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„Der interne Informationsfluss muss stimmen.“

9. Dezember 2015 von Matthias Hofmarcher 0

#SAPLIVEBLOG Als Junior Export Manager und Keyuser im SAP-Einführungsprojekt schaue ich mir die neuen Abläufe genau an. Ganz wichtig ist, auf Unklarheiten aufmerksam zu machen, sobald sie auftauchen.

Mit drei bis vier Prozent vom Gesamtumsatz spielt der Export bei Ottakringer derzeit eher noch eine kleine Rolle, ist allerdings ein wachsendes Geschäftsfeld. Das meiste Exportgeschäft macht Ottakringer aktuell mit Deutschland, Ungarn und der Schweiz. In den asiatischen Raum gehen ein bis zweimal im Quartal Container, gefüllt mit durchschnittlich rund 37.000 Bierdosen. Unsere Aufgabe im Export ist es beispielsweise Transporte zu koordinieren, anzumelden und abzufertigen, Paletten den entsprechenden LKWs oder „Trails“ den Containern zuzuordnen sowie die notwendigen Dokumente auszustellen. Speziell beim Transport in ferne Länder ist darauf zu achten, dass spezifisches Exportbier abgefertigt wird, das über eine längere Mindesthaltbarkeit als unser Standardbier verfügt. Schließlich kann der Transport nach China als Schifffracht schon länger als einen Monat dauern.

Keyuser: Verstehen, wie sich die Prozesse verändern

Meine Aufgabe als Keyuser ist es zu verstehen, wie sich die Prozesse für den Export jetzt im SAP-System verändern. Daher bin ich seit einigen Monaten direkt im Einführungsprojekt involviert. Im Zuge von generellen Informationsveranstaltungen, eines Tageskurses mit Testfällen und einer individuellen Schulung habe ich gelernt, wie Exportaufträge erfasst und Transporte zugewiesen werden. Das Arbeiten mit dem neuen System ist auf den ersten Blick sicherlich gewöhnungsbedürftig, aber definitiv umsetzbar. In jedem Fall hat sich schon gezeigt, dass bestimmte Informationen für den Export nun leichter zu finden sind. Gefühlt kommt man damit schneller ans Ziel, auch wenn ich mit dem System noch nicht live gearbeitet habe. Speziell bei einem wachsenden Bereich wie der Export bei Ottakringer, ist ein modernes ERP-System wie das von SAP sehr wichtig.

Kommunikation ganz wichtig

Von anderen Keyusern weiß ich, dass mit der Einführung von SAP gewisse Unklarheiten und Bedenken da sind, inbesondere was neue Arbeitsabläufe oder letzte Änderungen betrifft. Für den Export habe ich zum jetzigen Zeitpunkt keine Bedenken: Ganz wichtig ist allerdings, auf Unklarheiten aufmerksam zu machen, sobald sie auftauchen und Tipps und Hinweise zu geben für Mitarbeiter, die zum ersten Mal mit dem System arbeiten. Ich bin überzeugt: Wenn der interne Informationsfluss stimmt, gelingt auch der Übergang zum neuen System. Mir persönlich kommt entgegen, dass ich in der Vergangenheit schon erste Erfahrungen mit SAP-Software gesammelt habe. Da fällt mir das Einarbeiten entschieden leichter.

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