Rechnungsströme dirigieren

20. April 2011 von Michael Schwengers 0

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Add-On EKDS: bringt Forderungsmanagement der Energiebranche auf Trab (Foto: Fotolia)

Für  Mitarbeiter der prego services GmbH, einem Anbieter von Managementdienstleistungen sowie Billing und IT für Kunden aus Verwaltung, Energiebranche und dem Mittelstand,  war die Abwicklung des Forderungsmanagement von Kunden der Energiebranche ein mühsames Unterfangen.

Denn nach der gesetzlichen Trennung von Netz und Vertrieb mussten zahlreiche Daten nach genau definierten Vorgaben zwischen den Marktpartnern ausgetauscht werden. Die Deregulierung bedeutete zudem für den Bereich Forderungsmanagement eine Vielzahl neuer Anforderungen und Prozesse – vor allem für Netzbetreiber.

Kontenstandsanzeige mit SAP

Um offene Rechnungsposten zu analysieren, setzt das Tochterunternehmen der Pfalzwerke AG, der VSE AG und der Enovos AG zwar seit Jahren die SAP-Standard-Kontenstandsanzeige ein. „Uns fehlten allerdings eine ganze Reihe von Angaben, auf die wir für die Kommunikation im deregulierten Umfeld dringend angewiesen sind“, sagt Frau Segura aus dem Team Forderungsmanagement im Geschäftsbereich Billing.

So weist die Standardanzeige beispielsweise externe Rechnungsnummern nicht aus, die benötigt werden, um die Posten einzelner Netzkunden zu identifizieren und zu prüfen, ob referenzierende Zahlungen vorliegen oder Reklamationen des Lieferanten gerechtfertigt sind. Den prego-Mitarbeitern blieb so nichts anderes übrig, als die Suche nach Posten anhand von Rechnungsbetrag und Fälligkeit.

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Einzelkundenansicht (Screenshot: DSC GmbH)

Einzelkunden-Ansicht (Screenshot: DSC GmbH)

Rechnungssender-Ansicht (Screenshot: DSC)

Rechnungssender-Ansicht (Screenshot: DSC)

DSC Add-On: EKDS

Frau Segura: „Auf die Idee, an dieser Situation etwas zu ändern, sind wir Ende 2008 im Gespräch mit einem Berater von DSC gekommen. Da uns dieses Unternehmen seit Jahren im IT-Bereich unterstützt und Experten regelmäßig bei uns vor Ort sind, wissen sie genau, wo uns der Schuh drückt.“

In Abstimmung mit prego entwarfen Mitarbeiter der DSC Unternehmensberatung und Software GmbH ein Lösungskonzept entwickelten ein Add-On. Dieses sollte die SAP-Standard-Kontenstandsanzeige um neue Felder für Detailinformationen ergänzen und das Forderungsmanagement so erleichtern.

Um die Lösung dem Bedarf anzupassen, flossen Rückmeldungen der Anwender in die Softwareentwicklung ein. Anfang 2009 begann die Pilotphase. Die erste Version des neuen Add-Ons EKDS (Erweiterung der Kontenstandsanzeige für deregulierte Systeme) wurde bei prego installiert, im Betrieb getestet und stetig weiterentwickelt.

Frau Segura: „Damals waren wir vor allem mit einem großen Unbundling-Projekt für die Pfalzwerke AG beschäftigt. Das Thema Kontenstandsanzeige lief daher erst einmal nebenher.“ Ab Anfang 2010 nutzten die prego-Mitarbeiter die Lösung intensiver, die Entwicklung wurde forciert.

Mitte 2010 umfasste die Lösung schließlich 53 neue Felder. Diese kombinierte DSC zu drei Anzeigevarianten für unterschiedliche Einsatzzwecke. So lassen sich Kontenstände aus Sicht des Endkunden, des Rechnungssenders und -empfängers anzeigen. Weitere Zeilenaufbauvarianten können individuell zusammengestellt werden.

Falsche Reklamation fällt auf

Im Herbst 2010 wurde die finale Version des Add-Ons eingeführt. Da die benötigten Informationen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen heute auf Knopfdruck verfügbar sind, lassen sich diese schneller überprüfen. So ist beispielsweise auf einen Blick zu erkennen, für welche Rechnung bereits ein Zahlungsavis vorliegt, welche Posten noch offen sind und warum ein Lieferant reklamiert hat.

Ob eine Beanstandung gerechtfertigt ist macht eine Einzelkontensicht deutlich. Frau Segura: „Mit dem Add-On haben wir unser Forderungsmanagement vollständig entflochten. Dadurch arbeiten wir nicht nur wesentlich schneller, sondern auch besser. Jetzt entdecken wir jede unbegründete Reklamation und jeden überfälligen Zahlungseingang.“

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