Das Ende der Papierrechnung

Feature | 6. September 2004 von admin 0

Täglich treffen Berge von Papierrechnungen in den Kreditorenbuchhaltungen der Unternehmen ein. Dort wandern sie durch die Hände mehrerer Mitarbeiter, werden registriert, gesichtet, geprüft. Erst am Ende eines langen Weges liegen sie als elektronische Belege im ERP-System vor und stehen somit etwa dem Verbindlichkeiten- und Liquiditätsmanagement als Information zur Verfügung. Zum einen haben sich auf diesem Weg oft Fehler in die Rechnungsdaten eingeschlichen. Zum anderen ist zwischen dem Eingangsstempel und der Zahlung viel Zeit vergangen. Mit Abstand am ärgerlichsten ist jedoch der Umstand, dass die Rechnungsinformationen beim Rechnungssteller bereits in elektronischer Form vorgelegen haben. Nur, um sie zu transportieren und um beispielsweise die rechtlichen Bestimmungen zum Vorsteuerabzug für den Empfänger in der EU oder der Schweiz zu erfüllen, hat der Lieferant sie in Papier umgewandelt. Ein folgenschwerer Medienbruch, denn die Papierrechnung verursacht auch auf Seiten des Kunden erhebliche Kosten. Gerade in Hinblick auf eine Pflege der Kundenbeziehungen bietet es sich an, hier Abhilfe zu schaffen.

Einsparpotenzial auf beiden Seiten

In zahlreichen Einzeluntersuchungen und Studien ist nachzulesen, welche Einsparungen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger im Prozess der Rechnungsverarbeitung erzielen können. In ihrer Diplomarbeit über Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) im deutschen Markt ermittelt Ulrike Dähne Kosten von durchschnittlich 9 Euro pro Rechnung für die papierbasierte Rechnungsstellung. Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Celent Communications wies 2001 für US-Lieferanten ein Einsparpotenzial von bis zu 4,80 Euro pro Rechnung aus. Konservativere Werte ergibt die Studie „The big Payoff of Web Billing and Online Customer Service“ von Gartner 2003; hier werden 3 US-Dollar als Einsparpotenzial genannt. Selbst nach vorsichtiger Rechnung spart somit ein typischer, mittelgroßer Betrieb mit einem Rechnungsaufkommen von 75.000 Rechnungen pro Monat über das Jahr gerechnet rund 2,7 Millionen US-Dollar. Bei der elektronischen Rechnungsstellung entfallen sämtliche manuellen Schritte sowie Porto, Papier- und Druckkosten. Der Prozess der Rechnungsstellung ist beschleunigt und transparent, dem Cashmanagement stehen aktuelle Zahlen zur Verfügung. Verbesserte Serviceangebote – etwa Rechnungsportale, in die die Kunden Einsicht nehmen können – wirken sich positiv auf die Kundenbindung aus.
Die Studien weisen auch für Rechnungsempfänger hohe Werte für das Einsparpotenzial aus – so unterschiedlich die Ergebnisse auch sein mögen, unterm Strich wird überall mehr als 50 Prozent gespart. Entscheidend ist hier die Ausgangslage (Rechnungsvolumen, Einsatz von Workflow zur Prüfung der Rechnung, Struktur der Lieferanten) und der bisherige Automatisierungsgrad (EDI, Automatische Rechnungsprüfung, Bestellbezüge/Wareneingangsbezüge der Rechnungen). Während in der Celent-Studie Einsparungen von bis zu 9 Euro pro Rechnung errechnet werden, beziffert Dähne in ihrer Studie die Kosten auf 12.50 Euro Kosten pro Rechnung – 50 Prozent davon lassen sich einsparen. Der Spitzenwert liegt in Einzelfällen – vor allem bei Rechnungen mit vielen Positionsdetails – deutlich im zweistelligen Eurobereich. Massiv zu Buche schlägt vor allem die entfallende, manuelle Rechnungserfassung. Dieser ausgelassene Zwischenschritt erspart Zeit und minimiert Fehler.

Umfassende Lösung für Einzel- und Firmenkunden

Arcor und Sony UK mit SAP Biller Direct

Arcor und Sony UK mit SAP Biller Direct

SAP erschließt seinen Kunden dieses Einsparpotenzial mit Hilfe zweier Werkzeuge, die jeweils stärker auf die Bedürfnisse von Einzel- beziehungsweise Firmenkunden zugeschnitten sind. SAP Biller Direct ist auf die Betreuung von Einzelkunden zugeschnitten. Die Java-Applikation erlaubt es Unternehmen, mit den entsprechenden Sicherheitsmechanismen im Internet Rechnungs- und Kontoinformationen aus ihrer Debitorenbuchhaltung zu präsentieren. Der Kunde eines solchen Unternehmens erhält eine Zugangskennung und ein Kennwort und besucht die für ihn relevante Seite im Internet. Das Rechnungs- und Buchhaltungsportal selbst führt keine eigenen Daten, sondern greift direkt auf das Buchhaltungssystem im Backend des Unternehmens zu. Diese nahtlose Integration unterscheidet SAP Biller Direct von eigenentwickelten Internet-Lösungen vieler Unternehmen. Zudem ist es dem Kunden möglich, nicht nur Zahlungen auf elektronischen Weg zu veranlassen, sondern dem Sachbearbeiter im Unternehmen auch Kommentare und Anmerkungen zu übermitteln. Diese Chance der Interaktion fehlt bei den meisten vergleichbaren Produkten.

Wertangebot SAP Biller Direct

Wertangebot SAP Biller Direct

Viele Online-Shops evaluieren derzeit die Möglichkeiten, mit SAP Biller Direct ihr Angebot auch um die Details der Finanzprozesse zu erweitern. Das Produkt ergänzt hier in idealer Weise die „Schwesterapplikation“ SAP Internet Sales. Starkes Interesse besteht bei Unternehmen darüber hinaus auch an Szenarien, um die Außendienstmitarbeiter via SAP Biller Direct online und im Self-Service aktuell über Konto, Rechnungen und Zahlungen ihrer Kunden zu informieren können; damit die Außendienstler optimal vorbereitet ins Gespräch mit dem Kunden gehen, ohne dadurch die Arbeitslast in der Debitorenbuchhaltung zu mehren.

Software für das Rechnungsnetzwerk zwischen Kunden und Lieferanten

Wertangebot SAP Biller Consolidator

Wertangebot SAP Biller Consolidator

Während SAP Biller Direct schwerpunktmäßig auf Business-to-Consumer- oder unternehmensinterne Prozesse zielt, ist der SAP Biller Consolidator sowohl für den Rechnungsaustausch im Business-to-Business als auch im Bereich der Endkunden ausgelegt. Es handelt sich bei SAP Biller Consolidator um eine Netzwerksoftware, die im zentralen Rechenzentrum eines Dienstleisters läuft. Jeder Teilnehmer des Netzwerks klinkt sich über das Internet auf dieser zentralen Software ein, so dass die ERP-Lösungen der beteiligten Unternehmen miteinander verbunden sind und sich Rechnungsdaten austauschen sowie der Zahlungsverkehr abwickeln lassen. Die Kunden der teilnehmenden Unternehmen wiederum können die Rechnungen verschiedener Rechnungssteller konsolidiert in einem Portal verwalten und bezahlen. Das umfassende Leistungsangebot – B2B und B2C sowie Rechnungs- und Zahlungsabwicklung in einem – unterstreicht die besondere Stellung des SAP Biller Consolidator im Markt.
Viele Unternehmen tauschen Daten bereits seit Jahren elektronisch per EDIFACT aus. Wer den Aufwand kennt, der für bilaterale Formatabsprachen, Aufbau der Punkt-zu-Punkt-Verbindungen und Fehlerbehandlung anfällt, versteht rasch, dass sich dieses Verfahren nur bei hohen Rechnungsvolumina und für technologisch führende Unternehmen lohnt. Bis heute ist es darüber hinaus bei diesem Verfahren immer noch erforderlich, den Datenstrom mit einer Papiersammelrechnung zu begleiten, damit der Empfänger die Vorsteuer geltend machen kann.
Das Konzept von SAP Biller Consolidator hingegen ist denkbar einfach. Ein Rechnungssteller sendet aus seiner ERP-Lösung die Rechnungsdaten in seinem Fakturaformat über eine sichere Internet-Verbindung an SAP Biller Consolidator. Die Betreiber konvertieren die Daten in das vom Empfänger gewünschte Format und versehen sie mit einer elektronischen Signatur. Auch der Rechnungsempfänger ist an die Plattform angeschlossen und kann daher die Rechnungsdaten oder auch ergänzende PDF-Dokumente direkt in seine ERP-Lösung überspielen.

  • Jeder Teilnehmer der Plattform unterhält nur eine Verbindung, erreicht damit aber eine Vielzahl von Lieferanten und Kunden.
  • Um Formate und Mehrwertsteuerkonformität (§14 UStG) kümmert sich SAP Biller Consolidator. Die angeschlossenen Unternehmen konzentrieren sich auf ihre Geschäfte.
  • Das Netzwerk für den Rechnungsaustausch ist nicht auf Teilnehmer mit SAP-Lösungen beschränkt. Gängige Standards wie EDIFACT oder XML werden unterstützt.

Die Hypovereinsbank und die Bayerische Landesbank bieten ein Rechnungsportal auf Basis des SAP Biller Consolidator an. Dem Netzwerk haben sich in Deutschland bisher unter anderem die Freudenberg AG, die Beiersdorf AG, die SAP Deutschland AG & Co. KG und Lufthansa AirPlus angeschlossen. In der Schweiz ist die Paynet (Schweiz) AG schon seit längerem als Anbieter etabliert.

Zwei Wege – ein Ziel

Welchen Weg Unternehmen heute einschlagen – SAP Biller Direct oder Anschluss an den SAP Biller Consolidator – hängt von deren spezifischer Situation ab. Experten gehen jedoch davon aus, dass mittelfristig ein Netzwerk entsteht, dass aus Direktverfahren und Konsolidierungsplattformen besteht. Ob ein Unternehmen heute eher mit einer Direktlösung startet oder bevorzugt auf eine elektronischen Dienstleistung zugreift, ist daher eigentlich unerheblich: Beides bringt sowohl das Unternehmen als auch dessen Geschäftspartner und Kunden dem Ziel näher, die Papierrechnung abzulösen.

Dr. Christoph Ernst

Dr. Christoph Ernst

1 comment

  1. Tobias Münch

    Der Beitag gibt einen guten Überblick ohne wirklich tiefgründig zu werden.

    Vor allem eine Quellenangeabe würde ich mir wünschen. Insbesondere die Arbeit von Ulrike Dähne interessiert mich.
    Ein Quellenverzeichnis in diese Richtung würde ich sehr begrüßen.

    Vielen Dank

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