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Echtzeitintegration mit neuem SAP ERP Hauptbuch

9. Oktober 2014 von Holger Scheel 0

Der Pharmakonzern Schwabe stellte sein Geschäft auf das neue SAP ERP Hauptbuch um. Dank integriertem Reporting lässt sich die wirtschaftliche Entwicklung einzelner Unternehmensbereiche nun besser vergleichen.

Zunehmende internationale Aktivitäten und der Wunsch, einzelne Segmente und Produktgruppen gezielter steuern zu können, veranlassten den Karlsruher Pharmakonzern Dr. Wilmar Schwabe GmbH & Co.KG dazu, bestehende Verfahren der Kosten- und Erlösermittlung umzustellen, die Bilanzierungsmöglichkeiten zu verfeinern und nach parallelen Rechnungslegungsvorschriften auszurichten. Unterstützt wurde das Unternehmen vom Heidelberger Beratungshaus cbs Corporate Business Solutions.

Im Rechnungswesen verwendete man bislang das Gesamtkostenverfahren; eine durchgehende Berichterstattung nach Profit Centern gab es nicht. Ein weiterer Nachteil war, dass die monatliche Umsatzentwicklung einzelner Produktgruppen nicht “auf Knopfdruck” erstellt werden konnte.

Bilanzierung auf Profit-Center-Ebene

Zudem wollte Schwabe seine Bilanz auch nach den Rechnungslegungsvorschriften IFRS (International Financial Reporting Standards) und US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) erstellen. Daher beschloss das Unternehmen, das deutsche SAP-System auf das neue SAP-ERP Hauptbuch umzustellen, um die spezifischen Funktionalitäten zu nutzen, die das neue Hauptbuch für die segmentbezogene Steuerung und parallele Rechnungslegung im internationalen Geschäftsumfeld bietet.

Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials verbindet die in SAP R/3 über mehrere Applikationen verteilten Lösungen. Es baut auf einer einheitlichen Datenbasis auf. Sachkonto, Funktionsbereich und Profit Center sind in einem Datensatz enthalten. Mit der Funktion Belegaufteilung lässt sich die Datenqualität erhöhen. Außerdem entfallen Abstimmungsmaßnahmen und der Periodenabschluss lässt sich rascher durchführen.

Datentransformation für 7,5 Millionen Belege

Respektabel waren die Daten- bzw. Belegmengen, die im Rahmen des Projektes von der alten auf die neue Logik umgesetzt werden mussten: Sieben Millionen Belege waren zu analysieren und transformieren.

Für die technische Umsetzung des Systems nutzte das Team die Standardsoftware cbs ET Enterprise Transformer. Insbesondere für den Umstieg auf das neue SAP ERP Hauptbuch bringt der Transformer große Vorteile: Das Transformationsdatum kann unabhängig vom Geschäftsjahresende gewählt werden. Der Transformationsumfang wie Saldenübernahme, Teil- oder Komplettübernahme der Historie lässt sich flexibel definieren. Somit erscheinen auch historische Belege so, als wären sie bereits im neuen Hauptbuch gebucht worden. Durch eine automatisierte Abstimmung der Salden und Bilanzen wird die Identität von Daten aus der alten zur neuen Welt gewährleistet. Analysetools identifizieren zusätzlich falsche Buchungslogiken und fehlende, bzw. falsche Stammdaten.

Go Live in 12 Stunden

Während der Transformation wurden alle Belege und Summentabellen aus Finance (FI) und Controlling (CO) automatisiert mit Kontierungsmerkmalen wie Kostenstelle und Profit-Center in die Tabellen des neuen Hauptbuchs überführt. Die Übernahme und Systemumstellung erfolgte innerhalb von 12 Stunden übers Wochenende. Der Produktivbetrieb wurde nicht gestört.

Optimale Planung – Mehr Durchblick

Die Vorteile durch den Einsatz des neuen SAP ERP Hauptbuches sind offensichtlich: Ab sofort kann das Unternehmen erstmals Bilanzen auf Profit-Center-Ebene und eine GuV nach dem Umsatzkostenverfahren erstellen.

Die Echtzeitintegration zwischen CO und FI schafft Transparenz über alle Unternehmensbereiche und ermöglicht das Reporting nach beliebigen Dimensionen. Die wirtschaftliche Entwicklung einzelner Unternehmensbereiche lässt sich besser vergleichen.

Ein großer Vorteil für Schwabe war die flexible und maßgeschneiderte Umstellung vom klassischen auf das neue SAP ERP Hauptbuch. Zudem erreichte das Unternehmen so das wichtige Ziel des Know-how-Transfers: Während des Projektes erfuhren die Key User quasi durch „learning by doing“ alle wichtigen Schritte über das Customizing des neuen Hauptbuchs im Bereich Belegsplitt und in verbundenen Bereichen, zum Beispiel der Echtzeitintegration FI-CO, um später kundenspezifische Anpassungen eigenständig durchführen zu können.

Zum Autor: Holger Scheel ist Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter Corporate Sales & Marketing bei cbs Corporate Business Solutions

Bildquelle: Shutterstock

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