Bei Haus und Grund alles im Griff

Feature | 24. November 2003 von admin 0

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist ein Wirtschaftsstandort mit hoher Arbeits-, Lebens- und Wohnqualität für rund 590.000 Bürger. Die Kommune verfügt am Ort über eines der größten und vielschichtigsten Immobilienvermögen. Gebäudebezogene Einnahmen und Ausgaben stellen einen bedeutenden Posten im städtischen Finanzhaushalt dar. Allerdings entwickelte sich die Immobilienverwaltung zunächst, wie in anderen Kommunen auch, dezentral und kaum koordiniert. Das hatte Folgen für den Informationsfluss. Aktenhaltung, verteilte Datenquellen, Medienbrüche und Insellösungen standen einem durchgängigen Immobilienmanagement im Wege. Einheitliche gesamtstädtische Standards ließen sich nicht einführen. Auch blieb die Leistungsfähigkeit eingeschränkt. Das Flächenmanagement konnte keine optimalen Ergebnisse erzielen, weil es nicht übergreifend organisiert war und die angewandten DV-Verfahren nur vereinzelt Fachfunktionalitäten abdeckten. Nur eine Stelle beispielsweise setzte ein Mietbuchhaltungsverfahren ein. Das war aber mittlerweile schon veraltet und dessen Ablösung stand 2001 an.

Modell für andere Kommunen

Die Verwalter und Entscheider über Stuttgarts Immobilien waren davon überzeugt, nur ein IT-gestütztes Grundstücks- und Gebäudeinformationssystem könne die unübersichtlichen und wenig effektiven Verhältnisse überwinden. Dabei lag die Messlatte für das Reformprojekt hoch. Das grundsätzliche Ziel war: Optimierung und stadtweite Standardisierung der Geschäftsprozesse auf Basis einer zukunftsfähigen IT-Lösung bei durchgängiger Datenhaltung und -gewinnung.
Nachdem der Softwaremarkt eingehend sondiert und bestehende Anwendungen und Produkte in der Praxis untersucht waren, gab der Stadtrat grünes Licht für SAP Real Estate Management (SAP RE). Ein Projektteam bestehend aus Fachpersonal der Stadtverwaltung implementierte das neue System. Mit Unterstützung von SAP Consulting setzte es das die kundenindividuellen Systemeinstellungen und Eigenentwicklungen um.
Nach nur achtzehn Monaten Einführungszeit ging das “Stuttgarter Immobilien-Informations-System (SIIS)” planmäßig im Mai 2003 beim Amt für Liegenschaften und Wohnen in den Produktivbetrieb. Die Lösung eignet sich als Modell für andere Kommunen. Zwar verlassen sich viele Städte und Verwaltungen, unter ihnen Dortmund, Köln oder der Bau- und Liegenschaftsbetrieb in Nordrhein-Westfalen, bereits auf die Immobilienlösung SAP Real Estate Management. Erstmals konnte aber in Stuttgart SAP RE mit der Branchenlösung für den Public Sector SAP IS-PS (heute: SAP for Public Sector) verbunden werden. Das Ergebnis ist ein komplettes Managementsystem für alle Prozesse der öffentlichen Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung.
Folgende Funktionalitäten sind in Betrieb:

  • Stammdatenhaltung
  • Vertragsverwaltung für die Ver- und Anmietung
  • Objektbuchhaltung
  • Nebenkostenabrechnung
  • Mietanpassung und Korrespondenz

Die Grunddatenbank und die notwendigen Fachfunktionalitäten für das kaufmännische Immobilienmanagement sind realisiert. Die Verwaltung der unbebauten Grundstücke inklusive Flurstücksdaten wird mit der SAP-RE-Erweiterung Land Use Management (SAP LUM) Ende 2003 live gehen.

Zwei Buchhaltungsverfahren integriert

Hohe Anforderungen waren in der Finanzbuchhaltung zu erfüllen. Sie betrafen Besonderheiten der Buchhaltungsverfahren, genau genommen die Kameralistik und die doppelte kaufmännische Buchführung, die so genannte Doppik. Seit Jahrzehnten wird die kamerale Finanzbuchhaltung in der öffentlichen Verwaltung angewandt. Sie musste im Stuttgarter Projekt mit dem kaufmännischen Verfahren in Einklang gebracht werden, welches in SAP RE der Standard ist. Die Vorteile des kaufmännischen Rechnungswesens werden in der öffentlichen Verwaltung allgemein anerkannt, und es gibt Bestrebungen, es auch in den Verwaltungen der deutschen Bundesländer und Gemeinden zu übernehmen. Trotzdem sind die Gebietskörperschaften nur zögerlich bereit, sich von der Kameralistik zu trennen. Stuttgart kann jetzt auf eine zukunftsfähige SAP-R/3-Lösung bauen, die es einerseits erlaubt, das doppische Rechnungswesen in der Verwaltung einzuführen, ohne andererseits auf die bewährten Bestandteile der Kameralistik verzichten zu müssen.

Ausgefeiltes Reporting

Stuttgarter Immobilien Informations-System (SIIS)

Stuttgarter Immobilien Informations-System (SIIS)

Das Immobilienmanagement der Landeshauptstadt Stuttgart profitiert von der Leistungsfähigkeit einer SAP-Umgebung, die das gesamte Spektrum eines durchgängigen Grundstücks- und Gebäudeinformationssystems abdeckt – von der Erfassung und Organisation über die Pflege und Auswertung umfangreicher Daten bis hin zum Controlling. Waren früher Informationen aus unterschiedlichen Systemen mit uneinheitlicher Struktur und Datenredundanzen aufwändig zu ermitteln, verbessert nunmehr die integrierte IT-Lösung sämtliche Geschäftsprozesse durch schnelle Informationsflüsse und die erforderliche Transparenz. Zudem liefert ein ausgefeiltes Reporting Grundlagen für fundierte Entscheidungen. Das Reporting im Stuttgarter-Immobilien-Informations-System gestattet gezielte Abfragen über alle Immobilien und Liegenschaften, zum Beispiel zu den Kosten und Erlösen der vermieteten Objekte, über Stammdaten, Leerstände, Profitcenter oder Mietverträge. Das Reporting ist zudem mit dem städtischen Haushaltswesen kurz geschlossen. Kosten und Erlöse werden unmittelbar in den Haushalt “durchgebucht”. Finanzpositionen und Haushaltstitel sind an den Immobilienobjekten hinterlegt.
Bei dem Erreichten wollen es die Stuttgarter jedoch doch nicht belassen. Weitere Funktionalitäten werden die neue Immobilienlösung noch komfortabler machen. So wird die Liegenschaftsverwaltung in das stadteigene Geografische Informationssystem (GIS) integriert. Damit lassen sich Grundstücks- und Gebäudeinformationen grafisch darstellen und auswerten. Dank einer neuen SAP-Programmerweiterung im Bereich des kaufmännischen Immobilienmanagements wird darüber hinaus die Flächen- und Vertragsverwaltung in Zukunft noch flexibler werden.

Andrea Fingerl

Andrea Fingerl

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