Das Honorar muss stimmen

Feature | 4. Oktober 2005 von admin 0

Verlag C.H. Beck

Verlag C.H. Beck

Buchverlage stehen in einem Markt mit jährlich vielen Tausend Neuerscheinungen vor der Herausforderung, ihre Buchprojekte, beginnend bei der Produktidee, effizient zu managen und während des gesamten Lebenszyklus auf ihre Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. Das Wettbewerbsumfeld erfordert von den Verlagen kurze Realisierungszeiten für Buchprojekte und Kostenreduktion im Entstehungsprozess. Unterstützung leistet dabei eine optimale Systemintegration mit einer zukunftsfähigen IT-Struktur.
“Die Strategie des Beck-Verlags ist es, rund um einen Titel als zentralem Objekt ein integriertes System aus SAP-Bausteinen wie zum Beispiel Honorarabrechnung, Vertragsmanagement, Einkauf, Kampagnenmanagement, Werbeerfolgskontrolle bis hin zur Lagerverwaltung zusammenzusetzen. Dies erlaubt es, Kernprozesse des Verlages schnell, effizient und flexibel anpassbar abzubilden sowie die bestehende Systemplattform im Bereich Finanzbuchhaltung und die betriebenen Drittsysteme reibungslos einzubinden”, erklärt Dr. Christian Andres, CIO beim Verlag C.H. Beck.

Autorenbeziehungen als Erfolgsfaktor

Von besonderer Bedeutung für den Verlag sind dabei die Beziehungen zu seinen Autoren als Wertschöpfer der Verlagsleistung. Präzise und korrekt abgerechnete Honorare sind die Voraussetzung für eine produktive Zusammenarbeit. Im Rahmen der Honorarabrechnung des Verlags C.H. Beck werden rund 20.000 Abrechnungen pro Jahr durchgeführt. Komplexe Mehrverfasserwerke, das heißt Werke mit mehr als 50 Autoren und Herausgebern, aber auch viele unterschiedlicher Typen von Honorarverträgen wie Staffelhonorar, Pauschalhonorar, Vorschusszahlungen, oder Zahlungen an den Meilensteinen stellen hohe Anforderungen an dieses Aufgabenfeld. Eine zusätzliche Herausforderung sind dabei die neuen Geschäftsformen des Verlags wie die Beck-Online-Werke oder die kostenpflichtig nutzbaren Datenbanken des Verlages; sie stellen bei einem ständig steigenden Geschäftsumfang ganz eigene Anforderungen an Inhalt und Produktivität der Abrechnung.
Für die korrekte Abrechnung dieser Honorare sind Mengendaten aus dem Vertrieb wie verkaufte Auflage oder Klicks auf der Webseite mit den jeweils individuell getroffenen Vertragsbedingungen eines jeden Autors und seinen steuerlichen Vorgaben zu beachten. Aber auch die Fähigkeit, den Autoren jederzeit Auskunft zu geben, sowie die Möglichkeit individualisierter Abrechnungen sind wichtige Elemente des Abrechnungssystems, das Autoren durch Qualität und Service an den Verlag bindet.

Service erhöhen, Qualität verbessern, Wirtschaftlichkeit steigern

Genauso wichtig ist in Zeiten verschärfter Konkurrenz und steigender Kosten ein zeitnahes, titelbezogenes Controlling der Wirtschaftlichkeit und der Höhe des Kostenblocks Honorare. Die Honarabrechung muss deshalb reibungslos in die kaufmännischen Abrechnungs- und Führungssysteme des Verlags integriert sein.
Ziel des Verlags war einerseites, den gestiegenen fachlichen Anforderungen gerecht zu werden, wie sie komplexe Werke oder neue Vertriebswege stellen. Andererseits wollte Beck auch die Funktionalität der IT ausbauen und so weit wie möglich zu automatisieren um entsprechende Kosteneinsparungen zu erzielen. Davon waren die drei Bereiche Honorarabrechnung, Vertrags- und Lizenzmanagement betroffen. Im Bereich den Honorarabrechnung wollte der Verlag eine einfache und übersichtliche Abrechnung auch komplexer Werke und der Online-Datenbankangebote ermöglichen, Autoren zusätzlichen Service anbieten und verbesserte Auswertungen beziehungsweise Simulationen für Kalkulation und Controlling realisieren. Im Vertragsmangement galt es, durch die Lösung die Standardisierung von Verträgen zu unterstützen und zu erweitern. Der Workflow zur Anlage und Überwachung sollte verbessert und nach Möglichkeit automatisiert werden. Außerdem wollte Beck einen Servicepoint für Lektorate realisieren, in denen diese für die Betreuung der Autoren verantwortlichen Mitarbeiter alle relevanten Informationen für Ihre Arbeit einfach aufbereitet vorfinden. Hierzu zählen beispielsweise der Stand der Honorarzahlungen, die Verbuchung von Vorauszahlungen oder die Daten für die Einkommenssteuerabrechnung der Autoren. Im Bereich Lizenzmanagement galt es, die Überwachung und das Controlling der Verträge zu erleichtern, die Abrechnung für gekaufte Lizenzen zu vereinfachen und die Überwachung der Zahlungseingänge zu unterstützen.

Systeme und Prozesse neu ausrichten

Ein reiner Systemwechsel, das war den Verantwortlichen beim Beck Verlag von Anfang an klar, würde nicht ausreichen, um diese vielfältigen Zielsetzungen zu erfüllen. Notwendig war statt dessen, sowohl Systeme wie Abläufe und organisatorische Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, im Hinblick auf die oben gesetzten Ziele zu hinterfragen und – wo immer notwendig – neu zu gestalten.
In einem ersten Schritt wurden deshalb die Prozesse der zugeordneten Funktionen Honorarabrechnung, Vertrags- und Lizenzmanagement erhoben, mit Hilfe der Prozessoptimierungsplattform ARIS des SAP-Partners IDS Scheer modelliert und auf organisatorische sowie systembezogene Optimierungspotenziale hin analysiert. In Diskussionen und gemeinsamer Arbeit erstellten die Fachabteilung, Berater von IDS Scheer und die IT auf Basis der Analyseergebnisse Soll-Prozesse für die Verwendung von SAP IPM, leiteten die organisatorischen Abläufe ab und modellierten sie in ARIS. Das Projektteam überführte die in ARIS hinterlegten Prozesse automatisiert in den SAP Solution Manager, mit dessen Hilfe dann die Konfiguration des SAP IPM mit den Funktionen Autorenverwaltung und Honorarabrechnung von Lizenzeinkaufsverträgen erfolgte. Nach nur vier Monaten war der Prototyp der neuen Lösung aufgesetzt, der nach weiteren drei Monaten in den Pilotbetrieb ging. Mit dem Wechsel zum Geschäftsjahr 2006 wird die neue Lösung in allen Verlagsbereichen produktiv gesetzt.
Neben der Funktionalität der Lösung SAP IPM erwies sich der SAP Solution Manager in Kombination mit ARIS als der entscheidende Erfolgsfaktor für die Implementierung. Die Nutzung des mit SAP Solution Manager ausgelieferten Business Szenarios “Intellectual Property Management” führte zu einer erheblichen Vereinfachung und Beschleunigung der Implementierung. Anpassungen an individuelle Prozesse lassen sich durch ARIS mit hoher Geschwindigkeit und Effektivität, ohne Medienbruch quasi automatisiert vornehmen. Die IT-Lösung wird auf diese Weise optimal an die neuen Prozesse angepasst konfiguriert, der Implementierungsaufwand entscheidend reduziert. Da alle Änderungen dokumentiert werden, erhöht sich gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle über Systementwicklung, Anpassung und Nutzung.

Eine Frage der TCO

Reduzierte TCO, geringer Betreuungsaufwand, verkürzte Abrechnungsläufe, die höhere Automatisierung der Honorarabrechnung insbesondere bei Online-Honoraren, die Vereinfachung der Abrechnungssystematik, der bessere Autorenservice, die größere Transparenz und vereinfachte Kontrolle sowie die verbesserte Integration in die kaufmännische Abrechnung – das alles sind die Erfolge des Projekts. Dr. Andres: “Nun können wir mit unserer Honorarabrechnung auch auf Anforderungen der Zukunft, wie sie beispielsweise im Rechtemanagement oder bei Online-Produkten auf uns zukommen, rasch und flexibel reagieren. Unsere Autoren und unsere Kunden profitieren wie wir von dieser Lösung.”

Dirk  Beenken

Dirk Beenken

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