Archivierungslösungen

Feature | 24. März 2009 von Tulin Pledger, Marketingleiter EMEA & APAC bei ASG 0

Das Archivieren von Daten hat oft nur einen geringen Stellenwert in Unternehmen. Noch immer denken viele IT-Verantwortliche und Manager bei dem Wort „Archiv“ an staubige Räume, in denen Datenträger in einen ewigen Dornröschenschlaf fallen. Doch ein Archiv kann – und sollte – ein Online-Produktionssystem stärken und erweitern.

Ein gut geführtes Archiv unterstützt effiziente Geschäftsprozesse; zudem können Firmen auf Daten, die bislang im Betriebssystem versteckt waren, in Echtzeit zugreifen.

Gutes Zusammenspiel: SAP NetWeaver und SAP ArchiveLink

Unternehmen mit SAP-basierten IT-Landschaften können ihre SAP-Anwendungen um Funktionen für Archivierung erweitern. Einerseits optimiert das die Geschäftsprozesse, die Systemleistung und die Unternehmensintegration. Andererseits ist dies auch die Grundvorrausetzung dafür, dass Archive in Zukunft auf veränderte Vorschriften reagieren können.

Die Technologieplattform SAP NetWeaver stellt zusammen mit SAP ArchiveLink die Schnittestellen für die Archivierung sowie die technologische Infrastruktur bereit. SAP ArchiveLink ist ein in SAP NetWeaver Application Server integrierter Dienst, der archivierte und aktive Dokumente miteinander verknüpft. Damit ist die technische Basis für Lösungen geschaffen, mit denen Mitarbeiter Dokumente, Berichte und Bilder jeglichen Formats einsehen, herunterladen oder ausdrucken können. Und das ohne sich in eine zusätzliche Anwendung einzuloggen oder ihre SAP-Anwendung zu verlassen.

Warum Datenarchivierung?

Ein Datenarchiv spart Unternehmen Zeit, Geld und Anstrengungen. Gleichzeitig schützt es Firmendaten durch ausgereifte und flexible Autorisierungsmechanismen vor unerwünschtem Zugriff und unterstützt bei der Erfüllung der neuen Vorschriften zur Vorratsdatenspeicherung. Danach müssen in der Europäischen Union alle Verbindungsdaten von Telefon- und Internetkontakten sechs Monate lang gespeichert werden.

Weitere Argumente für Datenarchivierung sind:

  1. Systemverfügbarkeit: eine Archivierung beschleunigt den Datenbankbetrieb;
  2. Gesparter Speicherplatz: stimmige Archivierungslösungen verringern Speicherkosten, denn sie benötigen weniger Speicherplatz, Arbeitsspeicher und Prozessorleistung;
  3. Systemleistung: Die Archivierung von Daten reduziert Ein- und Ausgabe-Prozesse und beschleunigt so das System.

Außerdem ist eine allumfassende, integrierte Lösung für Lifecycle Management ganz entscheidend für Unternehmen, um die immer zahlreicher werdenden Gesetze und Vorschriften zu bewältigen. Die Archivierungslösung sollte dies entsprechend abbilden.

Warum auch noch Dokumentenarchivierung?

Auch das Archivieren von Dokumenten birgt für Firmen viele Vorteile. Ein Dokumentenarchiv speichert, verwaltet und verbreitet Informationen an alle Mitglieder einer Organisation.

  1. Informationen zusammenführen: Die Dokumentenarchivierung vereinheitlicht Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter, Partner und Kunden können mittels Web- oder Netzwerkbasierten Zugang die Dokumente, Berichte und Produktionsdaten aus Systemen von SAP oder anderen Anbietern einsehen.
  2. Geschäftsprozessmanagement verbessern: Eine Lösung für Dokumentenarchivierung verbindet Firmendokumente mit den zugehörigen Geschäftsobjekten und den damit verbundenen Geschäftsprozessen.
  3. Backoffice-Dokumente für Kunden und Partner zugänglich machen: Firmen können ihre Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Partnern verbessern, indem sie Backoffice- und Frontoffice-Systeme verbinden, und so Zugang zu Transaktions- und Kundendaten schaffen.
  4. Ineffizienten Papiergebrauch vermeiden: Die richtige Archivierungslösung unterstützt Dokumente jeglichen Formats — der unübersichtliche Datenwust weicht somit schnell einem gut organisierten Dokumentenarchiv.
  5. Kein langes Suchen oder falsches Abheften mehr: Dokumente werden unternehmensweit erfasst, katalogisiert und gespeichert. Angestellte können effizienter arbeiten und Vorschriften leichter einhalten. Leistungsfähige Suchmasken, personalisierter Zugriff auf Firmendokumente und automatische Verteilungsfunktionen sind weitere Vorteile einer stimmigen Archivierungslösung.

Schnelleres Handeln, bessere Entscheidungen

Eine umfassende und integrierte Archivierungslösung bringt der gesamten Unternehmenskette messbaren Mehrwert. SAP-Kunden haben zudem einen entscheidenden Vorteil — dank der skalierbaren Infrastruktur von SAP NetWeaver und SAP ArchiveLink lässt sich ein erweiterbares System aufbauen, das auch den Anforderungen der Zukunft gerecht wird.

ASG-ViewDirect

ist eine SAP-zertifizierte und integrierte Archivierungslösung von ASG, einem weltweit tätigem Anbieter von Unternehmenssoftware. Die Lösung nutzt
Schnittstellen von SAP NetWeaver und SAP ArchiveLink, um Inhalte aus SAP- und Nicht-SAP-Systemen innerhalb eines Unternehmens zu integrieren. ASG-ViewDirect verfügt über Funktionen für Archivierung, E-Mail- und Contentmanagement.

ASG wurde 1986 gegründet. Das privat geführte Unternehmen sitzt in Naples, Florida, und hat über 90 Niederlassungen weltweit.

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