Drei Geschäftsfelder, einmal Transparenz

Feature | 8. August 2005 von admin 0

Portrait Ultrastar

Portrait Ultrastar

In keinem Land der Welt wurden im Jahr 2004 so viele neue Mobilfunkverträge abgeschlossen wie in Russland. Rund jeder siebte neue Vertrag des vergangenen Jahres stammt von dort. Das russische Unternehmen Ultrastar verkauft Mobilfunkgeräte – und hat mit dem rasch wachsenden Telekommunikationsmarkt in seinem Heimatland ebenfalls eine rasante Entwicklung hinter sich. Ultrastar verfolgt wie viele Unternehmen in Russland eine Strategie, die auf starkes Wachstum ausgerichtet ist. Aber das schnelle Wachstum und die große Bandbreite der abzubildenden Geschäftsprozesse hatten die IT des Unternehmens an ihre Grenzen gebracht. Deshalb sollte eine ERP-Lösung aufgesetzt werden, die Einzelhandel, Großhandel und den Dienstleistungsbereich zusammenführt und jederzeit Zugriff auf zentrale Daten ermöglicht. Über diese rein technische Seite hinaus stand ein weiteres wichtiges Ziel im Fokus. Ultrastar will mit dem Aufbau von Distributions- und Service-Zentren in ganz Russland völlig neue Geschäftsfelder erschließen und diese Pläne sowohl in die Geschäftsstrategie als auch in die IT integrieren.

Schnelligkeit zählt

Die Motivation weiterzukommen ist in Russland allgegenwärtig. Um seine Wachstumsstrategie konsequent fortzusetzen, entschied sich Ultrastar für SAP for Retail und beauftragte die CIBER Novasoft mit der Einführung. IT-Projekte in Russland sind mit denen in westlichen Industrienationen schwer zu vergleichen. Zum einen haben die meisten Unternehmen in Russland erst wenig Erfahrung mit den tief greifenden Veränderungen und dem zeitlichen Aufwand, die die Einführung einer neuen ERP-Lösung mit sich bringen. „Zum anderen ist Schnelligkeit ein entscheidender Faktor“, skizziert Ingo Windshügel, zuständiger Projektleiter bei der CIBER Novasoft, das Spannungsfeld.
Berater, die bereits mit Projekten in Russland Erfahrung gesammelt haben, wissen deshalb, dass mit dieser Arbeit erhebliche Belastungen verbunden sind. Die Arbeitsbedingungen sind mit westlichen Standards oft nicht vergleichbar. Das fängt schon mit den Räumlichkeiten an. „In Russland arbeiten Berater häufig auf Baustellen“, so Windshügel. Der Grund: Viele Unternehmen befinden sich buchstäblich im Aufbau, kleine, verstaubte Räume und halbfertige Gebäude sind daher keine Seltenheit. „Umso dankbarer waren wir dafür, bei Ultrastar unter guten Bedingungen arbeiten zu können.“
Generell spielt auch die Mentalität der Russen eine große Rolle. So genießen beispielsweise Titel wie „Premium Consultant“ in Russland ein hohes Ansehen, während man sich in Westeuropa darüber einig ist, dass frei gewählte Titel über die Kompetenzen eines Beraters nicht viel aussagen.

Das Beratungshaus gibt den Weg vor

Unternehmen in Westeuropa haben darüber hinaus eine genaue Vorstellung davon, wie die Geschäftsprozesse nach der Einführung einer neuen Lösung aussehen sollen. Gemeinsam mit den Beratern wird dann die optimale Strategie erarbeitet. In Russland hingegen erwartet der Kunde, dass das Beratungshaus den Weg vorgibt. Ultrastar verstand die SAP-Implementierung darüber hinaus nicht als reines IT-, sondern als Organisationsprojekt. „Die neue ERP-Lösung sollte die Entscheidungsprozesse effizienter gestalten und hinsichtlich Schnelligkeit und Qualität optimieren“, beschreibt Windshügel den Auftrag.
Die Berater konzipierten daher zwischen Januar und Mai 2004 die Geschäftsprozesse in zahlreichen Geschäftsbereichen neu und legten dabei zusätzliches Einsparpotenzial offen. In der Materialbedarfsplanung löste die neue systemgestützte, teilautomatisierte und integrierte Planung den bisher manuell organisierten, papierbasierten Bedarfsplanungsprozess ab. So verringerte sich die für die Planung notwenige Durchlaufzeit um annähernd 50 Prozent. Der neue prognosebasierte Bedarfsplanungsprozess eröffnet viel versprechende Möglichkeiten: Er bildet die Voraussetzung, um die Lagerbestände in den Verteilzentren und Filialen signifikant zu reduzieren. Ebenso läuft der Nachschubprozess in den Filialen jetzt automatisch ab. Durch diese Veränderung trägt die neue IT-Lösung dazu bei, das Risiko von Überbeständen oder Warenengpässen zu minimieren. Im Controlling sorgt die neu konzipierte Ergebnisrechnung auf Artikelebene dafür, dass Ultrastar trotz teilweise kleinster Margen profitabel wirtschaften kann. Zudem ermöglicht es die Kalkulation exakter Preisuntergrenzen, flexibel auf Änderungen im Markt zu reagieren. Darüber hinaus lassen sich durch die Neugestaltung des internen Rechnungswesens Standortentscheidungen und Investitionsalternativen zeitnah und mit valider Datenbasis bewerten.

Kein klassisches Retail-Projekt

„Selbst wenn die Retail-Komponenten eine tragende Rolle spielten, ist dieses Projekt kein Retail-Projekt im klassischen Sinne“, erklärt Windshügel. „Ultrastar ist nicht nur Einzelhändler sondern auch im Großhandel vertreten und bietet darüber hinaus Serviceleistungen an. Alle Geschäftsbereiche bringen sehr individuelle Abläufe und spezielle Anforderungen an die IT mit sich.“ Insbesondere die Vertriebsbesonderheiten der verschiedenen Geschäftsfelder mussten angemessen berücksichtigt und im System umgesetzt werden. Während im Bereich Einzelhandel vor allem kurze Lieferzeiten gefragt sind, benötigen die Mitarbeiter im Dienstleistungsbereich in erster Linie ein effizientes Informationssystem.
Nach der Öffnung der staatlichen Strukturen aus der alten Sowjetunion herrscht in der Telekommunikationsbranche immer noch eine vertikale Integration von Infrastrukturerstellung, Infrastrukturbetrieb, Netzmanagement und Infrastrukturdienstleistungen vor, meist in der Hand regionaler Monopolanbieter. Dieser Fakt senkt die Effizienz, hemmt Innovationen und wirkt sich negativ auf Preise und Services aus. Der russische Markt ist zwar sehr dynamisch, aber als Folge seiner Historie auch stark reguliert, die Margen sind gering. Folglich stand in den Bereichen Rechnungswesen und Logistik die Konzeption und Implementierung eines geeigneten Controllings und Berichtswesens im Vordergrund – um Ertragspotenziale zu identifizieren und über deren Realisierung nachhaltige Gewinne zu erzielen.

Transparente Materialflüsse

CIBER Novasoft führte ab Mai 2004 SAP for Retail auf Basis von SAP R/3 Release 4.7 komplett ein. Der Kunde legte großen Wert auf eine Implementierung nahe am SAP-Standard, um die Pflege- und Wartungskosten gering zu halten. Ultrastar verfügt nicht über ein zusätzliches POS-System oder andere Vorsysteme. Deshalb sollten die Einzelhandelsfilialen direkt im SAP R/3 arbeiten. Dieser von CIBER Novasoft gewählte Ansatz stellt möglichst viel SAP-Funktionalität zur Verfügung und vermeidet zusätzliche IT-Investitionen. Im Januar 2005 wurden die Altsysteme in einem „Big-Bang“ abgelöst.
Bereits im ersten Monat nach der Implementierung zeichnete sich ab, dass die Lösung im Produktivbetrieb stabil läuft. Die Transparenz wurde deutlich erhöht: Bestände und Materialflüsse lassen sich leichter verfolgen, die die Wert- und Mengenflüsse sind integriert im Rechungswesen abgebildet. Seit der Umstellung werden täglich mehrere Tausend Aufträge über die Filialen erfasst. Jederzeit können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Geschäften auf zentrale Daten zugreifen, bestehende Verträge einsehen und Änderungen vor Ort vornehmen. Von diesem Produktivitätssprung profitieren Lieferbereitschaft, Service und Kundenorientierung.

Stefanie Ketterer

Stefanie Ketterer

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