Den Kopf frei fürs Kerngeschäft

Feature | 11. Januar 2005 von admin 0

SüdLeasing GmbH

SüdLeasing GmbH

Noch immer herrscht in der Leasingbranche der Irrglaube, dass sich die Geschäftsprozesse der einzelnen Anbieter signifikant voneinander unterscheiden. Demzufolge setzen viele Unternehmen auf Individualsoftware, deren Entwicklung und Pflege erhebliche Ressourcen bindet. Doch etliche Standardsoftwarelösungen decken die typischen Leasingprozesse ab. Dazu zählen die Abläufe der Anbahnungs-, der Genehmigungs- und Beschaffungsphase sowie der Verwaltungsphase.
Während mit der Anbahnungsphase die Akquisition von Kunden, die Kalkulation eines Geschäftes und die Abgabe von Angeboten gemeint ist, geht es in der Genehmigungs- und Beschaffungsphase um die Bonitätsprüfung des Kunden, die Beschaffung der Finanzmittel und den Erwerb oder die Erstellung des Objektes. In der dritten, der Verwaltungsphase, werden laufende Eingangsrechnungen bearbeitet, die Kosten überwacht und Vertragsanpassungen inklusive der Beendigung des Vertrages durchgeführt.

Ausnahmen beim Immobilienleasing

Diese Prozesse sind im Mobilienleasinggeschäft ähnlich und werden von gängigen Standardsoftwarelösungen abgebildet. Anders verhält es sich mit dem Immobilienleasing. Dort existieren individuelle Anforderungen, die von vielen Standardlösungen nicht oder nur unzureichend berücksichtigt werden. Hierzu zählt etwa die Unterstützung der Bauphase eines Immobilienobjekts, die Möglichkeit zur Umsatzsteuer-Option oder kundenindividuelle Vertragsgestaltungen und deren Abbildung in der IT.
Die SüdLeasing GmbH suchte eine Softwareplattform, die bei den Vorteilen einer Standardlösung die Besonderheiten des Immobilienleasings berücksichtigt. Die Lösung fand sich in SAP R/3. “Der Vorteil dieser ERP-Lösung besteht darin, dass sie sich um die spezifischen Funktionalitäten, die für das Immobilienleasing erforderlich sind, erweitern lässt”, begründet Herbert Meinzer, Leiter Anwendungsbetreuung bei der SüdLeasing GmbH. Deshalb führte das Unternehmen im Dezember 2001 zusammen mit im Immobilienleasing erfahrenen Beratern der SAP AG die Module Finanzbuchhaltung (FI), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Real Estate (IS-RE), Treasury und Darlehensmanagement (TR-LO), Controlling (CO), Corporate Finance Management (CFM) und Projektsystem (PS) ein. Heute ist das Immobilienleasing-Geschäft der SüdLeasing weitgehend in SAP R/3 abgebildet. Doch nach der erfolgreichen Einführung stand SüdLeasing vor der Frage, wer die Lösung betreuen soll. Das Unternehmen selbst verfügt nur über eine kleine IT-Abteilung. “Daher war klar, dass wir um das Thema Outsourcing nicht herumkommen würden”, erinnert sich Meinzer an die Situation zu Beginn des Jahres 2002.

Outsourcing entlastet von aufwändiger Wartung

Die Pflege und Wartung aller Systeme und Anwendungen durch eigene Kräfte konnte keine Dauerlösung sein. Wertvolle personelle Ressourcen fehlten dadurch fürs Kerngeschäft. Als Alternative bot sich Outsourcing an. Neben einer Entlastung der Mitarbeiter von Wartung und Pflege der IT-Landschaft sieht Johannes Kronauer, Leiter Datenverarbeitung bei SüdLeasing einen weiteren Vorteil: “Ein externer Partner erkennt Optimierungspotenziale besser.” SüdLeasing entschied sich deshalb dafür, Unterstützung bei einem renommierten Outsourcing-Partner zu suchen.
“Wichtig war uns dabei, dass sich der Dienstleister nicht nur mit SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen auskennt, sondern auch Verständnis für das Leasinggeschäft mitbringt”, so Kronauer weiter. Zurzeit unterhält das Unternehmen neben den SAP-Modulen auch Lotus-Notes-Anwendungen und selbstentwickelte Lösungen für das Mobilienleasing sowie Schnittstellen zum IT-System der Muttergesellschaft LBBW. Über die fachliche Kompetenz hinaus legte SüdLeasing Wert darauf, dass mit dem in Frage kommenden IT-Dienstleister die “Chemie stimmt”. “Gerade wenn es um die Verwaltung geschäftskritischer Daten geht, ist eine starke Vertrauensbasis das A und O”, betont Kronauer. Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium war die Zukunftssicherheit. “Wir wollten sichergehen, dass unser Partner auch noch in zehn Jahren auf dem Markt ist.”
Ausgehend von diesen K.O.-Kriterien fiel die Wahl im Zuge eines dreimonatigen Auswahlverfahrens auf die cellent AG. Das notwendige Verständnis für die technologischen und fachlichen Besonderheiten bei SüdLeasing eigneten sich die verantwortlichen cellent-Betreuer in einer achtwöchigen Einarbeitungsphase an. Sie unterstützten SüdLeasing zunächst bei der Installation der SAP-Lösung, erstellten beispielsweise Mandanten und definierten Benutzerrollen.

Wissens-Forum Service-Review

Mit dem Produktivstart der SAP-Lösung übergab SüdLeasing die Anwendungen der IT-Infrastruktur Schritt für Schritt ins Outsourcing. Am 1. Januar 2002 übernahm cellent bei der SüdLeasing GmbH die Basisadministration von SAP R/3 im Second-Level-Support für die gesamte SAP-Systemlandschaft. Sechs Monate später wurde der Aufgabenbereich für cellent um den SAP-R/3-Applikationsservice im Second-Level-Support erweitert. Für die Übernahme des Applikationsservice wurde ein Remote-Zugang per Virtual Private Network (VPN) eingerichtet.

Umsetzung leasingspezifischer Kleinprojekte

Umsetzung leasingspezifischer Kleinprojekte

Zur Basisadministration und dem Applikationsservice zählen etwa das Customizing von Funktionalitäten, die Weiterentwicklung der Anwendungen und verschiedene Auswertungen. So erstellt cellent beispielsweise alle sechs Wochen einen Service-Review, und erstattet darin über die in diesem Zeitraum erbrachten Dienstleistungen Bericht. Die cellent-Berater analysieren aufgetretene Probleme und erarbeiten unter anderem Lösungsvorschläge, deren Umsetzung im Rahmen eines gemeinsamen Treffens besprochen werden. Außerdem dient der Review dazu, standort- und abteilungsübergreifende Prozesse zu verbessern und IT-technisch zu unterstützen. Ein Beispiel dafür ist das neu hinzugekommene Geschäftsmodell “Mietkauf”, das nun durchgängig in der ERP-Lösung abgebildet ist. Die Ergebnisse des Service-Reviews werden protokolliert und dem Management sowie den entsprechenden Abteilungen elektronisch über das Intranet zur Verfügung gestellt. Somit profitieren auch diejenigen Mitarbeiter von einem Wissenszuwachs, die nicht direkt am Service-Review teilnehmen konnten. “Der Service-Review ist eine Art Wissensforum, das verschiedene Lösungsansätze für ein bestimmtes Problem zusammenbringt und alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand bringt”, fasst Meinzer den weiteren Nutzen zusammen.
Die Serviceprozesse zwischen SüdLeasing und cellent sind klar definiert – von der Fehlermeldung über die Problembehebung bis zur Rückmeldung und Dokumentation. Als Servicezeit wurde für SAP-Anwendungen der Zeitraum von acht bis 17 Uhr vereinbart. Der Benutzerservice ist bis 19 Uhr erreichbar. Für verschiedene Problemfälle sind Reaktionszeiten von höchstens zwei Stunden bis zu 16 Stunden oder nach Absprache vereinbart.

Starke Nachfrage nach Benutzerservice

Im dritten Schritt wurde zum 1. April 2003 ein Benutzerservice aktiviert. “Der Benutzerservice funktioniert sehr gut”, so heute der Tenor unter den 450 SAP-Anwendern bei SüdLeasing. Alle vier Wochen treffen sich die Berater von cellent und Mitarbeiter von SüdLeasing, um gemeinsam Optimierungspotenziale beim Benutzerservice zu erschließen. Detaillierte Rückmeldungen und Fehlerstatistiken werden zentral zur Verfügung gestellt. “Damit bekommen wir erstmals schwarz auf weiß, was wir bisher nur ahnten, zum Beispiel, dass es mit den verwendeten PCs immer wieder Probleme gab”, so Kronauer. “Wir haben darauf hin gemeinsam beschlossen, eine Standardisierung anzustreben vor dem Hintergrund eines PC-Lifecycle-Managements. Heute haben wir gewissermaßen einen Standard-PC, der deutlich weniger Probleme bereitet als in der Vergangenheit”, resümiert Kronauer. Für ihn sind die Dienstleistungen ein wichtiger Schritt in Richtung effiziente und qualifizierte Anwenderbetreuung. Auch wenn noch keine konkreten Zahlen vorliegen – der Nutzen ist schon jetzt spürbar. “Wir haben unsere Mitarbeiter für strategische Aufgaben verfügbar.” Weitere Schritte mit cellent sind bereits geplant. So soll auch die LHS-Gruppe, die seit Juli 2003 zu SüdLeasing gehört, über das Benutzerservice versorgt werden.

Rainer Berghausen

Rainer Berghausen

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