Houston, wir haben kein Problem

Feature | 29. Mai 2009 von Tim Clark 0

Baylor College of Medicine in Houston (Foto: Baylor College of Medicine)

Umgeben von Wolkenkratzern, Baukränen und hektischem Studententreiben, wähne ich mich im Zentrum Manhattans. Ich befinde mich aber im Herzen des Texas Medical Center in Houston, genauer gesagt an der Schwelle zu dessen Hochschule für Heilberufe, dem Baylor College of Medicine (BCM).

BCM

Das Baylor College of Medicine in Houston (Texas) ist die einzige private Medizinhochschule im Südwesten der USA. In der Ausbildung, Forschung und Krankenpflege gehört das BCM zu den ersten Adressen des Landes.

Neben Arsenio Arceo, Fachkraft in der Geräteverwaltung des BCM, warte ich auf den Pendelbus zurück zum Rechenzentrum. Ich habe Arceo eine Stunde lang zugesehen, wie er mit einem Handscanner, auf dem die Middleware SAP NetWeaver Mobile installiert ist, ein Sammelsurium modernster – und sehr teurer – medizinischer Ausrüstung erfasste.

Den Weg über den labyrinthartigen Campus empfinde ich als abenteuerlich. Schon deswegen begrüße ich die Entscheidung des BCM, seine Bestandsführung mit SAP-Software aufzurüsten. Die medizinische Ausstattung der Hochschule verteilt sich auf über 50 Standorte in ganz Houston; ihr Wert beläuft sich auf zig Millionen Dollar.

Da rund 10.000 dieser Geräte permanent umgelagert, verliehen, ausgetauscht oder weitergereicht werden, musste dringend ein zuverlässiges Überwachungssystem her. Das alte war mit dem ständigen Hin und Her spürbar überfordert. Bis zu vier Mal suchten die Verwalter des Arsenals denselben Standort auf, um die Daten eines Ausstattungsgegenstands zu prüfen.

Improvisieren reicht nicht

Vor meinem Ausflug mit Arceo erklärte mir Betriebsanalytiker und Projektleiter Paul Sammons, warum man am BCM die SAP anderen Anbietern vorgezogen hatte. Zwar hätten günstigere Adhoc-Lösungen zur Auswahl gestanden, doch letztlich habe man sich wieder für die Walldorfer entschieden, weil man bereits deren Produkte SAP ERP, SAP Employee Self-Service und SAP SRM erfolgreich im Einsatz habe.

„Statt das Rad neu zu erfinden, wollten wir weiter mit SAP fahren“, sagt Sammons. „Improvisierte Lösungen ziehen höhere Wartungskosten nach sich, man muss immer wieder die Lizenz verlängern, und neue Funktionen werden als Korrekturcode geliefert. Das alles wollten wir uns ersparen.“

Außerdem, so Sammons, müsse er sich für das Jahr 2011 wappnen, wenn ein Klinikneubau das Inventar des BCM verdopple. „Deshalb investieren wir in eine einheitliche Software und lernen den sicheren Umgang damit. So können wir, wenn nötig, unser Arbeitspensum erhöhen, statt mehr Personal einzustellen.“

Nachdem SAP NetWeaver Mobile als Lösung feststand, sah sich das Projektteam nach einem Berater um, der sich mit der Implementierung des Moduls auskannte. Dass seinerzeit erst wenige SAP-Partner die Lösung im Portfolio hatten, vereinfachte die Suche.

Die Hochschule entschied sich für den Branchenspezialisten InfoLogix aus Pennsylvania. „Die Kollegen von InfoLogix brachten uns ins Ramp-Up-Programm zu SAP NetWeaver Mobile 7.1 hinein“, erinnert sich Sammons.

Dem Projektleiter zufolge erfassen derzeit sechs Vollzeitkräfte mit mobilen Strichcodelesern das Inventar. Sie prüfen Standort und Raum, vergleichen die Werte mit den Bestandsdaten und aktualisieren diese bei Bedarf. Meldet sich ein Mitarbeiter am Handscanner an, beginnt ein Synchronisationsprozess, der den letzten Datenstand herunterlädt. Vor dem Download werden die Daten nach den Vorgaben des BCM im Backend gefiltert.

„Unser altes Scansystem aufzurüsten, wäre zu teuer gewesen – sofern es überhaupt funktioniert hätte“, meint Sammons. „SAP NetWeaver Mobile hingegen ist flexibel und lässt sich bequem für verschiedene Einsatzzwecke konfigurieren.“

Mit dem Scanner auf der Pirsch

Mein Fremdenführer Arceo zeigt mir das neue System in Aktion. Kaum an der Rezeption vorbei, erspäht er auf dem Flur einen 6.000 Dollar teuren Gefrierschrank. Arceo verrät mir, der grüne Punkt auf dem Barcode-Sticker am Gehäuse weise darauf hin, dass dieser Schrank bereits erfasst sei. Als er den Scanner an das Etikett hält, signalisiert ein Piepton: Daten gelesen, Bestand aktualisiert.

Wir betreten einen schwach beleuchteten Raum, der mit Hochleistungsmikroskopen, Monitoren und Servern zugestellt ist. Mehrere Millionen Dollar sei diese Technik wert, bemerkt Deborah Townley vom Rechnungswesen. Arceo entdeckt einen Inkubator, der bei seinem letzten Kontrollgang noch nicht hier stand. Er liest den Strichcode ein, ergänzt einige Nummern und drückt die Bestätigungstaste. In der Abteilung für molekulare Zellbiologie geht die Preisrallye weiter.

Vor einem Mikroskop im Wert von 125.000 Dollar halten wir inne. Arceos Handlesegerät funktioniert zuverlässig wie zuvor. Am Ende eines langen Korridors landen wir im Trakt der tierversuchsfreien Forschung vor einer versiegelten Kammer. Hier müsste Arceo hinein, um einen 120.000 Dollar schweren Biodekontaminator zu erfassen. Da dieser jedoch gerade getestet wird, ziehen wir weiter und fahren mit dem Aufzug auf ein höheres Stockwerk.

Doppeltes Gedächtnis

Dort wuseln Labortechniker in einem Meer aus Bechern, Reagenzgläsern, optischen und anderen Gerätschaften. In diesem bunten Treiben ist das Eigentum des BCM nur mit Mühe aufzuspüren. Doch Arceos Gedächtnis erweist sich als ebenso verlässlich wie das Bestandsführungssystem, auf das er sich bei der Arbeit stützt.

Während wir uns von Raum zu Raum vorkämpfen, frage ich mich, wie wohl andere medizinische Hochschulen oder Unikliniken den Verbleib ihrer Instrumente und Apparate kontrollieren. Als wir schließlich am Eingang des BCM auf den Bus zum Rechenzentrum warten, will ich von Arceo wissen, wie es wäre, noch immer mit der ausrangierten Technik zu hantieren – mit den veralteten Scannern und der hausgemachten Software, die sich nicht mit den Hintergrundsystemen synchronisieren ließ.

„Schwierig“, gibt er zu. „Die alte Lösung war viel komplizierter und weniger effizient. SAP dagegen ist einfach zu bedienen, funktioniert zuverlässig und wächst mit unseren Aufgaben.“

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