Vom Datenmanagement zum ILM

Feature | 8. August 2007 von admin 0

Lange war das Datenmanagement die etablierte Strategie, um das zunehmende Volumen an Daten durch unterschiedliche Methoden – Vermeiden, Verdichten, Löschen oder Archivieren – zu bewältigen. Dabei konzentrierten sich Unternehmen in erster Linie darauf, ihre Gesamtbetriebskosten zu senken. Inzwischen reicht das Datenmanagement allein jedoch nicht mehr aus, da Unternehmen außer den Kosten zunehmend andere Faktoren berücksichtigen müssen. Beim Umgang mit Daten sind gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Risiken zu minimieren – und dies möglichst effektiv. Unternehmen müssen beispielsweise sicherstellen, dass sie mit den Vorgaben für die Datenaufbewahrung vertraut sind und diese auch richtig anwenden. Für die Bewältigung der umfassenderen Herausforderung, gleichermaßen die Kosten, die gesetzlichen Vorschriften und mögliche Risiken zu berücksichtigen, hat sich der Aufbau einer effektiven ILM-Strategie als entscheidender Ansatz herauskristallisiert.

Der ILM-Ansatz für den Umgang mit Daten und Informationen ist ganzheitlicher als das reine Datenmanagement; Unternehmen, die noch keine ILM-Strategie besitzen, sollten daher die Entwicklung einer Solchen in Angriff nehmen. Eine wesentliche Voraussetzung dafür sind geeignete Werkzeuge, die Anwender dabei unterstützen, ILM effektiv umzusetzen.

Solide Grundlage für ILM

Eine gute Datenmanagement-Strategie ist bereits eine solide Basis für ILM. Effektives Datenmanagement trägt dazu bei, die Kosten zu senken, indem es das Datenvolumen verringert und Redundanzen vermeidet – beides wichtige Faktoren für ein effizienteres Informationsmanagement. Auf dieser kostenorientierten Grundlage geht es beim Aufbau einer umfassenden ILM-Strategie darum, eine dauerhafte Balance zwischen den Gesamtbetriebskosten, dem Risiko und Gesetzeskonformität zu finden. Zudem müssen die Möglichkeiten für eine bessere Informationsverwaltung im Unternehmen definiert, dokumentiert und die entsprechenden Strategien entwickelt werden.
Bisher waren Anwender in Bezug auf Risiko und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften weitgehend sich selbst überlassen. Richtlinien für die Aufbewahrung und Vernichtung von Daten mussten niedergeschrieben und separat auf die verschiedenen Datentypen im System angewandt werden: Hier ist zu unterscheiden zwischen strukturierten Daten, also Geschäfts- oder Bewegungsdaten, und unstrukturierten Daten, zum Beispiel gescannte Rechnungen, Drucklisten oder Medien- und Tondateien. Da bei diesem Vorgehen die Richtlinien an verschiedenen Stellen abgelegt sind und keine Möglichkeit besteht, ihre Einhaltung sicherzustellen, lässt sich damit nicht garantieren, dass alle Anwender ihre Dokumente und Daten nach den selben Regeln verwalten. Letztlich kann allein schon der Anspruch überwältigend sein, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten zu verstehen, insbesondere bei Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind.
Gesetze zum Umgang mit digitalen Daten unterscheiden häufig nicht klar zwischen Daten und Informationen. Wenn eine Richtlinie verlangt, dass Daten zu früheren Mitarbeitern nach einer bestimmten Zeit zu vernichten sind, ist damit gemeint, dass alle Informationen zu diesen Personen vernichtet werden müssen. Es hätte also keinen Sinn, die Daten über einen Mitarbeiter zu vernichten, wenn die Informationen über diese Person noch in anderen Datenobjekten vorhanden wären.
In solchen Fällen lässt sich nur dann Gesetzeskonformität herstellen, wenn alle Datensätze vernichtet werden, die Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter enthalten. Um das Risiko zu vermeiden, Datenschutzgesetze oder sonstige gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung von Daten nicht einzuhalten – insbesondere in den Bereichen Steuerrecht und Produkthaftung –, müssen Unternehmen wissen, wo sich relevante Informationen befinden und in welchem Format sie vorliegen, und zwar über den gesamten Lebenszyklus der Informationen hinweg.

SAP-Entwicklung berücksichtigt Kundenanforderungen

Angesichts der Notwendigkeit eines umfassenden Informationsmanagements, entwickeln immer mehr SAP-Kunden eigene ILM-Strategien. Aus diesem Grund sah das ILM Influence Council der Americas’ SAP Users’ Group (ASUG) einen Bedarf an Softwaretools, mit denen sich eine solche Strategie festlegen und steuern lässt. Im Rahmen des Influence Councils identifizierten SAP und Kunden verbreitete Problemfelder im Bereich ILM und erstellten für die SAP-Entwicklung eine Liste mit Anforderungen – beispielsweise zur Verwaltung von Aufbewahrungsregelwerken. Der Software-Hersteller begann anschließend damit, die benötigten Werkzeuge für ILM zu entwickeln. Aus dieser Zusammenarbeit entstand zum Beispiel auch der Information Retention Manager (IRM).
Auf diese Weise sollen weitere Werkzeuge und Anwendungen entwickelt werden, mit denen Anwender ihre Regeln zur Datenaufbewahrung zentral verwalten und Aufgaben im Bereich ILM erledigen können, etwa die Vernichtung von Daten und gesetzliche Sperrvermerke (legal holds).

Den Aufwand für ILM verringern

Im gleichen Maße wie Unternehmenssoftware das Datenmanagement unterstützt, stellen spezielle Werkzeuge durch eine starke Prozessautomatisierung die fehlenden Verbindungen zu einer umfassenden ILM-Strategie her. Dazu zählt der Information Retention Manager (IRM), der Ende 2007 im Rahmen eines Enhancement Package für SAP ERP 6.0 zur Verfügung stehen soll. Mit IRM können Anwender alle internen und externen Regelwerke für die Aufbewahrung strukturierter und unstrukturierter Daten zentral verwalten – und zwar sowohl innerhalb als auch und außerhalb ihrer SAP-Lösungen. Mit IRM lassen sich außerdem Aufbewahrungsregeln für Papierdokumente erfassen. Das Werkzeug bewahrt die Regeln, die den Lebenszyklus aller Daten und Dokumente bestimmen, an einem zentralen Ort auf und erlaubt somit eine effizientere und konsistentere Informationsverwaltung. Ein solches zentrales Management-Tool als Bestandteil der Unternehmenssoftware, also dicht am Ursprung der Daten, bringt große Vorteile, da die Integration und die Beziehungen der Geschäftsdaten in den Anwendungen eingebettet sind.

Die Technologie zur Datenaufbewahrung im Detail

Die Stärke von IRM ist seine Flexibilität. Anwender können damit in ihrer Lösung Aufbewahrungsregeln für verschiedene Objekttypen eingeben – zum Beispiel für Kundenaufträge, Rechnungen oder Finanzbelege. Darüber hinaus lassen sich verschiedene Aufbewahrungsregeln pro Objekttyp eingeben. Dabei werden Regelkategorien verwendet, die den jeweiligen Objekttypen am besten entsprechen und die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Abteilungen an die Informationen widerspiegeln. Denn Unternehmen besitzen unter Umständen unterschiedliche Regeln, um sowohl interne als auch externe Anforderungen abzudecken, etwa „Steuerrecht“ oder „Produkthaftung“. Die Aufbewahrungsregeln definieren die Vorgaben für minimale und maximale Aufbewahrungsfristen, die Kriterien für den Beginn der Aufbewahrungsfrist oder die Richtlinien dafür, welches Speichersystem zu verwenden ist, falls Daten während dieser Aufbewahrungsfrist archiviert werden müssen. Der Anwender kann außerdem die Residenzzeit angeben, die festlegt, wie lange Daten in der Datenbank verbleiben müssen, bis sie archiviert werden können.
Die von den Anwendern eingegebenen Regeln beschreiben, wann Objekte archiviert werden sollten, wo sie zu speichern sind und wann sie vernichtet werden müssen. Bei der Archivierung prüft das System zunächst, ob das Objekt als nicht änderbar betrachtet wird und ob die geforderte Residenzzeit erreicht ist. Werden die Aufbewahrungsregeln eingehalten, lässt sich das Objekt an das Speichersystem übergeben. Soll das Objekt ohne Archivierung vernichtet werden, prüft IRM zunächst, ob die Mindestaufbewahrungsfrist erreicht ist. Bei der Archivierung eines Objekts, muss das Speichersystem sicherstellen, dass die vorgegebenen Regeln zur Zugriffsberechtigung eingehalten werden. Darüber hinaus lassen sich Daten nur dann vernichten, wenn sie keine gesetzlichen Sperrvermerke haben. Sind Daten in einem Gerichtsverfahren relevant oder könnten sie es werden, können Behörden diese sperren. Dann ist die Vernichtung dieser Daten erst dann möglich, wenn die gesetzliche Sperre aufgehoben ist.

Weit mehr als reine Datenablage

Anders als bei ILM-Lösungen, die sich nur auf den Ablageaspekt des Informationsmanagements konzentrieren, decken die SAP-ILM-Tools den gesamten Lebenszyklus von Informationen ab – von ihrer Erstellung in der Datenbank über die Archivierung in einem Ablagesystem bis hin zu ihrer endgültigen Vernichtung. Dieser Lebenszyklus beginnt bereits, wenn ein Datensatz in einer ERP-Anwendung erstellt wird, nicht erst bei der Ablage dieser Daten. Auf der Ebene des Ablagesystems lassen sich die betriebswirtschaftlichen Abhängigkeiten und Beziehungen von Belegen nicht ohne zusätzliche Metadaten ermitteln – eine echte Klassifizierung der Belege ist damit recht schwierig. Daher kommt es darauf an, ILM als umfassenden, ganzheitlichen Ansatz zu sehen. Technologisch bedeutet das, dass die Ablageseite eines Systems in der Lage sein muss, mit der Anwendung zu kommunizieren und dieselben ILM-Funktionen zu unterstützen – etwa das Vernichten von Daten.

Um sicherzustellen, dass IRM eine möglichst umfassende ILM-Unterstützung bietet, hat sich SAP bei der Entwicklung des Tools eng an den Anforderungen seiner Kunden sowie an offizielle Richtlinien zum Umgang mit Daten und Informationen orientiert. Zu den wichtigsten Richtlinien gehören der „Design Criteria Standard for Electronic Records Management“ (DoD 5015.2-STD) in den USA und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) in Deutschland. Zwar erhebt IRM nicht den Anspruch, automatisch allen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, jedoch unterstützt das Tool die DoD-konforme Verwaltung elektronischer Informationen, indem es die Möglichkeit bietet, verschiedene Regeln für verschiedene Interpretationen desselben Datensatzes festzulegen.
ILM hilft Unternehmen dabei, bei der Verwaltung von Informationen die Faktoren Gesamtbetriebskosten, Risikoverringerung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in den Griff zu bekommen. Erreichen lässt sich dies nur durch einen ganzheitlichen und umfassenden Ansatz beim Information Lifecycle Management. Vorraussetzung dafür sind technologische Innovationen, die eine weitgehende Automatisierung von ILM-Prozessen unterstützen. Das Datenmanagement ist weiterhin einer der Hauptpfeiler des ILM, jedoch füllen neue Technologien wie IRM die verbleibenden Lücken auf dem Weg zu einer umfassenden ILM-Strategie.

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