Auditoren sparen Drittel ihrer Zeit

18. Juli 2013 von Uta Spinger 0

Foto: iStockphoto

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Revisoren haben eine wichtige Funktion in Unternehmen. Sie prüfen interne Prozesse und sorgen dafür, finanzielle oder strategische Risiken, Betrugsrisiken sowie operationelle Risiken einzuschätzen und durch Empfehlungen zu minimieren oder im Vorfeld zu vermeiden. Dazu sammeln sie im ganzen Unternehmen Informationen zu den verschiedensten Themen.

SAP Corporate Audit will laut Thomas Bamberger, Chief Audit Executive bei der SAP, eine Vorreiterrolle in der Branche einnehmen und eine moderne Revision gestalten, die proaktiv die Organisation berät. Die Auditoren der SAP gehen dabei neue Wege und setzen seit April die Vertriebslösung SAP Cloud for Sales zum Informationsaustausch in der Revision ein. Thomas Bamberger erklärt: „Wir arbeiten bei Corporate Audit fast wie unsere Vertriebskollegen und brauchen eine gute Übersicht über unsere interne Kunden-Pipeline. Deshalb haben wir uns gefragt: Wie können wir unsere Arbeit noch effizienter und effektiver gestalten, speziell in Richtung Tools?”

Informationsportal für SAP-Revisoren

Die Cloud-Lösung bietet den SAP-Revisoren nun die Möglichkeit, die Informationen aus den Gesprächen mit Kollegen verschiedener Abteilungen weltweit dem gesamten Team in einem System zur Verfügung zu stellen. „Für uns stand der Knowledge-Sharing-Gedanke im Vordergrund“, erläutert Bamberger. „Mithilfe der Social-Collaboration-Funktion kann jeder sofort sehen, welche Gespräche gerade geführt wurden und wie der Status ist. Das macht das Team sehr viel effizienter.“

Direkt zu: 3 Fragen an Thomas Bamberger, Chief Auditor Executive, SAP

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Damit sind die Revisoren auch besser für bevorstehende Gespräche gerüstet:  So kann ein Kollege beispielsweise nach dem Meeting mit einem IT-Manager in China die Themen im System vermerken, die Audit-relevant werden könnten. Ein anderer Kollege, der ein Meeting zum gleichen Thema in Walldorf vorbereitet, erhält über die automatische Feed-Funktion Updates dazu, kann Fragen beantworten und weitere Teammitglieder auffordern,  sich zu beteiligen. „Mit verteilten Informationen in manuell verwalteten Tabellen oder Notizen ist es sehr schwierig, alle relevanten Informationen zu finden und zu analysieren“, so Bamberger. „Dank der Cloud-Lösung stehen nun jedem Mitarbeiter sämtliche Details zur Verfügung, um richtige Entscheidungen zu treffen. Dies hilft Corporate Audit eine strategischere Rolle im Unternehmen einzunehmen.“

Da sich in SAP Cloud for Sales Informationen verschiedener Datenquellen integrieren lassen, sparen die Auditoren nun rund ein Drittel ihrer Zeit, um die Gespräche mit den internen Kunden vorzubereiten. Und durch die Anknüpfung an Microsoft Outlook lassen sich auch Meetings im Kalender synchronisieren, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert.

SAP Cloud for Sales: Anbindung an Microsoft Outlook

Eine mobile App gibt ihnen nun auch die Möglichkeit, alle relevanten Informationen gleich nach den Meetings zu dokumentieren oder auf Fragen zu antworten – beispielsweise im Zug oder am Flughafen. So können sie die Reise- oder Wartezeit sinnvoll nutzen und ihre Reporting-Aufgaben bereits unterwegs erledigen. „Die Funktionen zur mobilen Zusammenarbeit helfen uns dabei, Informationen schnell und einfach zu verarbeiten“, fasst Bamberger zusammen. „Dadurch können wir uns besser auf unsere Kernfunktionen konzentrieren.“ Auch die Implementierung sei sehr einfach gewesen, lobt Bamberger. So konnte das Team das Customizing nach kurzen Einweisungs-Workshops selbst erledigen.

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Drei Fragen an Thomas Bamberger, Chief Auditor Executive bei der SAP

SAP.info: Sie sprechen davon, eine moderne Revision zu gestalten. Was meinen Sie damit?

Thomas Bamberger: Wir möchten ein Business Advisor sein. Das heißt, dazu brauchen wir operationelles Wissen, um die Fachbereiche beraten zu können. Aber letzten Endes wollen wir natürlich auch sicherstellen, dass unsere Empfehlungen von den Fachabteilungen implementiert werden und dass Dinge, die wir in der Organisation aufgedeckt haben, künftig nicht mehr passieren.

Wie erreichen Sie dieses Ziel?

Um auf das dynamische Umfeld der SAP entsprechend zu reagieren, sind wir zu einem dynamischen oder rollierenden Auditplan gegangen. Das heißt, wir stimmen uns eng mit dem Risk Management ab, gehen aber auch Themen der Prozessoptimierung an oder stimmen uns mit Bereichen wie beispielsweise dem Process Office ab.

Mit SAP Cloud for Sales haben wir gleichzeitig einen so genannten Account-Management-Ansatz geschaffen. Das heißt, jeder von uns hat die Pflicht, in einem Quartal eine gewisse Anzahl an Gesprächen mit den jeweiligen Bereichen der SAP zu führen, die uns als Input für unsere Prüfungen dient. Wir gewichten diese Themen dann zusammen mit dem Risk Management. Diese neuen Audits fügen wir dann in den rollierenden Auditplan und legen diese dem  Vorstand und Audit Committee zur Genehmigung vor. Somit reagieren wir sehr dynamisch auf unser Umfeld.

Wir haben natürlich regelmäßig mit vielen Ad-hoc-Audits zu tun, die z.B. durch den Audit Request Workflow der Mitarbeiter eingehen. Aber auch der Vorstand tritt mit Themen an uns heran, die wir untersuchen müssen.

Und hier fragten wir uns: Was können wir tun, um mit einer gleich großen Mannschaft produktiver zu arbeiten? Deswegen haben wir uns alle Tools und Prozesse, die wir momentan im Einsatz haben, angeschaut und kritisch hinterfragt.

Wie kann die IT künftig Audits besser unterstützen?

Mit SAP Cloud for Sales sind wir produktseitig hier schon ganz vorne. Denn mit dem Tool können wir viel kundenzentrischer und effizienter arbeiten. Deswegen würde ich sagen, dass das Tool überall dort eingesetzt werden kann, wo Informationen verwaltet werden müssen. Das geht in Richtung Compliance/Governance oder auch Risikomanagement, Complianceanwälte, die Revision, die Securityabteilung oder die Controlling-Abteilung. Und alles lässt sich einfach an die vorhandene GRC-Lösung anknüpfen.

Wichtig ist uns auch, dass Corporate Audit eine hauseigene Lösung selbst testen und der Entwicklung dazu Feedback geben konnte. So ist der kundenzentrische Gedanke ‚SAP runs SAP‘ in unserer Abteilung fest verankert und wir tragen zur Verbesserung unserer Software bei.

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