validierten SAP-Lösung
  • Hohe Priorität bei Supportanfragen
  • Projektanalyse vor Aufnahme in den Ramp-Up
  • Ständige Projektüberwachung durch Ramp-Up-Backoffice
  • Wöchentliches Status-Update an SAP-Vorstand

Einziger Wermutstropfen: Auch wenn sich die Pakete deutlich zügiger aufspielen ließen als ein Upgrade, habe es immerhin ein volles Wochenende gedauert. „In einem Unternehmen, das rund um die Uhr dienstbereit sein muss, geht das an die Schmerzgrenze“, bemerkt Hohmann.

Walldorf habe aber bereits Besserung gelobt. Alles in allem sind die Gebäudemanager mit ihrer Wahl zufrieden. Schließlich habe STRABAG PFS beispielsweise mit der Vorsteuerberichtigung nach Paragraf 15a des Umsatzsteuergesetzes und neuen, erweiterten Standardreports zur Nebenkostenabrechnung sowie zur Liegenschaftsverwaltung Funktionen erhalten, die sie sonst selbst hätten entwickeln müssen – was vermutlich teurer gewesen wäre.

Laut Hohmann konnte man dadurch rund 60.000 Euro sowie die Kosten für den Support einsparen. Zudem kann die Firma weiterhin den SAP-Support in Anspruch nehmen. „Einen Service, den wir nicht
missen möchten“, gesteht der IT-Experte.

Schon im Vorfeld des Projekts verschaffte sich sein Team auf Schulungen und Workshops einen Überblick über die neuen Funktionen. Die drei Supportanfragen, die während des Imports nach Walldorf geschickt wurden, waren jeweils nach einem oder zwei Tagen beantwortet.

„Auch inhaltlich haben uns die Lösungsvorschläge überzeugt“, ergänzt Hohmann.

Schneller Überblick dank Business Intelligence

Strategische Vorteile

  • Geringes Risiko bei Geschäfts- und IT-Innovationen
  • Kompetenzaufbau für die neue SAP-Lösung
  • Technische Vorreiterrolle im eigenen Unternehmen
  • Einfluss auf die Weiterentwicklung der Lösung

Neben Standard- und Branchensoftware setzt das Unternehmen die BI-Lösung SAP NetWeaver Business Warehouse ein. Hohmann: „Wir wollen unseren Kunden nicht nur die Verwaltung ihrer Liegenschaften und Gebäude abnehmen, sondern auch standardisierte Berichte vorlegen.“

Dazu habe man mit dem Visual Composer ein Management Cockpit entwickelt, in dem sich Führungskräfte auf Knopfdruck alle Daten, Grafiken und Berichte zu ihren Immobilien anzeigen lassen können. Der Zugriff auf das Management Cockpit erfolgt über das SAP NetWeaver Portal aus dem Internet.

Um die sofortige Bearbeitung der Daten zu ermöglichen, will man das Management Cockpit in der nächsten Ausbaustufe um eine Downloadfunktion erweitern, durch die alle relevanten Daten sofort individuell weiterverarbeitet werden können.

„Unsere Mitarbeiter bestätigen, dass unsere Kunden es als ein echtes Highlight ansehen, jederzeit Einblick in alle Geschäftsprozesse zu haben“, berichtet Hohmann. Auch in Zukunft sollen weitere Wünsche der Kunden in das Management Cockpit eingearbeitet werden.

Zur besseren Visualisierung der Immobilienstandorte erwägt er beispielsweise, Google Maps in das Management Cockpit einzubinden. „Denn immerhin sind wir es unseren Kunden schuldig, dass sie sich auch künftig auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können“, betont Hohmann.

Schließlich sollen auch in Zukunft täglich die Mülleimer geleert sowie die Büros geputzt und damit ein angenehmes Arbeiten garantiert werden.

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