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Den Change verstehen

15. Oktober 2015 von Andreas Schmitz 0

Erst identifizieren wir, welche Veränderungen das Projekt BierKuLT für die Mitarbeiter nach sich zieht. Dann entscheiden wir, wie und ob Prozesse verändert werden.

Ein neues ERP einzuführen, ist nicht „ohne“. Und das geht weit über die Technik hinaus. Zwar gibt es viele Prozesse, die bald flüssiger laufen werden. Doch wird es auch Tätigkeiten geben, die sich verändern oder wegfallen. Und sobald das passiert, sind Mitarbeiter sofort betroffen. Um sich einen Überblick zu verschaffen, stellen wir gerade eine Impact Matrix zusammen. Darin sind wichtige Veränderungen erfasst, die wir uns eine nach der anderen anschauen werden.

Impact Matrix: Veränderungen eine nach der anderen anschauen

Beispielsweise werden Lagereingänge bisher nicht sofort beim physischen Einlagern der Ware eingebucht. Drei oder viermal am Tag nimmt sich ein Mitarbeiter den neuen Stapel an Lieferscheinen und tippt sie ins System. Künftig fordert das System „zeitnahe Buchungen“ ein, um Folgeprozesse nicht zu behindern. Wie das sofortige Buchen des Lagereinganges mit der operativen Praxis am besten vereinbar ist, werden wir diskutieren müssen. Klar ist: Der Mitarbeiter muss seine Arbeitsweise ändern.

Zudem gibt es bis jetzt „nur“ eine Auftragserfassung. Gibt es bereits Anmerkungen zu künftigen Aufträgen, die aber noch nicht anstehen, wurde das zusätzlich in den Auftrag getippt. Die Folge davon ist, dass Mitarbeiter, die die Bestellung bearbeiten, nicht nur Zahlen, sondern auch die individuellen Zusatzinfos sehr genau lesen müssen. Künftig wird es einen so genannten Nachladeauftrag geben. Der wird gleich mit angelegt und es muss nicht mehr alles über Text gelöst werden.

Ohne große Diskussionen wird der „dynamische Bestellvorschlag“ wohl angenommen werden. Er ermöglicht dem Call-Center-Agent, der Bestellungen der Kunden entgegen nimmt, dass er nicht mehr das Mustersortiment angezeigt bekommt, sondern die Einkaufshistorie des Anrufers.

Insgesamt habe ich den Eindruck, dass die meisten Mitarbeiter den Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sind. Dennoch wird es immer wieder Diskussionsbedarf geben, und manchmal gerade dann, wenn man etwa noch nicht einmal für kommunikationswürdig hält.

So soll es künftig eine kundenspezifische Angebotsvorschau geben, aus denen sich der Mitarbeiter aus dem Verkauf allerdings auf Einzelkonditionen zurückschließen muss. Dabei hat eine Kundeninfo bisher auf einen Blick die wichtigsten Vereinbarungen wie etwa Rabatte für den Kunden aufgelistet. Das ist für den Verkauf lebenswichtig. Trotzdem wurde das im Projekt lange nicht behandelt. Ich hoffe, dass wir auch dafür eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung finden.

Feedback der internen Kollegen abwarten

Eins ist klar: Sobald wir die Themen auf unserer Impact Matrix zusammen haben und diskutiert haben, werden wir sehr viel mit den Mitarbeitern sprechen. Dann werden wir auch erstmals das Feedback von Kollegen bekommen, die bisher noch wenig von dem Projekt wissen und vor allem nicht, inwieweit es ihre Arbeit konkret betrifft. Ich bin sehr gespannt, wie das läuft.

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