BMW: Zahlen ohne zählen

Feature | 27. September 2010 von Marcus Walter 0

Zukunftskonzept: BMW Vision EfficientDynamics Concept

Moderner Zuschnitt: Inventur per Software

25 Jahre nutzte BMW eine selbstentwickelte Software zur Stichprobeninventur. Die Suche nach einer neuen Software begann mit der konzernweiten Umstellung der inländischen Standorte und der Ersatzteilversorgung auf SAP. Die Wirtschaftsprüfer verlangten eine Lösung, die auch die so genannten „gebundenen Schätzverfahren“ beherrscht. „Als Mindestanforderung definierte der Konzern die so genannte Differenzen-Schätzung“, stellt Stat Control-Geschäftsführer Jörg Ökonomou fest.

Statt Raten: Viermal Schätzen

Dabei handelt es sich um eines von vier zugelassenen Verfahren (freie Mittelwertschätzung, Differenzenschätzung, Verhältnisschätzung, Regressionsschätzung) mit denen der relative Stichprobenfehler sowie die Abweichung der Gesamtwerte ermittelt werden kann. Stichproben-Inventuren nach diesen Verfahren sind gesetzlich erlaubt (Handelsgesetzbuch § 241). Schließlich reichen etwa 20 Prozent der Lagerpositionen aus, um 60 bis 95 Prozent des Lagerwertes zu repräsentieren.

Wirtschaftsprüfer erkennen eine Stichprobeninventur jedoch nur an, wenn diese Werte innerhalb bestimmter Grenzen liegen – dabei spielt es keine Rolle, durch welches der vier Schätzwertverfahren das Ergebnis zustande kam.

Diese Vorgabe kann zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen führen: „So kann eine Inventur, die nach der Berechnungs-Methode der Differenzen-Schätzung erfolgreich war, nach den Regeln der Mittelwertschätzung durchfallen“, erklärt Ökonomou. Die Aussagekraft der Mittelwert-Methode liegt somit unter den Erwartungen vieler Unternehmen und Wirtschaftsprüfern. Die Differenzen-Schätzung arbeitet hier wesentlich effizienter, aber auch die Verhältnis- und die Regressions-Schätzung bieten spezifische Vorteile.

Für die Praxis leitet sich daraus ab: Je genauer das Verfahren für das Ermitteln des relativen Stichprobenfehlers und die Abweichung der Gesamtwerte arbeitet, desto eher entspricht die durchgeführte Inventur den Erwartungen der Wirtschaftsprüfer. BMW entschied sich für das Inventursoftware-System STASAM der Stat Control GmbH, welches bei jeder Inventur die Ergebnisse aller vier Schätzverfahren vergleicht.

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Ein Teil aus 240.000: Karosserie der BMW 3er Reihe (Foto:Stat Control)

Ein Teil aus 240.000: Karosserie der BMW 3er Reihe (Foto: Stat Control)

Installation: Vollzählung und Stichprobe bei BMW

Nach der Entscheidung für STASAM war im nächsten Schritt die Leistung der Technik- und Service-Mannschaft von Stat Control gefordert. Denn innerhalb des BMW-Konzerns muss STASAM nicht nur mit SAP, sondern auch mit einer älteren Host-Anwendung kommunizieren.

„Mit SAP verwaltet BMW die Lagerbestände für die Montage der Neufahrzeuge, während das Altsystem der Organisation des zentralen Ersatzteilelagers in Dingolfing dient“, sagt Jan Erichsen, der bei Stat Control die Softwareentwicklung leitet. Insgesamt seien in den Systemen 240.000 Teilenummern hinterlegt, aus denen zum Zeitpunkt der Inventur die so genannte VS-Schicht ermittelt wird. Die Buchstaben V und S stehen für „Vollzählung“ und „Stichprobe“. Dabei wird festgelegt, wie viele und welche Lagerpositionen vollständig gezählt beziehungsweise per Stichprobe erfasst werden müssen.

Während die VS-Schicht für die Lagerbestände der Montage von SAP ermittelt wird, greift STASAM beim Host-System zu diesem Zeitpunkt in den Prozess ein. Das Auswerten der Zählungen erfolgt in der Stat Control-Lösung – die Gründe liegen in den erwähnten Schätzwertverfahren. Im Laufe des Projektes musste sich STASAM nicht nur an SAP und die Host-Lösung anpassen, sondern auch an die Terminalserver-Anwendung Citrix. „Dadurch muss STASAM nur einmal zentral installiert und kann von allen Werken genutzt werden“, so Erichsen.

Ergebnis: Inventur-Administration zentral gesteuert

Eine weitere Herausforderung für die Techniker von Stat Control war die Anbindung an die bei BMW konzernweit genutzte Oracle-Datenbank. Bisher war STASAM ausschließlich für SQL-Datenbanken eingerichtet und die Umstellung auf Oracle brachte viel zusätzliche Arbeit mit sich. Dennoch konnte Stat Control den gesteckten Zeitplan einhalten. Zum 2. Februar 2009 stand STASAM in allen Werken für das Durchführen der anstehenden Inventuren bereit.

Ziel war eine zentrale Inventuradministration. „Ein einziger Mitarbeiter in München bildet für alle Produktionsstandorte der AG und das zentrale Ersatzteillager in Dingolfing die V- und S-Zählvorräte“, erläutert Erichsen. Aber nicht nur die Zählvorgaben, auch die Prozess-Steuerung und die Kontrolle des Verfahrens kommen aus der Konzern-Zentrale. Entsprechend anspruchsvoll war die durchgängige Integration von STASAM in die IT-Landschaft von BMW.

Die Folge sind Zeit- und Kosteneinsparungen: Für das zentrale Ermitteln der VS-Schicht müssen die Anwender jetzt ausschließlich das jeweilige Werk anklicken, in dem die Inventur durchgeführt werden soll. Der gesamte Prozess der VS-Schichtbildung nimmt dabei 60 Minuten in Anspruch. „Früher dauerte das Bilden der Zählvorräte einen ganzen Tag pro Werk, denn die Mitarbeiter mussten die erforderlichen Daten aus den unterschiedlichen Systemen über diverse Schnittstellen bereitstellen“, berichtet Ökonomou.

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