B2B-Integration sorgt für Transparenz im Einkauf

Feature | 23. Februar 2005 von admin 0

Zu den Maximen eines (guten) Einkäufers gehört, „seine“ Artikel in hervorragender Qualität termingerecht zum günstigsten Preis zu kaufen. Doch wie? Möglich wird dies über Kataloge oder Online-Marktplätze. Ein Katalog sollte nach PwC (PricewaterhouseCoopers) alle für die Besteller und Lieferanten relevanten Produktinformationen enthalten, wie beispielsweise Produktkategorie, Lieferant/Hersteller, Produktkurzbezeichnung, Bestellintervalle und Staffelpreise, Produktnummern, Maßeinheiten oder Bilder (PDF, Videos, Internetlinks). Aufgabe des Katalogsystems ist es, komplexe Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, zum Beispiel aus Produktbeschreibungen, hierarchisch gestaffelten Stücklisten und Leistungsverzeichnissen, zu organisieren.

Nicht ohne meinen Katalog

Nach Darstellung des E-Business-Innovationszentrums am Fraunhofer IAO ist in mittleren und großen Unternehmen ein klarer Trend erkennbar, unternehmensinterne Online-Produktkataloge und -Bestellsysteme einzusetzen. Laut Frost & Sullivan kommt dem Katalogmanagement sogar eine „Schlüsselrolle“ im E-Procurement zu. Und auch die PwC-Studie „Wegweiser Katalogmanagement“ beschreibt Online-Kataloge als den „zentralen Ort, an dem die Informationen über die verfügbaren Produkte oder Dienstleistungen verwaltet werden“. Im Wesentlichen gibt es drei Arten von Katalogen, die auf unterschiedlichen Voraussetzungen basieren.

  • Interne Kataloge: Zweck eines internen Katalogs ist es, die größtmögliche Kontrolle über den Einkaufsprozess zu erhalten sowie die Konditionen mit den Lieferanten zu überwachen. Der Katalog liegt in der Regel auf den Servern der einkaufenden Organisation, die auch die Pflege der Katalogdaten übernimmt. Dabei werden vom Lieferanten übermittelte Daten und eigene Materialstammdaten integriert. Dazu gehören Preise sowie die Gestaltung (Bilder, Grafik) des Katalogs. Ebenso können Produkte mit unternehmenseigenen Bezeichnungen und Materialnummern versehen und weitergeführt werden. Vorteil: Will die Einkaufsorganisation Produkte identifizieren, muss sie nicht den gesamten Einkaufsprozess neu modellieren, sondern kann bereits vorhandene Artikel-Daten aus anderen Systemen (etwa einem mySAP-ERP-System) übernehmen.
  • Externe Kataloge: Ein Lieferant baut selbst elektronische Kataloge auf und stellt diese seinen Kunden zur Verfügung. Im Vergleich zum internen Katalog sind die Daten leichter einzustellen, sie sind stets aktuell, und der Zugriff mittels Webbrowser über Internet oder Extranet erfolgt in Echtzeit. Die Vorteile für ein einkaufendes Unternehmen liegen vor allem auf der Kostenseite, denn das Katalogmanagement trägt der Lieferant. Außerdem muss der Einkäufer keine eigene Hard- und Software bereitstellen.
  • Neutrale Kataloge: Dabei handelt es sich um Kataloge auf Marktplätzen, die Angebote mehrerer Lieferanten vereinen und zusammenfassen. So stehen im Hinblick auf Layout und Grafik standardisierte und vergleichbare Produktdaten transparent auf einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung. Das schafft eine Konkurrenzsituation zwischen den eingebundenen Lieferanten, da es Käufern den direkten Vergleich der Produkte anhand von Ausstattungsmerkmalen oder Preisen erleichtert. Meist werden auf solchen Marktplätzen auch zusätzliche, zum Beispiel branchenspezifische Informationen bereitgehalten oder Online-Versteigerungen organisiert.

Weltweit auf virtuellen Marktplätzen zu Hause

Käufer und Verkäufer tauschen auf solchen virtuellen Marktplätzen prinzipiell alle Arten von Waren und Dienstleistungen aus. Charakteristisch für Marktplatzanwendungen ist, dass mehrere Anbieter über einen Marktplatz mehrere Kunden erreichen (many to many). Dabei wird zwischen horizontalen und vertikalen Marktplätzen unterschieden. Vertikale Marktplätze vernetzen Unternehmen (Käufer und Verkäufer) meist nur einer Branche eng miteinander. In vielen Fällen ist zudem eine Anbindung bis in die Backend-Systeme aller Beteiligten vorgesehen, um Prozesse effizienter zu gestalten. Dazu gehören nicht nur die Beschaffung, sondern, wie in der Automobilindustrie, auch Ausschreibungen sowie gemeinsame Entwicklungsprojekte zwischen verschiedenen Zulieferfirmen und einem Hersteller (Collaborative Engineering). Horizontale Marktplätze sind dagegen branchenübergreifend konzipiert und bieten eher ein breites Angebotsspektrum als tiefgreifende Prozessintegration. Hauptsächlich gehandelt werden bisher wenig beratungsintensive MRO-Güter (Maintenance, Repair, Operations) oder C-Artikel (Kopierpapier, Kugelschreiber etc).
Generell verbessern die auf Marktplätzen integrierten, zusätzlichen Services (Foren etc.) die Kundenbindung, fördern ein Community-Denken und erlauben auch den Handel mit beratungsintensiven A- und B-Artikeln. Kleine und mittlere Unternehmen, die an elektronischen Marktplätzen teilnehmen, erhalten überdies Zugang zu nationalen und internationalen Beschaffungsquellen und somit mehr Preistransparenz. Nach Ansicht des ECC-Handel (E-Commerce-Center) wollen die Firmen damit zudem Einkaufsprozesse beschleunigen, Prozesskosten reduzieren sowie die Produktauswahl verbessern und Kosten senken.
Für SMBs, ob Buyer oder Supplier, lohnt sich die Teilnahme an Marktplätzen zum einen aus Käufersicht, denn es spart Kosten, einen Marktplatz an ein bestehendes ERP-System (mySAP ERP) beziehungswiese an eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware wie SAP Business One anzubinden. Zum anderen zahlt es sich auch für den Verkäufer aus, denn Vertriebsprozesse werden auf den Marktplatz ausgelagert. Somit fallen Zwischenhändler weg, und Ware kann günstiger eingekauft werden. Nach Ansicht von Jörn Szegunis vom Fraunhofer Anwendungszentrum für logistikorientierte Betriebswirtschaft (ALB) haben SMBs aber noch Nachholbedarf, weil ihnen oft technologische Voraussetzungen in Form einer Geschäftssoftware fehlen. Zudem nehmen sie die Möglichkeiten, Kosten zu sparen, noch nicht ausreichend wahr. Unter diesen Aspekten sind Zahlen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und der European Business School (ebs), wonach 85 Prozent der deutschen Industrieunternehmen bereits Internet-Marktplätze für den Einkauf von C-Gütern nutzen, zu optimistisch.

Mit SRM in die Zukunft

Aufgrund der durch das Internet immer komplexer werdenden Geschäfts- und damit Beschaffungsprozesse wird die „einfache“ elektronische Beschaffung künftig durch „das Konzept des Supplier Relationship Management (SRM), das klassisches E-Procurement mit kollaborativen Aspekten verbindet“, abgelöst, wie es Professor Ronald Bogaschewsky von der Universität Würzburg in einem Interview mit der Competence Site formulierte. SRM, der Name impliziert es, ist die auf den Lieferanten gerichtete Variante des Customer Relationship Managements (CRM), um diesen enger mit der Einkaufsorganisation zu verbinden. Der Frost-&-Sullivan-Analyst Andrew Ball beschreibt die Aufgaben einer SRM-Software deshalb wie folgt: „Vielfach verzweigte Geschäftsabläufe müssen sichtbar gemacht werden, damit die Firmen doppelte Posten identifizieren und beseitigen können, während sie gleichzeitig für die Verhandlungen mit ihren Zulieferern gut informiert sind.“
SRM hat dabei kommerzielle wie prozessorientierte Aspekte gleichermaßen im Blick. Nach Ansicht von Andrew Ball bedient speziell die SAP mit mySAP SRM zentrale Bedürfnisse wie Effizienzsteigerung und Kostenreduktion am besten, weil der Walldorfer Konzern damit nicht nur eine Software-Lösung, sondern auch Konzepte anbietet, um die Beziehungen und Prozesse zwischen Käufer und Zulieferer zu verfeinern. Das senkt nachhaltig Kosten, optimiert die Beschaffungsprozesse und sorgt für umfassende Transparenz im gesamten Zulieferprozess. Und darauf kommt es letztlich an.

Weitere Informationen:

Studien: www.alb.fhg.de, www.bme.de, www.e-business.fhg.de, www.ecc-handel.de, www.frost.com, www.pwcglobal.com/de
SAP AG: www.sap.com/solutions/business-suite/srm

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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