Soccer team in a huddle

Cutover-Prozess: Die Schritte zum neuen ERP-System

Feature | 28. Dezember 2015 von Andreas Schmitz 0

#SAPLIVEBLOG Vom Aufsetzen des Produktivsystems über die Migration von Stammdaten bis hin zum Start der Buchhaltung im neuen System: Der „Cutover“ bei Ottakringer ist in vollem Gange – und geht auch über den Go Live am 1. Januar 2016 hinaus.

Natürlich ist der Go Live ein wichtigster Stichtag für uns. Alle Belege mit Buchungsdatum ab dem 1. Januar 2016 sollen dann im SAP-System gebucht werden. Aufträge und Bestellungen und die Prozesse, die sich anschließen, übernimmt die neue Software. Allerdings ist der Go Live „nur“ ein Schritt in einem längeren Übergangsprozess vom alten zum neuen System, auch Cutover genannt. Dazu gehört das Produktivsystem einzurichten und zu initialisieren, die Daten aus dem Altsystem zu übernehmen, die genaue Festlegung welche Arbeitsschritte zu welchem Zeitpunkt im alten bzw. im neuen System zu erledigen sind und daraus abzuleiten, welche temporären Einschränkungen bei Lieferungen und Produktion vorgesehen sind.

Folgende Schritte gehören zum Cutover dazu:

1. Einstellungen und Entwicklungen ins Produktivsystem übernehmen (Ende November und Dezember 2015): In diesem Schritt geht es vor allem um die technische Umsetzung, aber noch nicht um den betriebswirtschaftlichen Einsatz der Software. Bevor das neue SAP-System in der Produktivumgebung zum Einsatz kommt, haben wir die Funktionalitäten im Entwicklungssystem eingestellt und programmiert und im Testsystem überprüft. Als die Integrationstests Ende November 2015 zum überwiegenden Teil erfolgreich abgeschlossen waren, haben wir die Einstellungen und Entwicklungen mit Hilfe des Transport Management Systems ins Produktivsystem übernommen. Das Produktivsystem wird bereits durch diverse Schwesterunternehmen der Ottakringer Brauerei AG genutzt. Deswegen haben wir diesen ersten Schritt unter besonderer Beobachtung, da sich hier Fehler im produktiven Einsatz offenbaren können, die im Test nicht erkannt wurden.

2. Haupt-Stammdaten migrieren (Dezember): Informationen über Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder verkauft befinden sich im Materialstamm. Diverse Abteilungen im Unternehmen greifen darauf zu. Der Einkauf benötigt sie für Bestellungen, die Rechnungsprüfung fürs Verbuchen, die Produktion für die Bedarfsplanung. Zudem sind Stammdaten über die Kunden und Lieferanten besonders für den Verkauf, den Vertrieb, den Einkauf und die Buchhaltung essentiell.

Aktuell transferieren wir den Kunden- und Lieferantenstamm noch über eine Schnittstelle vom alten System ins neue ERP von SAP. Der Grund liegt darin, dass diese Daten im Konzern vereinheitlicht sind. Und da Kolarik & Leeb erst im April 2016 seinen Go Live plant, werden wir erst zu diesem Zeitpunkt diese Schnittstelle aufgeben.

3. Abhängige Stammdaten migrieren (Dezember): Preise und Konditionen für den Ver- und Einkauf, die Biersteuer, Frachtkonditionen, Arbeitspläne oder Stücklisten bezeichnet man als abhängige Stammdaten. Sie haben immer einen Bezug zu den Haupstammdaten. Diverse Methoden helfen uns dabei, diese abhängigen Stammdaten ins Produktivsystem zu migrieren. Die Legacy System Migration Workbench (LSMW) unterstützt uns dabei etwa Stammdatenobjekte oder Belege ins System zu übernehmen. Zusätzlich gibt es Transaktionen mit deren Hilfe bestimmte Datenobjekte durch Massenpflege sehr effizient angelegt oder angepasst werden können. Für sehr komplexe Aufgaben in der Datenmigration stehen auch Bausteine zur Verfügung, so genannte BAPIs (Business Application Programming Interface), mit denen Entwickler rasch die geforderten Ergebnisse erzielen.

4. Erfassen von offenen Belegen für 2016 (20. bis 31. Dezember 2015): Vom 1. Januar 2016 an muss das System alle neuen Bestellungen und Kundenaufträge, oft über mehrere Jahre laufende Rahmenverträge mit Lieferanten und sämtliche Verträgen mit Kunden enthalten. Für komplexe Verträge im Brauereigeschäft kommt eine Zusatzlösung des SAP-zertifizierten Partners bibo GmbH zum Einsatz. Da Kundenaufträge oft kurzfristig eingehen, wird es nötig sein, in den letzten zehn Tagen vieles auch händisch zu erledigen. 

Mit dem Go Live am 1. Januar 2016 ist der Cutover-Prozess noch nicht abgeschlossen. Ein besonderer Blick gilt nun den Prozessen aus Produktion und Logistik. Um genügend Zeit dafür zu haben, Prozesse zu überprüfen, liefert Ottakringer am 4. und 5. Januar keine Ware aus. Die Versorgung der Kunden mit Getränken ist aber auch in diesem Zeitraum mit Hilfe der Schwesterunternehmen gewährleistet.

5. Bestandsübernahme (4. und 5. Januar 2016): Auf Basis der am 2. und 3. Januar 2016 stattfindenden Inventur wird erstmals das Warehousemanagement genutzt. Die Besonderheit liegt darin, dass „Fertigmaterial“ nicht nur im Lager, sondern je nach Charge („chargenrein“) auf Lagerplätze gebucht wird. Für den 4. Januar ist die Übernahme der Bestände ins SAP-System geplant. Das ist die erste wirkliche Buchung im SAP-System. Ab dann steht erstmals der gesamte Prozess von der Disposition der Artikel über den Wareneingang und den Versand der Ware im neuen System zur Verfügung.

6. Pilotbetrieb Produktion und Logistik (5. Januar 2016): Mit einer Produktionslinie beginnen wir in einer Art „geschützten Werkstatt“ unseren Pilotbetrieb. Hier überprüfen wir etwa, ob unsere Schnittstelle zum Produktionsplanungstool Qualifax zuverlässig funktioniert (Näheres dazu im Beitrag von Marina Antony), führen Tourendisposition und Kommissionierung und erste Auslieferungen durch. Hier zeigt sich, ob ein Prozess nahtlos in den anderen greift – Warenströme, Materialbestände und Auftragsbearbeitung als Ganzes gut funktionieren. Klappt es nicht, bleiben wir im Altsystem. Das ist unser Plan B, den wir hoffentlich nicht benötigen werden.

Ab dem 7. Januar ist dann der Normalbetrieb geplant. Im Idealfall merkt der Kunde nichts von unserem Wechsel auf das neue ERP von SAP. Wir wissen aber, dass die Produktivität in einigen Bereichen kurzfristig zurückgehen wird, und versuchen mit organisatorischen Maßnahmen, wie zusätzliche Schichten, Doppelbesetzung von kritischen Positionen und einer durchgängigen Betreuung der Anwender entgegenzuwirken.

Dadurch, dass der Jahresabschluss noch im alten System gemacht wird, können wir einige Finanzdaten erst im Laufe des Januars im neuen System abbilden. Zudem werden wir einzelne Positionen wie etwa die Einbindung der Schanktechnik und auch die Tourendisposition (siehe „Integrationstests dauern länger als geplant.“) erst im Laufe des Januars umsetzen.

Die erste Monatsfaktura, unser erster „Monatsabschluss“, ist für den ersten Februar 2016 geplant. Dann werden wir es wohl geschafft haben.

Tags: ,

Leave a Reply