Griffige Preise, zurückgeschraubte Kosten

Feature | 12. Dezember 2007 von admin 0

Quinko-Tek ist den meisten Verbrauchern kein Begriff. Doch wer bei Bureau en Gros in Kanada oder bei Staples in den USA Möbel kauft, sieht mit Sicherheit Schreibtische oder Bürostühle, die Produkte von Quinko-Tek enthalten. Der Name des Unternehmens mit Sitz in Quebec ist Programm: Er leitet sich von „quincaillerie” ab, dem französischen Wort für Eisenwaren. Das angehängte „Tek” deutet auf die Spitzentechnik hin, die in den Produkten steckt. Denn Scharniere, Schlösser und Schubladenauszüge bestehen häufig aus vielen aufwendigen, beweglichen Teilen. Es geht also nicht nur um Muttern und Bolzen oder Klebemittel.
In der Anfangszeit belieferte Quinko-Tek hauptsächlich Hersteller von Fertig- und Selbstbaumöbeln. Mittlerweile ist das Unternehmen in diesem Segment Marktführer. In den letzten Jahren verkauft es außerdem Teile für Küchenschränke und Material zur Hausrenovierung. Dadurch wurde Quinko-Tek über die Provinz Quebec hinaus bekannt, zuerst in Ontario, danach auch bei Kunden in Süd- und Mittelamerika sowie in den USA. Der Ertrag stieg in den letzten zehn Jahren von 4,5 Millionen auf über 13 Millionen Dollar.
Quinko-Tek ist in einem hart umkämpften Markt tätig – bei Import und Vertrieb schrumpfen die Gewinnspannen. In der Vergangenheit waren europäische Hersteller bei Eisenwaren marktbeherrschend, heute produzieren asiatische Firmen kostengünstiger und erreichen 60 Prozent Marktanteil. Nur noch 20 Prozent der Waren kommen aus Europa, der Rest aus den USA und Kanada. Der ständig steigende Preisdruck machte Quinko-Tek deutlich, dass eine Effizienzsteigerung bei der Kostenrechnung notwendig war.

Den Weg frei machen

Ein großes Hindernis war die veraltete, selbst entwickelte Software, die niemals richtig funktionierte. Das sechs Jahre alte System benötigte regelmäßig kostspielige Reparaturen, und schneller Support war schwierig zu bekommen. Insgesamt investierte Quinko-Tek dreimal so viel in die Lösung, wie sie ursprünglich gekostet hatte, und verfügte immer noch nicht über die gewünschten Funktionen. Beispielsweise war es nicht möglich, auf einfache Weise Budgets zu verwalten oder aktuelle und geplante Zahlen miteinander zu vergleichen, um ein genaues Bild des Unternehmens zu erhalten. Außerdem bereitete es Schwierigkeiten, Profitcenter oder Kostenstellen einzurichten, um Einkünfte und Ausgaben entsprechend der spezifischen Verteilungsregeln zuzuweisen.
Lou Dorosz, Controller bei Quinko-Tek, sagt: „Kurz nach meinem Einstieg ins Unternehmen wurde mir klar, dass wir mit dem vorhandenen System einfach nicht die benötigten Finanzberichte erstellen konnten, einschließlich der Einkommensaufstellung und des Cashflows. Ich konnte nicht länger sieben Tage die Woche arbeiten. Der Druck auf die Mitarbeiter war enorm groß.” Eine Lösung musste her.

Gewinnmargen zu verbessern und Erträge zu steigern, war für Dorosz und sein Team eine Notwendigkeit. Hierzu wollten sie die Betriebsausgaben und die Kosten entlang des gesamten Prozesses vom Auftrag bis zur Zahlung senken. Sie legten die drei wichtigsten praktischen Verbesserungen fest: eine exakte Preisliste aufsetzen, die Gesamtkosten einschließlich Zöllen, Steuern und anderen gesetzlich geregelten Abgaben berechnen, und Management-Berichte mit einer einheitlichen Sicht auf das Unternehmen erstellen.

Sieben und Sortieren

Nachdem die drei wichtigsten Prioritäten gefunden waren, begann Dorosz im Januar 2005, eine vollständige Liste aller Anforderungen aufzustellen – mit den Rückmeldungen aller Mitarbeiter, einschließlich der Sachbearbeiter. „Ich bat alle, darüber nachzudenken, was ihre Arbeit und die Prozesse erschwert hatte und was getan werden sollte, um effizienter zu arbeiten”, erklärt er.
Dorosz sendete eine Ausschreibung an acht Anbieter. Bis Herbst wurde die Liste immer kürzer, und die drei Top-Kandidaten stellten ihre Lösungen allen wichtigen Abteilungsleitern und einigen Endanwendern vor, die sie mit ihren Fragen richtig in die Mangel nahmen.
„Am Ende der Entscheidungsfindung fragte ich jeden der sechs Abteilungsleiter nach seinen Präferenzen”, sagt Dorosz. „Fünfeinhalb von sechs waren sich sofort einig, dass SAP Business One die richtige Wahl war.”
Nach dieser Entscheidung entwickelte der SAP Channel Partner N’Ware Technologies im Oktober 2005 einen Plan und begann mit der Konzeption. „Patrick Lavallée von N’Ware kam für zwei Wochen ins Unternehmen und ging von Anwender zu Anwender, um herauszufinden, wo das System für unsere Zwecke angepasst werden musste”, sagt Dorosz. „Dann stellten wir einen großen Raum mit zehn PCs zur Verfügung, in dem die Mitarbeiter geschult wurden.” Lavallée präsentierte Schlüsselkonzepte, verteilte Hausaufgaben und unterstützte die Anwender bei den praktischen Übungen. Lektion für Lektion behandelte er echte Daten in einer realistischen Umgebung. „Lavallées Geduld und Gründlichkeit sorgten dafür, dass die Mitarbeiter am Ende überzeugt waren, die Software zu beherrschen”, erklärt Dorosz.
Am 1. Februar 2006, dem Beginn des Geschäftsjahres bei Quinko-Tek, nahm das neue System seinen Betrieb auf. „Es war ein reibungsloser Übergang”, bemerkt Dorosz ein wenig verwundert. „Die Mitarbeiter kamen an zwei Wochenenden in die Firma und das war’s.”

Bessere Handhabung

In der Rückschau betont Dorosz, dass Quinko-Tek mit SAP Business One zum ersten Mal in der Lage war, eine Standard-Preisliste zu erstellen. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde die Preiskalkulation in der Schreibtischschublade des Eigentümers aufbewahrt, und die Mitarbeiter mussten an seiner Tür Schlange stehen, um sich mit ihm über aktuelle Informationen zu beraten. Heute können die zuständigen Kollegen in der Softwarelösung auf die genauen Preiskalkulationen zugreifen und sie sofort verwenden.
Dank der automatisierten Bestellfunktion war es nicht mehr notwendig, zusätzliches Personal für die Erfassung von Aufträgen einzustellen. Den Vertriebsmitarbeitern können ihre Bestellungen schneller ins System einzugeben – auch über Telefon, etwa wenn sie einen Kundentermin haben.
Im Hinblick auf die Kostenkalkulation sagt Dorosz: „Früher waren zwei Mitarbeiter damit beschäftigt, alle Lieferantenrechnungen und andere Daten manuell in das System einzugeben, ein sehr zeitaufwendiges Unterfangen. Wir benötigten diese Informationen jedoch sofort. Als der Prozess automatisiert wurde, erhielten wir unverzüglich genauere Daten. Außerdem fielen im ersten Jahr die beiden bis dahin gezahlten Gehälter weg, und wir erzielten eine Kostensenkung.”
Obwohl die Führungskräfte bei Quinko-Tek der Meinung waren, sie hätten sich vorher an das „Just-in-time-Prinzip” gehalten, erkannten sie nun, dass sie weitgehend spontan entschieden hatten. Heute sorgt eine klarere Sicht auf vergangene, gegenwärtige und prognostizierte Daten, wie etwa aktuelle Einkäufe und Warenbestand, für ein besseres Lagermanagement.
Auch der Bestellprozess im Einkauf wurde stark verbessert. Als Beispiel hebt Dorosz hervor: „Wenn im Chinesischen ein Punkt fehlt, ist es möglich, dass der falsche Artikel bestellt wird.” Mit standardisierten Daten lassen sich solche teuren Fehler vermeiden.
Die Gesamteinschätzung von Dorosz fällt positiv aus: „Im Großen und Ganzen würde ich sagen, dass wir mit SAP Business One 80 Prozent effizienter arbeiten als vorher, aufgrund optimierter und automatisierter Prozesse sowie der Qualität und Aktualität der Informationen.”

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