Besser bürsten mit SAP Business One

Feature | 13. Oktober 2004 von admin 0

Die Friedrich Platt GmbH ist ein Spezial-Zulieferer für Matratzen- und Pinselhersteller. Das vor über 150 Jahren als Rosshaarspinnerei in Eberbach am Neckar gegründete Unternehmen hat sich zu einem modernen, global operierenden Betrieb mit 40 Mitarbeitern entwickelt. Der Mittelständler verarbeitet tierische, pflanzliche und synthetische Fasermaterialien aus Amerika und Fernost. Ein weiterer Geschäftsbereich ist der Schaumstoffzuschnitt – vom einfachen Sitzkissen über komfortable Matratzenrohlinge und Matten für den medizinischen Bedarf bis hin zu industriellen Anwendungen. Durch die internationale Ausrichtung muss die Firma inzwischen auch gestiegene Anforderungen bei Materialbeschaffung, Produktion, Verkauf und Buchhaltung bewältigen. Hinzu kommen betriebswirtschaftliche Auswertungen und die zentrale Steuerung einzelner Arbeitsplätze. „Hier stieß unser Altsystem an seine Grenzen“, erinnert sich Dr. Ulrich Rietdorf, Geschäftsführer bei Friedrich Platt. „Die bisherige Software konnte unsere Aktivitäten nicht mehr komplett und zufrieden stellend abbilden.“ Zudem war die Hersteller-Unterstützung für die Software abgelaufen.

Zukunftsfähige Geschäftssoftware gesucht

„Unsere Unternehmenssoftware war also weder aktuell noch zukunftsfähig“, fasst Rietdorf zusammen. Da der Geschäftsführer auch IT-Verantwortlicher bei der Firma Platt ist, begann er Anfang 2003 mit der Suche nach einer modernen, zukunftssicheren und integrierten Softwarelösung für Produktion, Verkauf und Buchhaltung. Insgesamt vier Lösungen kamen in die engere Wahl, darunter auch SAP Business One. Nach einem intensiven Vergleich der einzelnen Lösungen sowie einigen klärenden Gesprächen entschied sich Rietdorf für SAP Business One. Den Vertrag unterzeichnete der Geschäftsführer im April 2003 bei einem Kundentag des SAP Business Partners AZTEKA Consulting. „Von den in Frage kommenden Anbietern konnte nur die SAP-Mittelstandslösung alle Funktionen, die unser Unternehmen brauchte, bereits im Standard abbilden“, begründet er die Entscheidung. Auch beim Preis punktete SAP Business One gegenüber den Wettbewerbern. Den Borstenhersteller überzeugte, dass er ohne Aufpreis für ein entsprechendes Modul auch selten genutzte Funktionen, etwa für das Ausstellen von Rechnungen in Fremdwährungen, nutzen kann.
Besonders wichtig – das hebt Rietdorf explizit hervor – war die Zukunftsfähigkeit der Lösung. Der Grund: Bereits 2002 hatte die Firma Platt einen Vertrag bei einem anderen Anbieter von Unternehmenslösungen unterschrieben, der aber kurz danach Pleite ging. „Das war ein Schock, denn als kleiner Mittelständler wollen und müssen wir mit einer neuen Unternehmenssoftware unsere betriebliche Zukunft sicher und zuverlässig gestalten können“, verdeutlicht der Geschäftsführer. „Diese Sicherheit konnte uns die SAP-Software in jedem Fall geben.“

Verlässlicher Partner, problemlose Einführung

Großen Einfluss auf die Entscheidung zugunsten der SAP-Lösung hatte auch der SAP Business Partner AZTEKA. Zum einen überzeugte Geschäftsführer Rietdorf die Präsentation des Mannheimer Partners, zum anderen waren räumliche Nähe und damit die persönliche Betreuung vor Ort garantiert. Ali Talib, verantwortlich für SAP Business One bei AZTEKA Consulting, erinnert sich rückblickend: „Die Firma Friedrich Platt wollte in jedem Fall einen verlässlichen Partner vor Ort. Das war immer wieder Gegenstand der Gespräche vor dem eigentlichen Vertragsabschluss.“
Laut Talib begann der Mannheimer SAP Business Partner Anfang August 2003, auf Basis eines Fujitsu-Siemens Primergy Servers und einer Microsoft-SQL-2000-Datenbank ein Testsystem und ein Netzwerk mit zwei Anwendern zu installieren. Ebenso wurden regelmäßige Systemtests durchgeführt. „Insgesamt hatte die Firma Platt neun Lizenzen für SAP Business One sowie eine für die Anlagenbuchhaltung erworben“, erklärt Talib. Anfang Dezember 2003 wurden die Altdaten in SAP Business One übernommen. Die Experten von AZTEKA Consulting richteten Firmen und Kontenpläne sowie Anwender und Drucker im System ein und nahmen die nötigen Dokumenteneinstellungen vor. Von der endgültigen Datenübernahme bis zum Going-Live Anfang Januar 2004 wurden die Stammdaten noch doppelt gepflegt. Die Altaufträge wickelte die Firma im vorhandenen System ab, Neuaufträge legten die Mitarbeiter bereits in SAP Business One an.
Um den reibungslosen Ablauf der Implementierung sicherzustellen, hatten die Partner ein Projektteam gebildet, das sich aus jeweils einem Projektleiter auf Seiten von AZTEKA sowie der Firma Friedrich Platt zusammensetzte. Im Rahmen der Einführung wurden Geschäftsführer Rietdorf und der Buchhalter der Firma Platt auf dem neuen System zu Key-Usern geschult. Die Projekt-Zusammenarbeit mit dem Mannheimer IT-Dienstleister beurteilt Rietdorf als uneingeschränkt positiv: „Unser Ansprechpartner war für Anfragen nicht nur jederzeit erreichbar, sondern diese wurden stets umgehend beantwortet.“ Für Ali Talib eine Selbstverständlichkeit, denn „dass der Kunde im Mittelpunkt steht, ist zentraler Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie.“

Vorteile der neuen Software nutzen

Seit Januar 2004 ist SAP Business One beim Eberbacher Mittelständler erfolgreich im Einsatz, und das Unternehmen nutzt die Vorteile der neuen Software. Kerngeschäftsprozesse laufen jetzt schneller, genauer und damit effizienter ab, da die einzelnen Arbeitsschritte von der Auftragserfassung bis zur Rechnungslegung durchgängig im System abgebildet sind. Das entlastet die Mitarbeiter spürbar bei den täglichen Routineaufgaben, etwa bei Auftragsbestätigungen oder Rechnungsstellung. Ebenso werden Kundenanfragen schneller bearbeitet. Positiv beurteilt Rietdorf außerdem die anwenderfreundliche Drag&Relate-Technologie, die umfassende Informationen und Kennzahlen zu Kunden und Lieferanten schnell liefert. Zudem stehen dem Unternehmen betriebswirtschaftliche Auswertungen jetzt auf Knopfdruck zur Verfügung. „So wissen wir stets, welche Umsätze wir erzielt haben oder welche Produkte wir besonders gut verkaufen“, erklärt Rietdorf.
Der Platt-Geschäftsführer will künftig weitere Funktionalitäten wie einen Dokumenteneditor sowie die Anlagenbuchhaltung integrieren. „Ziel ist, unsere Jahresbilanz künftig über das neue SAP-System selbst erstellen zu können“, gibt Rietdorf ein weiteres Projekt vor. „Mit SAP Business One haben wir nicht nur eine zukunftssichere Unternehmenslösung, sondern auch, diese Metapher sei einem Haar- und Faserspezialisten gestattet“, meint er schmunzelnd, „einen neuen Besen, der prima kehrt.“

Weitere Informationen:

www.friedrich-platt.de und www.azteka.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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