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Diakonie setzt auf SAP S/4HANA

12. Mai 2015 von Bärbel Schultz 0

Um betriebswirtschaftliche Prozesse konsequent zu vereinfachen, führt die Diakonie Michaelshoven nun SAP ein. Wie wichtig effizientes Wirtschaften gerade für ein Sozialunternehmen ist, erklärt der kaufmännische Vorstand Uwe Ufer im Interview.

Seit Ende 2013 ist Uwe Ufer kaufmännischer Vorstand der Diakonie Michaelshoven, der größten diakonischen Einrichtung im Kölner Raum: Mit über 2.000 Mitarbeitern und über 400 Ehrenamtlichen betreut sie in mehr als 100 Einrichtungen jährlich über 14.000 Menschen. Die Vision der Diakonie ist es „ein Ort zu sein, an dem Menschen in all ihrer Unterschiedlichkeit Heimat und Unterstützung finden, um ein selbstbestimmtes Leben führen zu können.“

Obwohl die Diakonie Michaelshoven ein soziales Ziel verfolgt, haben sich Ufer und sein Managementteam für einen konsequent betriebswirtschaftlichen Ansatz, optimierte Prozesse und für Software von SAP entschieden. Einen Widerspruch zwischen diakonischem und betriebswirtschaftlichem Handeln sieht der kaufmännische Vorstand nicht, ganz im Gegenteil.

Uwe Ufer, Diakonie Michaelshoven

Uwe Ufer, kaufmännischer Vorstand der Diakonie Michaelshoven, verfügt über langjährige Erfahrungen im Kommunalbereich.

Was ist das Besondere, ein Unternehmen im sozialen Bereich zu führen?

Uwe Ufer: Soziale Unternehmen unterscheiden sich deutlich von dem, was man als Kaufmann kennt. Unsere Kunden sind Menschen, sie wollen in unserem Unternehmen „Mensch sein“ und sich geborgen fühlen. Unsere Arbeit, zum Beispiel im Seniorenheim, hat direkte und persönlich erlebbare Folgen für sie und genau das ist unsere Herausforderung. Das besondere an der diakonischen Arbeit ist außerdem ihre Vielfältigkeit, die allerdings ein standardisiertes Vorgehen erschwert.

Trotz sozialer Zielsetzung müssen Sie sich am Markt behaupten. Ist das kein Widerspruch?

Ufer: Die Fragestellung, ob Einrichtungen, die den Menschen im Blick haben, eigentlich betriebswirtschaftlich geführt werden dürfen, beschäftigt soziale Einrichtungen, seit sie bestehen. Da zur Verfügung stehende Mittel nicht endlos vermehrt werden können, sehe ich es als unsere Pflicht an, eine konsequent betriebswirtschaftliche Struktur zu schaffen. Damit sorgen wir dafür, dass das Geld wirklich den Menschen zugute kommt, für die wir da sind. Geben wir dieses Geld in unseren Verwaltungen aus oder verschwenden es in suboptimalen Strukturen, fehlt es am Ende den Menschen. Je weniger Verwaltung, desto besser für den Menschen – das ist in hohem Masse diakonisch!

Was haben Sie unternommen, um diesen Ansatz in der Diakonie zu verwirklichen?

Ufer: Wir haben uns überlegt, wie wir unsere Aufgaben einfacher lösen könnten. Daraufhin haben wir in verschiedenen Bereichen Zuständigkeiten neu geregelt, Prozesse vereinfacht und Strukturen verändert.

Wie passt SAP zur Diakonie?

Ufer: Als ich zum ersten Mal überlegte, SAP einzuführen, war die Skepsis groß. „SAP und Sozialwirtschaft, wir sind doch nicht Porsche, sondern ein Sozialunternehmen“, bekam ich da zu hören. Hinzu kam das Image von SAP: teuer, schwerfällig, zu mächtig und nur was für große Kunden und Wirtschaftskonzerne. Mein Ansinnen ist, uns trotz vielfältiger Organisationsaufgaben so effizient wie möglich aufzustellen. Dazu brauchen wir eine verlässliche Standardsoftware, die einheitliche Prozesse und somit einen einheitlichen betriebswirtschaftlichen Blick auf das ganze Unternehmen ermöglicht.

Wie konnten Sie Ihre Mitarbeiter von SAP überzeugen?

Ufer: Wir haben uns gemeinsam die Frage gestellt, wie wir die Verwaltung in der Diakonie Michaelshoven aufstellen müssen, damit es uns in zwanzig Jahren noch gibt. Dem 15-köpfigen Projektteam, besetzt mit kaufmännischen Leitern der GmbHs, Controllern und dem Leiter der Finanzbuchhaltung, war Effizienz, eine möglichst kleine Verwaltung sowie ein Standardprodukt wichtig. In Workshops und Gesprächen überzeugte uns das Account-Team der SAP. Die eigene Organisation kritisch zu hinterfragen half dabei, die SAP-Lösungen zu strukturieren. Innerhalb von drei Monaten haben wir diese Fragen in Workshops geklärt und uns mit der Rubiccon GmbH für einen erfahrenen Berater in der Implementierung entschieden.

In welchen Bereichen werden Sie zukünftig SAP nutzen?

Ufer: Überall da, wo es sinnvoll ist. Es ist ja unser Ziel, eine integrative Software in allen Bereichen einzusetzen. Wir decken von den Altenheimen bis zu den Fairstores ein breites Spektrum ab. Also haben wir zuerst geprüft, welche Bereiche durch SAP-Lösungen abgedeckt werden können, in manchen Bereichen aber die fachspezifischen Lösungen beibehalten.

So werden wir etwa im Finanzwesen und Controlling mit SAP Simple Finance auf die neueste SAP-Technologie setzen. Außerdem haben wir uns im Berichtswesen, der Immobilienverwaltung und beim elektronischen Rechnungseingang für SAP entschieden. Im zweiten Schritt werden wir auch die Personalwirtschaft auf SAP umstellen.

Auf welche Trends müssen sich Sozialunternehmen in Zukunft einstellen?

Ufer: Ich glaube, dass sich die Sozialbranche in Deutschland in den nächsten Jahren noch massiv verändern wird. Schon jetzt stehen viele Einrichtungen unter Druck. Hinzu kommt, dass oft beträchtliche Summen in Baumaßnahmen investiert werden müssen, um gesetzliche Vorgaben wie das Wohn- und Teilhabegesetz zu erfüllen. Letztendlich kommen viele Gelder aus den Sozialkassen des Staates, die eher abnehmen werden. Gleichzeitig führt der demografische Wandel zu einem großen Anteil alter Menschen in der Gesellschaft. Hier laufen finanzielle Wirklichkeit und die Entwicklung der Gesellschaft auseinander. Deshalb wird effizientes Wirtschaften noch wichtiger werden, um am Markt bestehen zu können. Unser Ziel ist es, zu den Besten zu gehören. Eine Frage: Wissen Sie, wer der zweite Mann auf dem Mond war? Sehen Sie, man merkt sich immer nur die Ersten. Zu denen wollen wir gehören.

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