Aus drei mach eins – ein neues Unternehmen entsteht

Feature | 18. Februar 2003 von admin 0

Produkte aus Japan vermutet der westliche Konsument eher in den Regalen von Elektrogeräte- und IT-Fachhändlern. Japanische Agrarprodukte sind weniger bekannt. Doch auch im Land der aufgehenden Sonne wird Landwirtschaft betrieben und auch sie kommt ohne Pflanzenschutzmittel und Saatgut nicht aus – Produkte mit denen beispielsweise Syngenta mit Hauptsitz im schweizerischen Basel weltweit aktiv ist. Das Unternehmen entstand Anfang 2001 als Joint-Venture der Pflanzenschutzdivisionen von Novartis und Astra Zeneca. Mitte des Jahres 2001 übernahm Syngenta die japanische Tomono Agrica und verband das Unternehmen mit den japanischen Unternehmensteilen von Novartis und Astra Zeneca zur Syngenta Japan. Der Zusammenschluss erforderte eine grundlegende strategische Neuausrichtung des Unternehmens. Ziel war ein Geschäftsmodell, das Agrar-Lösungen ermöglicht, die exakt auf die Bedürfnisse der Endanwender wie Landwirte und andere Erzeuger ausgerichtet sind.

Neuausrichtung und “Business as Usual” gleichzeitig

Für Syngenta Japan bestand die Herausforderung folglich darin, eine neue Geschäftsstrategie zu entwickeln und die Fusion von drei Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftspraktiken zu vollziehen. Gleichzeitig sollte den Kunden während des Transformationsprozesses “business as usual” geboten werden. Die Grundlage für die Neugestaltung der Geschäftsprozesse war die Einführung eines neuen Informationssystems, das sowohl das operative Geschäft von Syngenta als auch die Abläufe im Unternehmen unterstützen sollte.
Mit der Planung und Durchführung beauftragte Syngenta die Unternehmensberatung The Information Management Group (IMG), die sich bereits früher in der Zusammenarbeit mit Novartis bewährt hatte. Dank ihrer internationalen Präsenz und umfassenden Branchenkenntnis war IMG schnell in der Lage, die notwendigen Beratungs-Ressourcen aus Japan und Europa bereitzustellen. Bei der Auswahl einer Systemlösung für das Enterprise Resource Planning (ERP) entschied sich Syngenta für SAP R/3.

Neue Geschäftsprozesse eingeführt

Im März 2001 legte das Senior Management von Syngenta Japan die allgemeine Richtung, die Ziele und die Prioritäten des Projekts fest. Zunächst sollten Abläufe innerhalb der Logistikkette, des Finanzwesens und des Controlling definiert werden. In einem zweiten Schritt bereitete das Unternehmen die Reorganisation von Vertrieb und Vertriebsplanung vor. Anschließend wurde die Neuorganisation der Geschäftsprozesse eingeleitet, das Business Process Reengeniering (BPR). Durch ein systematisches und transparentes Projektmanagement bewältigte Syngenta das Redesign der Prozesse, die detaillierte Dokumentation der Funktionen in Finanzwesen, Vertrieb und Logistikkette sowie die entsprechenden Key Performance Indicators (KPIs) im vorgesehenen Rahmen. Die BPR-Phase konnte Ende Juli 2001 abgeschlossen werden.

Multikultureller Erfolg für SAP R/3

Anschließend stand die Systemeinführung auf der Agenda. Dabei galt es, enge Zeit- und Budgetvorgaben einzuhalten. Hinzu kam noch eine weitere, ganz besondere Herausforderung: Die Zusammenarbeit eines multikulturellen, internationalen Teams. Die SAP-Einführung gliederte sich in drei große Bereiche. Zunächst implementierte Syngenta eine Übergangslösung, für die das bestehende SAP R/3-System (Version 3.0) von Astra-Zeneca herangezogen wurde. Davon versprach sich das Unternehmen eine Erleichterung bei der für Juli 2001 angesetzten Fusion von Syngenta Japan. Für die Einrichtung der Zwischenlösung wurden alle Geschäftsdaten von Novartis in das vorläufige System übertragen. Parallel dazu führte Syngenta SAP-R/3 Version 4.6 auf Grundlage der neu definierten Geschäftsabläufe ein. Diese Aufgabe wurde bis zum zweiten Quartal 2002 abgeschlossen. Als dritten Projektteil integrierte Syngenta die End-Anwender und arbeitete Service Level Agreements (SLA) mit den Outsourcing-Partnern aus. Ausgelagert wurde beispielsweise die Server-Betreuung sowie der Applikations-Support, da Syngenta nicht über die notwendigen Ressourcen verfügte. Als Outsourcing-Partner diente die lokale Firma TIS.

Landesspezifische Besonderheiten bei der Implementierung meisterte IMG mit Hilfe japanischer Berater, die darüber hinaus die Kommunikation während des Projekts erleichterten. So sollte das Front-End des Systems in japanischer Sprache gestaltet werden. Hierzu entschied sich Syngenta Japan, die kundenspezifischen Systemeinstellungen zuerst in Englisch vorzunehmen und anschließend ins Japanische zu übertragen. Zudem wurden englisch- und japanischsprachige Handbücher erstellt und ausgegeben.
In der Realisierungsphase bestand eine der größten Herausforderungen darin, die Stammdaten vor der Übernahme in das neue System zu bereinigen. Dabei war von vornherein klar, dass der Arbeitsaufwand hoch, und dass nur die Endbenutzer in der Lage sein würden, diese Aufgabe erfolgreich auszuführen. Da das Tagesgeschäft jedoch weiterlaufen sollte, wurde die Übernahme in der Freizeit und am Wochenende vorgenommen. Um die Mitarbeiter zu dieser Leistung zu motivieren, unternahm die Unternehmensleitung einige Anstrengungen, um die Beschäftigten von den Vorteilen des neuen Informationssystems zu überzeugen – sowohl im Hinblick auf den künftigen Erfolg des Systems als auch des gesamten Unternehmens. Diese Bemühungen zahlten sich aus. Die Stammdaten konnten rechtzeitig bereinigt und die Übernahme erfolgreich durchgeführt werden.

“Golden Week” für die Systemeinführung

Für den Produktivstart wählte Syngenta den ersten Mai 2002 aus, der in die japanische “Golden Week” fällt. Diese Woche ist aufgrund der vielen Feiertage in Japan als Urlaubszeit beliebt. Der Arbeitsanfall ist deshalb vergleichsweise gering. Dennoch musste die neue Softwarelösung am ersten Tag der Inbetriebnahme bereits 500 Aufträge verarbeiten – ein echter Test für die Stabilität und Zuverlässigkeit des Systems. Es gelang jedoch, alle Aufträge einzugeben und am nächsten Tag zu fakturieren und auszuliefern. Die neue SAP-R/3-Lösung, die die bisherigen Systeme von Novartis und Astra Zeneca ersetzt, umfasst Auftragserfassung, Lieferung und Fakturierung, Materialwirtschaft, Einkauf, Auftragsvergabe an Sub-Unternehmer, Bedarfsplanung, Finanzen, Controlling sowie Reporting.

Hoher Grad an Professionalität

Das Projekt trug entscheidend zum Aufbau des Unternehmens Syngenta Japan bei, das mit dessen Verlauf und Ergebnis denn auch hochzufrieden war: “Die Art und Weise, wie die IMG dieses Projekt von Anfang an unter schwierigen, multikulturellen Bedingungen gemeistert hat, zeigt einen sehr hohen Grad an Professionalität”, sagt etwa Christophe Biollaz, Finanzvorstand Syngenta Japan: “Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams verlief äußerst effizient und es gelang, über verschiedene Unternehmensebenen hinweg – Syngenta Tokio, die regionale Leitung in Hongkong, der Hauptsitz im schweizerischen Basel – erfolgreich zu kommunizieren. Der ergebnisorientierte Ansatz des Projektteams und das Engagement sowie der Wille zum Erfolg haben letzten Endes den entscheidenden Unterschied ausgemacht.” Bereits heute zeigt sich, dass die neue SAP-Lösung Syngenta Japan dazu verhilft, im Vergleich zu den Mitbewerbern eine hervorragende Position im hart umkämpften Agribusiness-Markt einzunehmen. Das Unternehmen ist damit auch für zukünftige Herausforderungen bestens gerüstet.

Ibrahim Elmallawany

Ibrahim Elmallawany

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