Der Kongress tanzt, SAP R/3 plant

Feature | 4. August 2003 von admin 0

Ob der Bär tobt oder ob ganz seriös getagt wird: Wenn die Massen in den Mannheimer Rosengarten strömen, um ein Konzert zu besuchen oder an einem Kongress teilzunehmen, dann hat hinter den Kulissen die Mannheimer Kongreß- und Touristik GmbH dafür gesorgt, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Der Konzert- und Eventorganisator, der unter dem Logo m:con firmiert, betreut mit rund 200 Mitarbeitern die Veranstaltungen im Kongresszentrum Rosengarten. Dazu zählen Tagungen und Kongresse für Wissenschaft und Politik, Firmenevents vom kleinen Meeting bis zur großen Hauptversammlung und nicht zuletzt kulturelle Highlights wie Konzerte und Gala-Abende. m:con übernimmt für solche Veranstaltungen das komplette Aufgabenspektrum, organisiert Bürodienste, erledigt Marketingaufgaben, kümmert sich um das Sponsoring und stellt einen Hostessen- und Sicherheitsdienst zur Verfügung. Nicht zuletzt sorgt m:con auch für die Kostenabrechnung, die vom Erstellen des Kostenplans bis zur Schlussrechnung reicht.
Für die vielfältigen Aufgaben, zu denen auch der Betrieb der Mannheimer Ticketzentrale gehört, setzte m:con bisher eine Software für die Anlagenbuchhaltung und für eine rudimentäre Kostenrechnung ein. Diese Lösung hatte ihre Leistungsgrenzen erreicht und war nicht mehr in der Lage, das starke Wachstum von m:con zu begleiten. “Wir haben daher nach einem Nachfolgesystem gesucht, das unsere Finanzbuchhaltung übernehmen sollte, gleichzeitig aber auch das Veranstaltungscontrolling und die Projektleitung unterstützt und nicht zuletzt der Geschäftsführung ein Instrument zur Steuerung des Unternehmens an die Hand gibt”, sagt Rainer Buzengeiger, der bei m:con die Verantwortung für den IT-Bereich innehat. Die angestrebte Lösung sollte zunächst für 16 Anwender ausgelegt sein, mittelfristig aber auf 30 Anwender ausgebaut werden können. Daher musste sie leicht zu erweitern und zudem zukunftssicher sein, um die einmal vorgenommenen Investitionen langfristig zu sichern.

Wahl ohne Qual

Die Wahl fiel auf SAP R/3, da sich bereits die Stadt Mannheim einer SAP-Lösung bedient und daher eine spätere Integration leichter möglich ist. Mit SAP R/3 sollten zunächst nur die Bereiche Finanzwesen, Anlagenbuchhaltung, Kostenstellenrechnung sowie Veranstaltungs- und Unternehmens-Controlling abgedeckt werden. Rasch zeigte sich aber, dass auch andere Bereiche des Unternehmens Unterstützung durch ein ERP-System benötigen. Daher beschloss die Geschäftsführung, auch die Module für Personalabrechnung, Bestellwesen und Bestandsführung zu implementieren.
Als Implementierungspartner für die kaufmännischen und logistischen Module Finanzwesen (FI), Anlagenbuchhaltung (AM), Controlling (CO), Projektsystem (PS) und Materialwirtschaft (MM) wurde die Tantalus Managementberatung ausgewählt.
Bei dieser Entscheidung zwischen verschiedenen Anbietern spielten mehrere Kriterien eine Rolle. Zum einen hatte Tantalus bereits branchenspezifische Erfahrungen mit der Anbindung der Systeme FORUM und KOMAN, mit denen m:con das Veranstaltungsmanagement und die Teilnehmerregistrierungen abwickelt. Zum anderen legten die Berater aus Leonberg ein Festpreisangebot vor, mit dem sie ein ausgeprägtes Verständnis für die Bedürfnisse des Mittelstands und eine hohe Eigenverantwortung für den Projekterfolg erkennen ließen.

Komplexe Prozesse abgebildet

Veranstaltungscontrolling

Veranstaltungscontrolling

Im Juli 2002 fiel der Startschuss für die Implementierung, die ohne wesentliche Komplikationen und ohne Abweichung vom Zeitplan ablief. Vor allem solche Funktionen wurden implementiert, die den administrativen Aufwand gering halten. Dazu zählen etwa Easy-Cost Planning, zentrale Benutzerverwaltung, SmartForms, Faxanbindung, automatische Abgrenzung über PS-Ergebnisermittlung, elektronischer Kontoauszug und automatisches Kreditkartenclearing.
Den Schwerpunkt bei der Implementierung und Konfiguration des Systems bildete aber der Aufbau eines Veranstaltungs- und Bereichscontrollings. Im Mittelpunkt dieses Szenarios stehen die Veranstaltungen, die m:con über Projektstrukturplanelemente (PSP) des SAP-R/3-Moduls PS abbildet. Sie bilden den zentralen Kostenträger des Controllings. Nachdem der Vertrieb eine neue Veranstaltung in den Vorsystemen FORUM und KOMAN angelegt hat, wird für diese innerhalb der SAP-Lösung ein entsprechendes PSP-Element aufgebaut und die erwarteten Erlöse sowie der kalkulierte Aufwand geplant.
In der Abwicklungsphase erzeugen die Vorsysteme KOMAN und FORUM Rechnungen, etwa für die Raummiete. Sie werden über eine Schnittstelle mit Kontierung auf das PSP-Element gebucht werden. Die entsprechenden Aufwandsbuchungen erfolgen über Kreditorenrechnungen und eine Leistungsverrechnung in CATS, einem SAP-Modul für die Zeiterfassung und Leistungsverrechnung. Um den Aufwand für die verbleibenden Aufwandsbuchungen, etwa den Abschreibungsaufwand für die gemieteten Räume, gering zu halten, werden sie über eine Zusatzentwicklung automatisch gebucht.

EDV vereinfacht Tagesgeschäft

Der Bereich “Veranstaltungen” hat seine spezifischen Tücken, denn Aufwand und Erlös entstehen nicht immer zeitgleich. “Vorlaufkosten für Veranstaltungen fallen häufig schon Monate, manchmal sogar Jahre vor dem Termin der Veranstaltung an”, erläutert Reinhard Becker, kaufmännischer Geschäftsführer bei m:con. Um dennoch ein aussagefähiges Betriebsergebnis darstellen zu können, wurden die anfallenden Kosten den einzelnen Veranstaltungen zugeordnet. Diese Aufgabenstellung lösten die Berater mit der Funktion “Ergebnisermittlung” des Moduls PS. Kosten und Erlös werden nun der Periode zugeordnet, in der die Veranstaltung stattfindet. Durch die Verknüpfung der PSP-Elemente mit den Profit-Centern von m:con lässt sich zudem der Unternehmenserfolg einzelnen Bereichen wie “interne Veranstaltungen” oder “externe Veranstaltungen” zuordnen.
Im Bereich “Kongress” waren die Teilnehmerregistrierungen über das System KOMAN anzubinden. Diese Anmeldungen zahlen die Teilnehmer heute meist mittels einer Kreditkarte. Die entsprechenden Rechnungen werden nun an die SAP-Lösung übergeben und dort verbucht. Die Zahlungseingänge stellt die Lösung dem Kreditkartenpartner in elektronischer Form zur Verfügung, während in SAP R/3 über die Verarbeitung des elektronischen Kontoauszugs ein automatischer Ausgleich erfolgt.

Eigenbetrieb statt Outsourcing

Um das Risiko von Systemstillständen und Datenverlusten zu minimieren, installierte m:con ein RAID-System (Redundant Arrays of Independent Disks). Dabei sind mehrere Festplatten zu einem Gesamtsystem zusammengefasst. Auch in einem worst-case-Szenario ist damit sichergestellt, dass die Hardware innerhalb von vier Stunden wieder lauffähig ist und die Daten restauriert sind. Im Extremfall kommt es daher zu einer Ausfallzeit von einem Arbeitstag, die für m:con nicht geschäftsgefährdend wäre. Nur zwei Wochen vor dem Produktivstart entschloss sich daher Rainer Buzengeiger, die Hardware doch in eigener Regie zu betreiben. Ursprünglich war geplant gewesen, die SAP-Software auf der Hardware eines Outsourcing-Partners zu betreiben. m:con hat mit dieser Entscheidung die Kosten gesenkt und sich bei anstehenden Änderungen einen Handlungsspielraum bewahrt. “Die Kosten für künftige Erweiterungen wie zusätzliche Module waren nicht kalkulierbar und hätten unser vorgesehenes Budget gesprengt”, erläutert Reinhard Becker die kurzfristige Entscheidung. So wurde innerhalb einer Woche die erforderliche Hardware beschafft, das Test- und Produktivsystem durch Tantalus installiert und die bereits an den Outsourcing-Partner ausgelagerten Daten wieder übernommen.

Know-how steht immer bereit

m:con betreibt die Hardware, Tantalus übernimmt die restliche Basisbetreuung

m:con betreibt die Hardware, Tantalus übernimmt die restliche Basisbetreuung

Die Entscheidung zum Eigenbetrieb hat sich bewährt, zumal durch das Betriebsführungskonzept für die SAP-R/3-Installation eine klare Arbeitsteilung erreicht wurde. Die Datensicherungen im laufenden Betrieb liegen nun in der Eigenverantwortung von m:con. Die restliche Basisbetreuung dagegen, wie zum Beispiel das Tuning, das Einspielen von Support Packages oder die Durchführung von Releasewechseln, führt künftig Tantalus durch. “Das ist sinnvoll, denn für Unternehmen in der Größe von m:con lohnt es sich meist nicht, das zum Customizing einer SAP-Lösung erforderliche Know-how aufzubauen”, meint Anita Baur, die bei Tantalus das Projekt mit betreut hat. Daher lässt sich m:con auch im laufenden Betrieb durch Tantalus unterstützen. Fragen der Anwender lassen sich in der Regel telefonisch beantworten, Fehler innerhalb der Applikation analysiert und bereinigt der Dienstleister über einen Remote-Zugang.
Obwohl der Produktivstart erst vier Monate zurückliegt, werden angesichts der Leistungsfähigkeit der Software nun weitere Implementierungswünsche laut. Dazu zählen beispielsweise der für das Frühjahr 2004 geplante Umstieg auf SAP R/3 Enterprise, die Automatisierung der Kostenplanung im Veranstaltungsbereich und die Anbindung an ein neues Veranstaltungssystem im Herbst 2003.

Wolfgang Ritter

Wolfgang Ritter

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