Bestandsaufnahme: BI-Software

Feature | 7. September 2010 von Marco Jordy 0

Grafiken aus Daten: Software die logische Schlüsse zieht

Grafiken aus Daten: Software die logische Schlüsse zieht (Foto: Frank Völkel)

Data-Warehouse, Reporting, Analyse, Planung, Konsolidierung und  Strategiemanagement: Business Intelligence (BI) entwickelte sich seit Anfang der 90er zu einem Erfolgsmodell, das sogar Eingang in die Wirtschaftsinformatik fand. 2007 war der BI-Markt geprägt von Übernahmen: Oracle kaufte Hyperion, Cognos übernahm Applix, IBM erwarb Cognos und SAP übernahm Business Objects. Die Anzahl der BI-Anbieter nimmt dennoch weiter zu; derzeit haben in Deutschland 150 Unternehmen Software für Business-Intelligence-Aufgaben im Portfolio.

Mit der Übernahme von Business Objects hat SAP seine BI-Sparte erheblich erweitert. Als  neue Produktfamilie definierte SAP das BusinessObjects-Portfolio. Dies entsprach der Software der ehemaligen Firmen Business Objects und Outlooksoft. SAP entwickelte aber auch neue Produkte, wie beispielsweise SAP BO Advanced Analysis. Das Besondere daran: Die Software ist einfach zu bedienen und eignet sich für alle Quellsysteme. BusinessObejcts steuerte vor allem die Bereiche Reporting, Analyse und Enterprise Information Management bei. Von der früheren Akquisition von Outlooksoft stammt zudem der Bereich Konsolidierung und Planung. Damit erzielte SAP konkrete Verbesserungen bei einzelnen Funktionalitäten:

Crystal Reports und Xcelsius auf dem Vormarsch

Laut Gartner hatte SAP als einer von weltweit 15 BI-Anbieter den Report Designer im Angebot. Er dient dem formatierten Reporting, wie beispielsweise einem Kundenstammblatt oder Quartalsberichten. Der Report Designer konnte sich allerdings gegenüber Crystal Reports, dem Marktführer von BusinessObjects, nicht endgültig durchsetzen. Im Bereich Dashboarding war der bestehende Web Application Designer im Gegensatz zu dem neuen BO-Produkt Xcelsius nur für die IT-Abteilung gedacht und konnte daher von der jeweiligen Fachabteilung nicht direkt genutzt werden. Xcelsius dagegen ist für jeden Mitarbeiter leicht zu bedienen, denn dies  bietet anschauliche Graphiken mit Interaktionsmöglichkeiten und läuft in einem Flash-Format, das direkt in eine PowerPoint-Präsentation eingebaut werden kann.

Das bisherige OLAP-Frontend von SAP, der BW BEx Analyzer und das gleichartige BO-Produkt Voyager, werden in Kürze durch den SAP BusinessObjects Advanced Analyzer ersetzt. Er stellt weiterhin MS-Excel und ein Web Frontend zur Verfügung und wird die Stärken der OLAP-Frontends vereinigen. Mit BusinessObjects trennt SAP jetzt auch die Reporting & Analyse-Ebene von der Datawarehouse-Schicht. Damit können die BO-Frontends auf unterschiedlichen Data Warehouses oder direkt auf dem Quellsystem eingesetzt werden. Im Bereich der Frontends herrscht bei SAP demnach eine klar erkennbare Strategie. Im Bereich Konsolidierung sind mit EC-CS, SEM-BCS, BO BPC und BO FC weiterhin vier Produkte parallel im Einsatz. Im mittelständischen Segment für Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitern ist die Lösung BO BPC jedoch unschlagbar, denn die Fachabteilungen können alle notwendigen Anwendungen selbst managen.

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Kosten und Nutzen für die SAP-Kunden

Die Zukäufe von SAP bedeuteten für die bestehenden Kunden zum einen eine große Umstellung, zum anderen eine gute Gelegenheit, von dem wesentlich erweiterten Funktionsumfang der SAP BI Lösung zu profitieren. Da die Produktfamilie von BusinessObjects nicht in der SAP-Lizenz enthalten ist, kommen auf die Umsteiger zunächst einmal Kosten zu – eine Tatsache, die vor allem den Mittelstand belastet. Dabei geht es nicht nur um die Anschaffungskosten, sondern auch um die laufenden Wartungs- und Administrationskosten. Das Lizenzmodell von SAP ist jedoch stark verhandelbar.

Die ORBIS AG rät kleinen und mittelgroßen SAP-Kunden, die bereits mit SAP NetWeaver BusinessWarehouse arbeiten, zu einem Einsteigerpaket für bis zu 100 User. Diese sogenannte SAP BusinessObjects Starter Kit-Lizenz kann dann im Bedarfsfall in eine Volllizenz umgewandelt werden – und das unter Anrechnung der bisher gezahlten Lizenzkosten. Dies gilt auch für Unternehmen, die bisher noch kein BW-System und Datawarehouse im Einsatz hatten.

Zu dem Kostenaufwand kommt für die meisten Nutzer die Umstellung auf ein neues System. Davon sind nicht nur die IT und Key User betroffen, sondern es müssen auch die vielen Endanwender neu geschult werden. Es hat sich daher als sinnvoll erwiesen, zunächst neue Reportinggebiete mit den BusinessObjects-Tools zu implementieren, statt bereits implementierte Bereiche abzulösen. Trotz des klaren Mehrwerts der BusinessObjects-Tools warten die meisten SAP-Kunden jedoch immer noch ab. ORBIS erwartet aber ein Umschwenken der meisten Anwender auf die BusinessObjects-Strategie mit der Freigabe des neuen BusinessObjects Advanced Analysis Tools Ende 2010. Eine Abwägung in Ruhe ist für viele Unternehmen wichtig und verständlich. Auch wenn zusätzliche Kosten entstehen, bietet der Umstieg doch erhebliche Vorteile, vor allem im Hinblick auf die zukünftige Entwicklung der BI-Lösungen in den Bereichen Reporting, Analyse und Planung.

Einbindung von Microsoft Office

Im Bereich Reporting und Analyse können die Kunden aus einer Vielzahl von Frontend-Produkten die am besten geeignete Kombination zusammenstellen. Auch sind Druck optimierte Reports und die Einbindung in MS-Office-Produkte wie PowerPoint und Word möglich. Damit ist die IT-Abteilung entlastet, denn dies übernehmen nun die jeweiligen Fachbereiche selbst.

Mit den alten SAP BW-Frontends konnte hauptsächlich den Anforderungen von Business-Analysten und Controllern entsprochen werden; spezielle Wünsche der Anwender waren nicht abbildbar.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP BusinessObjects Planning and Consolidation

Planung und Reporting

Durch den Zukauf lieferte BusinessObjects hauptsächlich im Reporting und Analyse und zum Teil im Bereich Konsolidierung neue Ansätze. Mit Outlooksoft hat SAP auch seine Funktionalitäten in den Bereichen Planung und Konsolidierung erweitert: SAP BusinessObjects Planning and Consolidation bietet eine komplette Konsolidierungs- und Planungsfunktionalität. Die Anwendung kann vom Fachbereich eingerichtet und betrieben werden und stellt damit eine grundsätzliche Änderung des bisherigen Prinzips von SAP dar, das die gesamte System-Verantwortung auf die IT-Abteilung gelegt hatte. Im Falle von SAP BusinessObjects Planning and Consolidation erstellen die Anwender in den Fachabteilungen neue Planungsmasken und übernehmen das User-Management und das Reporting selbst.

Die Anforderungen an eine integrierte Planungslösung reichen von der Plandatenerfassung über automatisierte Planungsfunktionen mit Top-Down-Verteilung und Bottom-Up Aggregation bis zum Stammdatenmanagement. Dazu gehören die Datenanbindung mit manueller Datenerfassung und automatisierten Datenladungsprozessen aus unterschiedlichen Quellen sowie Validierungsfunktionen. Die integrierten Konsolidierungslösungen unterstützen die Konzernrechnungslegung und bieten manuelle und automatisierte Konsolidierungsfunktionen. Die Reportingfunktionen betreffen die Frontends MS-Excel und  Web, das formatierte Reporting & Dashboards sowie die MS-Office-Integration.

SAP BusinessObjects Planning and Consolidation ist eine Weiterentwicklung des Vorgängerprodukts OutlookSoft  und ist in Microsoft Office integriert, so dass als Oberfläche für die Anwendung und Administration das Programm MS-Excel verwendet werden kann und dass typische Anforderungen von Fachabteilungen wie die flexible Unterstützung von Planungs- und Reportingfunktionen abgebildet werden können. Zukünftig kann SAP BusinessObjects Planning and Consolidation vollständig in die SAP Systemlandschaft oder in Microsoft-Umgebungen integriert werden. Ab der Version 7.0 wird SAP BusinessObjects Planning and Consolidation sowohl auf Basis von Netweaver als auch auf der Microsoft-Plattform betrieben.

Aus der Praxis

Laut Orbis hängt die Entscheidung zwischen SAP NetWeaver Business Intelligence und SAP BusinessObjects Planning and Consolidation in den meisten Fällen davon ab, ob die Fachabteilung oder die IT federführend ist. Die Fachabteilungen sind oft unmittelbar von den Funktionen von BusinessObjects Planning and Consolidation überzeugt; die IT-Abteilungen favorisieren tendenziell eher SAP NetWeaver Business Intelligence.

Das Überwachen, Erkennen und Analysieren operativer Geschäftsprozesse anhand konsolidierter Zahlen in Echtzeit ist eine große Herausforderung für die Fachabteilungen. Kombiniert mit Planung und Budgetierung können dadurch eine bessere Steuerung und Bewertung der Prozesse erreicht werden. Basierend auf SAP BusinessObjects Planning and Consolidation soll eine einheitliche Managementberichterstattung mit automatisierten und stabilen Konsolidierungsprozessen für die unterschiedlichsten Abteilungsebenen erfolgen. Dies gibt den Führungsebenen die Möglichkeit, Strategien und Prioritäten zu definieren, um die sinnvolle Verknüpfung der Unternehmensausrichtung mit den Unternehmenszielen sicherzustellen.

Ein Orbis-Kunde der Elektrobranche aus dem gehobenen Mittelstand hat sich für den Einsatz von Crystal Reports für ein formatiertes Reporting entschieden. Davor setzte die Firma das Berichtswesen mit dem Excel-Frontend des BEx Analyzer umt. Der BW Report Designer kam auf Grund der geringen Funktionalität nie zum Einsatz. Crystal Reports war dem Kunden bereits aus anderen Nicht-SAP-Anwendungsbereichen im Konzern bekannt. Die Crystal-Funktionen mit der Kombination von tabellarischer und grafischer Informationsaufbereitung und der Möglichkeit, Informationen aus mehreren BW-Datenquellen über die Unterberichtsfunktionen in einem einzigen Bericht zu vereinigen, haben besonders überzeugt. Der Kunde nutzt nun bereits an einer Vielzahl von Reportinggebieten Crystal Reports. Unter anderem werden für ausgewählte Kunden monatlich Vertriebsstatistiken aufbereitet und per E-Mail mit pdf-Anhang automatisiert verteilt.

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