Ein Start-up wird erwachsen

Feature | 7. Januar 2003 von admin 0

Ob Laptops, Digitalkameras oder Zubehör für Apple Macintosh – rund 80.000 Kunden aus ganz Europa, insbesondere aus Deutschland und Österreich, kaufen High-Tech-Produkte online bei Cyberport.de. Eine solide Geschäftsbasis für das junge, 1998 gegründete Internet-Unternehmen mit Sitz in Dresden. Die Angebotspalette des einstigen Apple-Webshops, der anfangs lediglich rund 50 spezielle Mac-Produkte verkaufte, ist auf ein Sortiment von mehr als 8.000 Artikeln angewachsen und umfasst heute neben Computer-Hardware und Software auch Unterhaltungselektronik, Bücher und DVD-Filme. Die neue Ausrichtung hat sich gelohnt: Im Geschäftsjahr 2001, dem bislang erfolgreichsten seiner Geschichte, gelang dem mehrheitlich zur Hubert Burda Media Gruppe gehörenden Unternehmen eine Umsatzsteigerung um 50 Prozent auf 32,3 Millionen Euro.

Das Erfolgsrezept: “Wir wissen, dass hohe Servicequalität die einzige Chance ist, bestehende und neue Kunden immer wieder von Cyberport zu überzeugen”, erklärt Geschäftsführer Dr. Franz Erath. Dass das Unternehmen dabei auf einem guten Weg ist, zeigen verschiedene Auszeichnungen, die es unter anderem für seinen Kundenservice, das Produktangebot und die benutzerfreundliche Navigation seines Webshops erhielt.

Mit SAP R/3 für weiteres Wachstum gerüstet

Das rasante Wachstum stellte das Start-up allerdings vor große Herausforderungen, etwa bei der Auftragsabwicklung und Logistik. Mit seiner in den Anfangsjahren gut funktionierenden, aus Insellösungen bestehenden Systemlandschaft stieß Cyberport mehr und mehr an die Grenzen. Die IT erfüllte die gestiegenen Anforderungen in Punkto Skalierbarkeit sowie Bearbeitungssicherheit und -geschwindigkeit nicht mehr. So führten die zahlreichen Transaktionen zu Performance-Verlusten und die Warenbewegungen ließen sich nicht mehr zeitnah abwickeln. Aufgrund der fehlenden Integration mussten die Daten aus der Materialwirtschaft aufwändig per Hand in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Darüber hinaus unterstützte das Altsystem die Bearbeitung von Reklamationen nicht.

Um den Ansprüchen der Kunden weiterhin gerecht zu werden und die Prozesse zu optimieren, war ein Systemwechsel notwendig. Mit einer leistungsfähigen Software wollte Cyberport Einsparpotenziale auszuschöpfen sowie die Weichen für ein weiteres Wachstum stellen.

Bei der Suche nach einer geeigneten Software war rasch klar, dass nur ein High-End-System wie SAP R/3 die hohen Anforderungen des Internet-Versandhauses erfüllen konnte. “Die Entscheidung für SAP R/3 unterstreicht die erfolgreiche Entwicklung vom Start-up zum etablierten Online-Versandhandelsunternehmen”, ist Geschäftsführer Olaf Siegel überzeugt.

Als Implementierungspartner wählte das Unternehmen die Burda Systems GmbH. Das ebenfalls zu Hubert Burda Media gehörende Systemhaus betreibt alle kommerziellen IT-Anwendungen und Desktop Services im Konzern und ist daher bestens mit der Systemlandschaft von Cyberport vertraut. Das ausschlaggebende Entscheidungskriterium allerdings war die fundierte SAP-Erfahrung, über die Burda Systems als langjähriges SAP-Competence-Center verfügte. Ferner zeichnete sich das IT-Beratungsunternehmen durch umfassendes Know-how für die Verknüpfung von Internet-Applikationen mit soliden Backend-Anwendungen aus.

Gut geplant ist halb gewonnen

Der Startschuss für das Projekt fiel Ende Januar 2002. Das Projektteam, bestehend aus jeweils acht Mitarbeitern von Cyberport und Burda Systems, beschloss, SAP R/3 nach der ASAP-Methode (AcceleratedSAP) einzuführen. Entsprechend ging der eigentlichen Implementierung der SAP-R/3-Funktionalitäten für Materialwirtschaft (MM), Finanzen (FI) und Vertrieb (SD) ein umfangreiches Business Blueprint voraus. Das Projektteam nahm sich mehrere Tage Zeit, um verschiedene Ablaufpläne und Schnittstellenkonzepte zu entwerfen und ausführlich zu diskutieren.
Dabei ging es darum, die wesentlichen Geschäftsprozesse bei Cyberport möglichst genau zu definieren. Abzubilden war vor allem ein durchgängiger Datenfluss von der Bestellung im Webshop, die mit der unternehmenseigenen CRM-Lösung Cyberparts abgewickelt wird, bis in die SAP-Module hinein. Für eine zügige Auslieferung muss sichergestellt sein, dass die Kundenaufträge möglichst schnell in SAP R/3 verbucht und die Tracking-Nummern zur Statusverfolgung umgehend an den Webshop zurückgegeben werden. Dies erforderte eine enge Anbindung von Cyberparts an das SAP-System. Um beim Versand Verwechslungen und Zeitverlust zu vermeiden, ist es zudem notwendig, dass sich alle erforderlichen Papiere wie Lieferschein, Rechnung und Paketkarte direkt an den Packplätzen ausdrucken lassen. Die Anbindung eines neuen Lagers in Heynitz bei Dresden sowie Belange der Reklamationsabteilung – etwa eine möglichst exakte Verfolgung von Retouren – waren beim Business Blueprint ebenfalls zu berücksichtigen.

In fünf Monaten zum Produktivstart

Die gute Vorbereitung zahlte sich aus: Es gelang, das Projekt in nur fünf Monaten abzuschließen. “Es zeigt sich immer wieder, dass sich der Aufwand für die Implementierung wesentlich reduzieren lässt, wenn ein Projekt in der Business-Blueprint-Phase gut durchdacht und sauber geplant wird. Und gerade bei mittelständigen Kunden sind möglichst kurze Projektlaufzeiten notwendig”, erläutert Josef Ritter, Leiter der Anwendungsentwicklung bei Burda Systems das Vorgehen.

Eine wichtige Aufgabe bei der Implementierung war es, die Daten aus der Finanzbuchhaltung sowie knapp 70.000 Kundenstammsätze und rund 12.000 Artikelstammsätze vom Altsystem in die neue ERP-Umgebung zu übernehmen. Der Migrationsaufwand ließ sich mit Hilfe der permanenten Schnittstelle zwischen Cyberparts und SAP über den SAP Business Connector deutlich verringern. Innerhalb weniger Tage etikettierte und buchte das Logistik-Team mehrere tausend Lagerartikel um. SAP R/3 ging pünktlich Anfang August 2002 produktiv. Die realisierte Lösung gewährleistet ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen SAP, der hauseigenen CRM-Lösung Cyberparts und dem Webshop.
Auf den Erfolg des ehrgeizigen Projekts ist Geschäftsführer Olaf Siegel stolz: “In der Anfangszeit und kurz vor dem Going-Live-Termin wurden intern und extern immer wieder Zweifel laut, ob dieses Projekt in so kurzer Zeit erfolgreich abgeschlossen werden kann – zumal das eigene Projektteam sehr jung ist und keinerlei SAP-Erfahrung besaß”, berichtet er. “Wir wollten damit auch anderen kleineren Unternehmen Mut machen und eine Umstellung empfehlen.”

Positive Bilanz

Vier Monate nach dem Produktivstart zieht Cyberport eine positive Bilanz: Das System – betrieben vom Data Center des Burda-Konzerns in Offenburg – läuft problemlos und stabil. SAP R/3 schafft durchgängig Transparenz und ermöglicht den Mitarbeitern einen Überblick über sämtliche Bestellungen. Präzise Informationen etwa über den Bestellstatus oder die Auslieferung unterstützen das Callcenter bei der Kundenbetreuung. Die Kunden erhalten unter anderem Auskünfte darüber, wann die Ware das Haus verlassen hat oder welche Produkte sofort oder erst zu einem späteren Zeitpunkt lieferbar sind. Offene oder erledigte Servicefälle lassen sich ebenfalls schnell nachvollziehen. Außerdem kann nun die Warenauslieferung zu unterschiedlichen Anschriften gezielt terminiert werden.
Dank der nahtlosen Integration von Finanz- und Lagerbuchhaltung in die Warenwirtschaft lassen sich alle Vorgänge quasi per Knopfdruck nachvollziehen. Die Mitarbeiter sind in der Lage, Zahlungen schneller, präziser und sicher zu verbuchen sowie die Daten automatisiert auszuwerten und auszugeben.
Die Resonanz der Geschäftspartner ist ebenfalls positiv. Denn Lieferanten und Logistikdienstleister profitieren davon, dass sich mit SAP R/3 die Zusammenarbeit in der Logistikkette optimieren lässt. Cyberport will das SAP-System gemeinsam mit Burda Systems weiter auszubauen. Unter anderem ist eine Erweiterung um die Controlling-Funktionalität geplant.

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