Berliner Glas schafft gläserne Prozesse

Feature | 15. Juni 2009 von Simone Schmickl 0

Präzisionsoptik und technisches Glas entwickelt von der Firma Berliner Glas (Foto: Berliner Glas KGaA)

Alle achtzehn Monate verdoppelt sich die Komplexität eines Computerchips – so zumindest die von Intel-Gründer Gordon Moore aufgestellte These. Um mit diesem Tempo Schritt zu halten, müssen immer feinere Strukturen erzeugt und mit Hilfe von Licht auf Halbleiter übertragen werden.

Um Licht als Werkzeug einsetzen zu können, braucht es optische Technologien. Ein Spezialist für die industrielle Nutzung von Licht ist die Berliner Glas KGaA. Für das mittelständische High-Tech Unternehmen und ihre Auftraggeber aus den Schlüsselbranchen Halbleiterindustrie, Biotechnologie, Medizin, industrielle Sensorik, Informations- und Kommunikationstechnologie sind Innovationen ein zentrales Thema.

Produkte werden auftragsbezogen entwickelt und zunächst als Prototyp, dann seriell an sechs Produktionsstätten gefertigt – zum Beispiel für den Lithographie-Prozess in der Halbleiterindustrie hochpräzise Auflageflächen für Masken und Wafer (Scheiben aus Halbleitermaterialien).

Für die Berliner Glasgruppe ist es wichtig, alle Abläufe in Vertrieb, Produktion und Einkauf bestmöglich aufeinander abzustimmen. Gleichzeitig fordert die auftragsbezogene und maßgeschneiderte Fertigung viel Flexibilität.

Eine Flexibilität, die sich auch in der Unternehmenssoftware widerspiegeln muss.

(Foto: Berliner Glas KGaA)

Anforderungen an das neue System

Seit der Jahrtausendwende hat sich Berliner Glas stetig vergrößert – die bisher in drei Niederlassungen genutzte Unternehmenssoftware Baan IV stieß dadurch an ihre Grenzen. Ein Releasewechsel wurde nötig, um die gestiegenen Anforderungen insbesondere in der Produktion, der Produktionsabwicklung und der Kapazitätsplanung erfüllen zu können.

Die Rahmenbedingungen und Anforderungen an das neue System skizziert Stefan Setz, Leiter des IT-Servicecenter bei Berliner Glas, folgendermaßen:

  1. „Da schnell klar war, dass der Releasewechsel sehr umfangreich ausfallen würde und einer komplett neuen Softwarelösung nahe kam, hoben wir die Entscheidung von der taktischen auf die strategische Ebene.“
  2. „Besonders wichtig war für uns das Thema Integration. Das hatten wir in unserem bisherigen System nicht gelebt.“
  3. Die Unternehmenszahlen sollen abteilungsübergreifend transparent sein. Zum Beispiel müssen sich wichtige Buchungen in der Logistik direkt in Finanzbuchhaltung und Controlling niederschlagen sowie Kundentermine unmittelbar aus der Produktion bestätigt werden können.
  4. Zukunftssicherheit und Integrationsfähigkeit müssen inklusive bestmöglichen Entwicklungsmöglichkeiten garantiert sein.
  5. Gefordert ist auch eine ausgewiesene Beratungskompetenz bei Einführung und Betrieb des neuen Systems.

Berliner Glas entschied sich für SAP ERP und als Unterstützung bei der Einführung für den SAP-Lösungsanbieter Steeb Anwendungssysteme.

Mittelstandsgerechte Einführung

Die Umstellung auf SAP ERP sollte zunächst am Berliner Standort erfolgen. Die Niederlassungen in Schwäbisch Hall, Syrgenstein und Stromberg waren erst in einem zweiten Projekt geplant. Primäres Ziel bei der Einführung von SAP ERP war es, die abteilungsübergreifenden Abläufe in den Standorten zu verbessern.

Um die wichtigsten Unternehmensprozesse zu definieren, wählte Berliner Glas mehrere Hauptanwender aus. Diese legten gemeinsam die grundlegenden Abläufe ihrer Bereiche Personalwesen, Finanzwesen, Controlling, Materialmanagement, Vertrieb, Qualitätsmanagement und Produktionsplanung fest und stellten diese den Beratern vor.

Steeb nutzte für die Einführungsphase die hauseigene Customizing-Werkstatt. Dabei wird mit einer standardisierten Methode ein speziell auf die Kundenanforderungen abgestimmter Prototyp erstellt. Dieser bildet bereits rund 70 Prozent der Prozesse ab und wird anschließend Ressourcen schonend implementiert.

Internes Know-how nutzen

Ein besonderes Augenmerk im Projekt lag auf der frühen und intensiven Einbindung der Mitarbeiter, die mit SAP ERP arbeiten sollten. Ersten Schulungen über SAP- und Prozesswissen und der Benennung von Hauptanwendern folgte eine Vertiefungsrunde mit Erweiterung des Anwenderteams.

Das Ziel: Nicht nur Prozess-Verantwortliche, sondern auch Prozess-Anwender in den Abteilungen sollten ihr Spezialwissen einbringen und damit weitere Schnittstellen zwischen den Abteilungen finden. Anschließend erfolgte die Übernahme der Kunden-, Lieferanten-, Material- und Produktionsbewegungsdaten. Auch die Daten aus Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung wurden integriert.

Zeitplan eingehalten

Schließlich fand der mit Spannung erwartete erste Integrationstest statt, in dem auch die Nebenprozesse so realistisch wie möglich abgebildet wurden. Dabei sollte parallel neben dem Tagesgeschäft der Echtbetrieb simuliert werden. „Der Integrationstest brachte uns insofern weiter, als dass wir einige Nebenprozesse gefunden haben, die bisher noch nicht berücksichtigt waren.“

Ein zweiter Integrationstest zeigte weiteres Verbesserungspotenzial. Einen Monat vor dem Start entschied die Hauptanwender-Runde, den Einführungstermin beizubehalten: Nach nur neun Monaten Einführungszeit wurde die neue Unternehmenslösung problemlos live geschaltet.

Es geht weiter

Auch wenn noch nicht alle Anforderungen umgesetzt worden sind, fällt die Zwischenbilanz nach Einführung von SAP ERP bei der Berliner-Glas-Gruppe rundum positiv aus:

  • Alle Unternehmensbereiche sind durch die integrierten Prozesse besser aufeinander abgestimmt.
  • Die Daten sind transparenter geworden.
  • Lieferzeiten wurden verkürzt, Engpässen kann flexibler begegnet werden.
  • Den Produkten liegt eine bessere Preiskalkulation zugrunde.

Und es geht weiter: So werden die Einführung des Projektsystems und eines Produktionsplanungs-Cockpits geprüft und das Qualitätsmanagement kontinuierlich verbessert.

Die Berliner Glas KG aA Herbert Kubatz GmbH & Co.

ist einer der führenden europäischen Anbieter von präzisionsoptischen Komponenten, optomechanischen und elektrooptischen Modulen, Baugruppen und integrierten Systemen sowie hochwertig veredelten technischen Gläsern. Das High-Tech-Unternehmen entwickelt Lösungen für die Halbleiterindustrie, Biotechnologie und Medizin, die Informations- und Kommunikationstechnologie oder die industrielle Sensorik.

Zur Berliner-Glas-Gruppe gehören Tochtergesellschaften in Deutschland, der Schweiz, China und den USA. Das eigentümergeführte Familienunternehmen wurde im Jahr 1952 gegründet. Berliner Glas beschäftigt in Berlin rund 500 Mitarbeiter, in der Berliner-Glas-Gruppe arbeiten insgesamt 960 Mitarbeiter.

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