„Ärzte ohne Grenzen“ mit neuem IT-Finanzsystem

Feature | 15. Dezember 2008 von Stefan Nicola, freier Fachjournalist 0

Nur wenige Menschensind bereit, in Ländern wie Sudan, Somalia oder Kolumbien zu arbeiten und dabei ihr Leben aufs Spiel zu setzen. Genau deshalb sind Hilfsorganisationen wie Ärzte ohne Grenzen-Médecins Sans Frontières dort präsent: um den Menschen beizustehen, die vom Rest der Welt oft vergessen werden.

Wie jede nichtstaatliche Organisation (Non-Governmental Organization, NGO) arbeitet auch MSF unter Kostendruck. Darüber hinaus ist die Nothilfeorganisation in Risikoländern aktiv, denen oftmals eine moderne Kommunikationsinfrastruktur fehlt. Schwierige Bedingungen für einen Neuaufbau des eigenen IT-Finanzsystems. Doch genau dies hatte sich die operative Zentrale von MSF in Barcelona-Athen (MSF’s Operational Centre Barcelona-Athens, kurz OCBA) zum Ziel gesetzt.

Auf Basis der Anwendung SAP ERP, der Technologieplattform SAP NetWeaver und der Eclipse Rich Client Platform (RCP) entwickelte das MSF-OCBA-Projektteam eine Software-Lösung, die auf die speziellen Anforderungen der Hilfsorganisation zugeschnitten ist. Nach monatelangen Tests wurde die Lösung 2008 in den Außenstellen eingeführt.

SAP ERP und die verschiedenen Komponenten von SAP NetWeaver unterstützen die Organisation bei der Finanzberichterstattung aus einigen der gefährlichsten und abgeschiedensten Gegenden der Welt. So konnte MSF die interne Buchhaltung seit Einführung der Lösung erheblich beschleunigen.

„Früher kamen die Daten erst Wochen nach Monatsende und wir benötigten einen komplexen Transferprozess, um sie zu erfassen“, sagt Inma González-Gallo, die Leiterin des Software-Implementierungsteams. „Heute können wir rund 80 Prozent unserer Finanzdaten in acht Arbeitstagen einholen.“

Unterstützung durch SAP Spanien

Der Weg zur erfolgreichen Implementierung war lang und steinig. Vor etwa zwei Jahren bestimmte MSF OCBA eine Reihe von Kriterien, die eine neue Buchhaltungslösung erfüllen müsse. Sie sollte

  • ohne teure Infrastrukturerweiterung auskommen,
  • einwandfrei in drei Sprachen und 23, teilweise isolierten, Ländern funktionieren,
  • Datentransfer mit E-Mail, USB-Stiften, CDs und anderen Datenträgern ermöglichen, falls die direkte Verbindung mit dem zentralen Datensystem ausfallen sollte,
  • einfach und schnell zu bedienen sowie instand zu halten sein.

Das Projektteam entwickelte einen Prototyp, der all diese Kriterien erfüllte. Verfeinert wurde dieser in monatelanger Detailarbeit mit der Unterstützung durch Experten von SAP Spanien. Das Team brachte Rückkopplungsschleifen und sich wiederholende Regelkreise ein – und bereitete so die anspruchsvolle Einführung der Anwendung erfolgreich vor.

Der Finanzkoordinator jeder MSF-OCBA-Mission wurde mit der Lösung vertraut gemacht und ausgebildet, auch andere Mitarbeiter zu trainieren. In Uganda, Bolivien, Kolumbien und Spanien veranstaltete MSF zudem regionale Workshops. Heute arbeiten schätzungsweise 100 Menschen mit dieser IT-Lösung.

Schnellere Rechnungsfreigabe

Die maßgeschneiderte SAP-ERP-Anwendung hilft den Angestellten bei der Eingabe der Finanzdaten, der Buchhaltung und der Verwaltung der Spenden. Viele der vormals lästigen und schwierigen Prozesse können nun schneller und einfacher abgewickelt werden – zum Beispiel die Rechnungsfreigabe.

“Manche Ausgaben, etwa für einen Computer, müssen vom Finanzkoordinator der Mission erst kontrolliert werden“, erklärt González-Gallo. “Jetzt haben wir einen Arbeitsprozess, der uns den Papierversand um die ganze Welt erspart und sicherstellt, dass die Angaben von der zuständigen Person geprüft werden.“

Verbesserte Spendenverwaltung

Ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung von MSF OCBA ist die Verwaltung der Spenden. Private Spender sind für rund 80 Prozent des Organisationsbudgets verantwortlich, der Rest wird mit öffentlichen Geldern finanziert. Im Jahr 2007 lag der Jahresetat von MSF OCBA bei mehr als 86 Millionen US-Dollar, der Etat der gesamten Hilfsorganisation bei mehr als 450 Millionen US-Dollar.

Die neue SAP-Anwendung hat das Spendenmanagement effizienter und transparenter gemacht. „Wir können den Ablauf einer Spende nun viel besser verfolgen – von der frühen Phase der Antragsstellung bis hin zu jeder kleinen Position, die finanziert wird“, sagt González-Gallo. „Unsere Spender haben ganz andere Berichtspflichten, und obwohl MSF diese bis jetzt auch erfüllt hat, erstellen wir diese Berichte nun viel schneller. Gleichzeitig können wir auch auf eine ganzheitliche Darstellung unserer Beziehungen zu jedem privaten oder öffentlichen Spender zurückgreifen.“

Vorbild für andere NGOs?

MSF OCBA plant, die IT-Neuerungen auch auf den Logistikbereich auszudehnen. Aktuell prüft die Organisation die Optionen für eine SAP-Erweiterung. Die erfolgreiche Einführung von SAP ERP könnte sogar andere Organisationen zu ähnlichen Schritten anspornen, meint Aitor Zabalgogeazkoa, der Generaldirektor von MSF OCBA.

“Wir haben der internationalen MSF-Bewegung und anderen NGOs bewiesen, dass direkte Kommunikation auch im abgelegenen Außendienst einfach und erfolgreich möglich ist.“

Dieser Meinung schloss sich auch die Jury der diesjährigen „SAP Quality Awards“ an: MSF OCBA wurde für die erfolgreiche Implementierung unter schwierigsten Bedingungen ausgezeichnet.

Médecins sans Frontières

Die Organisation „Ärzte ohne Grenzen“ (Médecins sans Frontières) leistet medizinische Nothilfe, wenn in Kriegsgebieten oder nach Naturkatastrophen das Leben vieler Menschen bedroht ist – ohne nach Herkunft, Religion oder politischer Überzeugung zu fragen. Die internationale, private Hilfsorganisation ist seit ihrer Gründung 1971 in mehr als 70 Ländern im Einsatz. Sie finanziert sich größtenteils durch private Spenden und setzt sich aus Sektionen in 19 Ländern zusammen.

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