ATLAS: Die papierlose Zollabwicklung startet ab Juli 2009

Feature | 13. Januar 2009 von Dr. Rita Dillmann, Consultant itelligence AG 0

Die Außenhandelssoftware SAP GRC Global Trade Services und it.x-atlas bilden alle für die Ausfuhr relevanten Prozessschritte durchgängig ab – von der SAP ERP Software bis zur Kommunikation mit dem Zoll. Sie eignen sich sowohl für Unternehmen mit einem hohen Exportvolumen als auch für Firmen mit weniger als 1.000 Ausfuhren im Jahr. it.x-atlas unterstützt für den Datenaustausch mit dem Zoll sowohl das X.400-Protokoll (Telebox / BusinessMail der Deutschen Telekom) als auch das FTAM-Protokoll (via ISDN-Router).

Automatisierter Datenfluss

Ein Beispiel: Eine Warenlieferung soll nach China exportiert werden. Dazu erzeugt SAP ERP zunächst eine Rechnung bzw. eine Proforma-Rechnung im IDOC-Format. Dieser Datensatz wird automatisch an SAP GRC Global Trade Services weitergeleitet. Damit die vom Zoll benötigten Informationen aus SAP ERP automatisch an die Außenhandelslösung übergeben werden, sind spezifische Einstellungen an der SAP-ERP-Anwendung erforderlich. Hierzu zählt zum Beispiel ein gepflegtes Datenvorschlagswesen, denn die Abgangszollstelle wird verbindlich vorgegeben. Zudem ist das Verpacken der Ware in SAP ERP abzubilden, da der Zoll die Packdaten zwingend benötigt.

Die Außenhandelssoftware von SAP generiert dann für die geplante Lieferung einen Zollbeleg im IDOC-Format. Dieser enthält zusätzliche Informationen, etwa wie viele Kisten oder Paletten verladen werden und ob die Ladung per Schiff oder per Flugzeug verfrachtet wird.

Bidirektionaler Datenaustausch

UN/EDIFACT ist ein branchenübergreifendes und internationales Standardformat für elektronische Daten. Die Bezeichnung steht für United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport.

Gesteuert über SAP NetWeaver Process Integration (SAP NetWeaver PI), dem funktionalen und technischen Nachfolger der SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI), fließt der Zollbeleg direkt in die it.x-atlas-Lösung und wird in eine EDIFACT-Nachricht umgewandelt. Zugleich baut der in die Konverter-Software integrierte Kommunikations-Adapter automatisch den Kontakt zur ATLAS-Software auf und versendet die Nachricht an die Zollbehörden.

Die Konverter-Software empfängt die EDIFACT-Nachrichten des Zolls mit der Überlassungsentscheidung und verarbeitet diese zu IDOCs. Diese werden an SAP GRC Global Trade Services zurück übertragen und können dort weiter bearbeitet werden. Für das Zurückschreiben sind keine manuellen Eingriffe erforderlich.

Darüber hinaus steuert und überwacht die Monitoring-Komponente von SAP NetWeaver PI beziehungsweise SAP NetWeaver XI die Kommunikation mit dem Zoll. Alle Verarbeitungsschritte für eingehende und ausgehende Nachrichten werden protokolliert und somit auch die Dokumentationspflichten erfüllt. Die Archivierungszeit für Protokolle und Dateien beträgt zehn Jahre.

Geschäftsprozesse anpassen

Im Rahmen der Umstellung auf die ATLAS-Ausfuhr ist die softwaretechnische Umsetzung ein wichtiger Aspekt. Allerdings aber nicht der einzige. Durch das IT-gestützte Verfahren rückt die Ausfuhrgenehmigung im logistischen Prozess deutlich weiter nach vorn. Interne Unternehmensabläufe verändern sich und müssen angepasst werden. Zum Beispiel verlagern sich interne Zuständigkeiten für die Ausfuhrprozesse vom Warenausgang in die Exportabteilung. Diese übernimmt die gesamte Kommunikation mit dem Zoll und stellt auch das Ausfuhrbegleitdokument am Warenausgang bereit.

Darüber hinaus ist künftig frühzeitig festzulegen, welche Ware in welcher Verpackung und auf welchem Transportweg exportiert werden soll. Denn gibt es nachträgliche Änderungen an einem bereits genehmigten Exportauftrag, muss dieser storniert sowie die Überlassung der Ausfuhr beim Zoll neu beantragt werden. Unter Umständen sind dabei auch in SAP ERP noch Belege anzupassen.

Frühzeitige Umstellung ratsam

Die technische und organisatorische Umstellung auf das IT-Verfahren des Zolls dauert in der Regel mindestens zwei bis drei Monate. Dauer und Umfang sind unter anderem von internen personellen Ressourcen und dem Zustand der benötigten Material- und Kundenstammdaten abhängig. Kritisch sind hier insbesondere die Warenkennzeichnungsnummern, die die Warengruppe eines Materials bezeichnen. Diese müssen geprüft und gegebenenfalls bereinigt werden.

Empfehlenswert ist der Umstieg auf das elektronische Verfahren schon jetzt, denn Firmen können die elektronische Ausfuhranmeldung im Probebetrieb vier Wochen lang mit Testdaten erproben. Dadurch werden später mögliche technische Probleme beim Datenaustausch vermieden. Es bleibt außerdem ausreichend Zeit, um komplexe Exportprozesse bis zum Stichtag am 1. Juli 2009 umzustellen und reibungslos durchzuführen. Denn bis zu diesem Zeitpunkt ist noch ein Parallelbetrieb mit der Papierversion möglich. Firmen, die entsprechende Projekte zu lange aufschieben, können sich hingegen nur unzureichend auf das IT-Verfahren des Zolls vorbereiten.

Umfassende Unterstützung

Als Partner der SAP hat die itelligence AG umfangreiches Wissen bei Prozessen im Außenhandel. Der SAP-Komplettdienstleister unterstützt Unternehmen bei der Einführung und Inbetriebnahme von SAP GRC Global Trade Services sowie it.x-atlas. Im Rahmen der Projekte nehmen itelligence-Berater die erforderlichen Einstellungen an SAP ERP vor, passen die Arbeitsabläufe an die veränderten Prozesse an und unterstützen bei der Anmeldung für die Teilnahme am ATLAS-Verfahren der Zollbehörden.

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