DEKRA: Der Mitarbeiter als erfolgreicher Selbstverwalter

Feature | 6. Februar 2009 von Andreas Blumendorf, Human Capital Management, treorbis GmbH 0

HU-Plakette auf dem hinteren Fahrzeugkennzeichen als sichtbares Zeichen für die bestandene Prüfung Foto: DEKRA

SAP ERP HCM
Die SAP-Lösung für Personalwirtschaft ist Bestandteil der SAP Business Suite. SAP ERP HCM unterstützt Personalabteilungen in den Kernaufgaben Administration, Zeitwirtschaft und Reisemanagement, beim Talent Management und der Personaleinsatzplanung sowie der strategischen Personalarbeit. Außerdem gewährleistet die Lösung die Einhaltung nationaler und internationaler Bestimmungen.

ESS sind Intranet-Dienste für Mitarbeiter, mit denen sie ihre eigenen Personaldaten verwalten und wichtige personenbezogene Informationen abrufen können. DEKRA startete mit ESS bereits in den 1990er Jahren. Die Beschäftigten konnten schon damals auf das Gleitzeit-System, ihre Urlaubsplanung sowie ein internes Telefonbuch zugreifen und ihre Daten teilweise selbst pflegen. Mit dem Ende der Großrechner-Ära und der damit verbundenen IT-Umstrukturierung wechselte die DEKRA auf SAP ERP HCM (vormals SAP Human Ressources, SAP HR). Dabei wurden auch die ESS-Anwendungen ausgebaut und auf den neuesten Stand gebracht. Doch damit war der „Werdegang“ dieser Dienste nicht zu Ende, denn sie werden bis heute fortlaufend weiter entwickelt.

Michael Rothenhöfer, Leiter Personalsysteme bei der DEKRA AG, betont, dass der Betriebsrat dabei immer mit im Boot ist: „Alle ESS-Entwicklungen verlaufen im Einvernehmen mit unserem Betriebsrat – ein Punkt, den wir hoch ansetzen. Schließlich geht es um vertrauliche Mitarbeiter-Daten.“ An den Entwicklungen sozusagen seit der ersten Stunde beteiligt ist auch der SAP-Partner treorbis. Rothenhöfer: „treorbis unterstützt uns auf der ganzen Linie bei unseren ESS, sowohl auf Beratungs- als auch auf Implementierungsseite. Aufgrund des großen SAP-Wissens und der hohen Entwicklungskompetenz dieses Unternehmens profitieren wir von dieser Zusammenarbeit, die sich auch auf andere Bereiche ausdehnt.“

Mehr als die Verwaltung von Basisdaten

Andreas Blumendorf, Human Capital Management, treorbis GmbH (Foto: treorbis)


Inzwischen existiert eine Bandbreite an Diensten, mit denen die DEKRA-Mitarbeiter ihre Daten selbst pflegen können. Zu den Basisfunktionen gehört die Verwaltung der persönlichen Daten wie Angaben zur Person, Adresse oder Bankverbindung. Ein weiteres größeres ESS-Szenario ist die Genussrechteverwaltung. Die DEKRA-Genussrechte sind ein System zur Beteiligung der Mitarbeiter am Unternehmenserfolg. Ähnlich wie bei Aktien erhalten die Mitarbeiter durch den Erwerb dieser Rechte den Anspruch auf eine prozentuale Beteiligung am Unternehmensgewinn. ESS dienen zudem als Informationsmedium für hausinterne Weiterbildungsveranstaltungen und für die Suche nach einem bestimmten Ansprechpartner im Mitarbeiterverzeichnis.

Zudem verbessern sie den Workflow für die Zeitwirtschaft, in der unter anderem Urlaubs- oder andere Abwesenheitszeiten verwaltet werden. Rothenhöfer dazu: „Früher wurden Urlaubsanträge von den Mitarbeitern, den Führungskräften und den Zeitbeauftragten in jeweils verschiedenen Systemen abgewickelt. Jetzt führen wir die Prozesse auf die wesentlich Beteiligten zurück und haben so Schnittstellen sowie Medienbrüche eliminiert.“ Der Mitarbeiter sendet nun seinen Urlaubsantrag ab, woraufhin sein Vorgesetzter eine E-Mail mit einem Link auf die ESS erhält. Auf einen Klick sieht er den Antrag und bearbeitet ihn. Gibt er grünes Licht, landet diese Information sofort in der Zeitwirtschaft der Personalwirtschaftslösung SAP ERP HCM.

Dynamischer Ansatz

Da die Mitarbeiter der verschiedenen Gesellschaften der DEKRA ganz unterschiedliche Funktionen benötigen, sind die Menüs der Dienste je nach Gesellschaft und Mitarbeitergruppe individuell gestaltet. Dies sorgt für Funktionsvielfalt, eine einfache Bedienung sowie eine hohe Akzeptanz der Benutzer. Bisher nutzen rund 7.500 Mitarbeiter die personaldatenbezogene Selbstverwaltung. Die DEKRA Automobil GmbH ist schon länger komplett angeschlossen, weitere Gesellschaften wurden und werden sukzessive integriert.

Jede Seite gewinnt

Michael Rothenhöfer, Leiter Personalsysteme bei der DEKRA AG (Foto: DEKRA)


Die Beschäftigten haben jederzeit Zugriff auf die ESS. Sie benötigen lediglich den Zugriff auf das Intranet und einen Browser. Die Benutzerführung ist einfach und intuitiv. Langwieriges Telefonieren nach dem richtigen Ansprechpartner und lästiger Papierkrieg sind passé. Der eigene Anteil an den Personalverwaltungsprozessen wächst und mit ihm das Gefühl der Eigenverantwortung. Und nicht nur das Personal profitiert: Die offensichtlichsten Vorteile der Dienste für die Unternehmensstruktur sind Transparenz, Unabhängigkeit und Aktualität. Hinzu kommen flexiblere Auswertungen und beschleunigte Abläufe. Die Personalabteilungen können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, Führungsentscheidungen werden qualifizierter getroffen.

Da Informationen nun kaum noch auf dem Papierweg verteilt werden, ergeben sich zudem deutliche Einsparungen bei Prozesskosten. Hinzu kommen viele kleinere, nicht messbare Einsparungen wie die schnellere Reaktion von Führungskräften auf Mitarbeiteranfragen und viele kleine Produktivitätsverbesserungen. Diese führen zu Qualitätsverbesserung und der Beschleunigung von Prozessen.

Ausblick

ESS sind und bleiben ein hochaktuelles Thema im Konzern, wie Rothenhöfer bekräftigt: „Unser Personalvorstand ist von diesen Services überzeugt und fordert ihren weiteren Ausbau. Wir wollen unsere Mitarbeiter-Dienste weiter ausrollen, und zwar flächendeckend auf alle Gesellschaften. Außerdem entstehen laufend inhaltliche Neuheiten. So haben wir kürzlich in punkto Gehaltsabrechnung den Entgeltnachweis eingebaut. Aktuell entwickeln wir weitere Services für unsere Sachverständigen zum Reporting ihrer Produktionsdaten. Weiterhin soll eine Funktion für Qualifikationsdaten, zum Beispiel Sprachkenntnisse, zur Selbsteinschätzung hinzukommen.“

DEKRA
Der international tätige DEKRA-Konzern widmet sich der Steigerung von Sicherheit und Wirtschaftlichkeit beim Umgang der Menschen mit Technik, Umwelt und Mobilität. Zum Portfolio gehören u.a. Fahrzeugprüfungen, Gutachten, Industrieprüfdienstleistungen, Zertifizierungen und Ausbildungsangebote. In mehr als 100 Tochtergesellschaften und Beteiligungen sind mehr als 17.000 Mitarbeiter tätig, die jährlich einen Umsatz von rund 1,3 Milliarden Euro erwirtschaften.

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