Das Plus an Transparenz

Feature | 6. Februar 2006 von admin 0

Nachlässigkeit bei der Verwaltung von Personaldaten kann kostspielig werden. Denn jedes Unternehmen muss eine Reihe von gesetzlichen Vorschriften erfüllen, man denke nur an Sarbanes-Oxley, Basel II oder das deutsche KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich). Werden diese nicht eingehalten, drohen rechtliche Konsequenzen. Sarbanes-Oxley zum Beispiel zielt auf größere Transparenz in den Unternehmen. Daher müssen alle Geschäftsprozesse vollständig nachvollziehbar, die daran beteiligten Personen bekannt sein und die Kontrollsysteme in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Dabei bezieht sich das Gesetz nicht allein auf die Finanzabteilung eines Unternehmens, sondern betrifft auch den Personalbereich.
Aus dieser Pflicht könnten die Unternehmen jedoch auch eine Chance machen und Kontrollwerkzeuge implementieren, die gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen erhöhen – zum Beispiel mit einer Software für die gesetzeskonforme Organisation von Personaldaten. Sie ermöglicht den berechtigten Personen jederzeit auch den Zugriff auf Informationen zur Budgetverwaltung oder über Berichtsstrukturen. Im Fall der Fälle kann damit schnell nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter für eine bestimmte Aktivität verantwortlich war.
Mit zunehmender Datenmenge fällt es den Unternehmen allerdings oft schwer, kritische Informationen konsequent von nicht-kritischen zu trennen. Gleichzeitig wächst jedoch die gesetzliche Nachweis- und Auskunftspflicht für alle Daten, die bei der Bilanzierung eine Rolle spielen – das sind unter anderem auch die Personaldaten. Um hier den Überblick zu behalten, ist ein enormer Aufwand nötig, der ohne Software-Unterstützung kaum zu leisten ist.
Sinnvoll sind daher Werkzeuge, mit deren Hilfe sich Personaldaten, wie Telefonnummer, Abteilung oder Planstelle, rasch ausfindig machen lassen, zum Beispiel der OrgPublisher for SAP Solutions von Aquire. Das Organisationstool visualisiert alle Informationen über die Mitarbeiter übersichtlich in Form von Organigrammen. Aus den Daten lassen sich aber auch Tabellen und Diagramme generieren, etwa über Budgetanalysen und Unternehmenshierarchien. Die dazu benötigten Angaben werden via Schnittstelle aus mySAP ERP Human Capital Management (mySAP HCM) importiert. Das Ergebnis lässt sich interaktiv im Intranet präsentieren.

Korrekte Daten, aktuelle Informationen

Klassische Organigramme sind ein wichtiges Werkzeug, um Beziehungen und Hierarchien innerhalb eines Unternehmens darzustellen. Neuen Mitarbeitern helfen sie beispielsweise, sich zurechtzufinden. Doch statisch aufbereitete Personaldaten veralten schnell. Die Organigramme sind nicht mehr aktuell, sobald der erste Mitarbeiter ausscheidet oder befördert wird, und manuelle Nachbesserungen sind aufwändig. Moderne Organisationstools vermeiden dies, indem sie Informationen automatisch aus den Personaldatenbanken auslesen und in der gewünschten Form aufbereiten.

Automatischer Datenabgleich

Automatischer Datenabgleich

Beim OrgPublisher for SAP Solutions wählt der Anwender in der Schnittstelle zu mySAP ERP HCM vordefinierte Felder aus und legt damit fest, welche Daten extrahiert und in einem Organigramm angezeigt werden sollen. Das können Kontaktinformationen sein, Angaben zur organisatorischen Zuordnung oder auch zum Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters. Zusätzlich lässt sich das Format festlegen, in dem die Informationen ausgegeben werden. Wie auch in klassischen Organigrammen werden in der Darstellung die Stellungen und Hierarchien im Unternehmen visualisiert. Der regelmäßige Abgleich mit der Bezugsquelle sorgt für die Richtigkeit und Verlässlichkeit der Daten. Dabei bezieht die Software in festgelegten Abständen aktuelle Informationen aus mySAP ERP HCM. Der Anwender kann über eine Abgleichfunktion auf einen Blick feststellen, welche Veränderungen es in der Unternehmenshierarchie oder der Berichtsstruktur gegeben hat. Auf diese Weise wird unter anderem auch verhindert, dass versehentlich Zahlungen an bereits ausgeschiedene Mitarbeiter geleistet werden.
Wie die Daten aufbereitet werden, bestimmt der Anwender individuell. Je nach Anforderung kann er Inhalte ein- und ausblenden und neue Informationen zusätzlich auswerten lassen. Die Inhalte können vor der Darstellung näher spezifiziert werden, beispielsweise mit Hilfe von Filtern. Auf diese Weise sind besondere Qualifikationen, wie Fremdsprachenkenntnisse oder Auslandserfahrung, auf einen Blick ersichtlich. Auch externe Beziehungen mit Partnerunternehmen lassen sich berücksichtigen. Von der Planstellenhierarchie, der Veranstaltungsplanung bis hin zu einem Qualifikationskatalog unterstützt die Software den Anwender bei der Suche und der Aufbereitung der gewünschten Daten.

Höhere Transparenz, geringere Kosten

In jedem Unternehmen liegen für jeden Mitarbeiter auch personenbezogene Daten vor, die über die Zuständigkeit der Personalabteilung hinausgehen. Das beginnt mit dem Notebook, geht über den Firmenwagen und reicht bis hin zum IT-Benutzerprofil. Außerdem kommt jeder Mitarbeiter mit einer Vielzahl von Abteilungen in Berührung. Die gegenseitigen Verflechtungen sind aber häufig undurchsichtig und die jeweiligen IT-Systeme nur mangelhaft integriert. Dabei ist Transparenz die Voraussetzung für effiziente Planungsprozesse für Personal, Betriebsmittel und zugeordnete Budgets.

Einblick in Budgets

Einblick in Budgets

Der OrgPublisher for SAP Solutions begegnet dieser Problematik mit dem Ansatz „Unified Workforce Intelligence“. Er aggregiert alle entscheidenden Daten zu Mitgliedern einer Organisation oder eines Unternehmens aus mySAP ERP HCM und visualisiert sie anschließend in einer Übersicht. Bislang war das aufgrund der mangelnden Integration der Softwaresysteme und der einzelnen Abteilungen höchst aufwändig. Die Verbindung von detaillierten Finanzkennzahlen aus ERP-Anwendungen mit Personaldaten und Berichtstrukturen aus HR-Systemen erleichtert es nun aber den Führungskräften, Entscheidungen bei der Personalplanung oder der Budgetierung zu fällen und gleichzeitig unnötige Kosten zu vermeiden.
Wichtig bei der Implementierung eines solchen Organisationswerkzeugs ist die Kompatibilität zu anderen Anwendungen. Um unternehmenskritische Daten auf einer Plattform aufzubereiten, müssen alle Lösungen, aus denen diese Informationen stammen oder in die sie übertragen werden sollen, miteinander kommunizieren können. Idealerweise lässt sich der OrgPublisher for SAP Solutions im Intranet mit anderen Anwendungen verknüpfen. Schnittstellen ermöglichen den Wechsel – beispielsweise aus Word oder Excel – direkt in bestimmte Positionen eines Organigramms. Suchfunktionen unterstützen den Anwender dabei, die richtigen Informationen zu finden. Auf Wunsch kann er die Aufbereitung dann visuell attraktiv gestalten und die Organisationsdiagramme zum Beispiel in PowerPoint übertragen.

Andrew Simmons

Andrew Simmons

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