Ein stabiler Rahmen für soziales Engagement

Feature | 19. Oktober 2004 von admin 0

Kindern in aller Welt eine Zukunft geben – das ist die Mission des SOS-Kinderdorf e.V. mit Sitz in München. Der staatlich anerkannte Jugendhilfeträger bietet Kindern, die aus unterschiedlichen Gründen nicht in ihrem Elternhaus aufwachsen, ein Zuhause. Die Organisation unterstützt weltweit rund 125 Projekte, davon 50 allein in Deutschland. Hier betreut sie mit rund 2.300 Mitarbeitern mehr als 20.000 Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene. Zudem kümmert sie sich um eine kurz- und mittelfristige Aufnahme von Kindern in Notsituationen und eröffnet ihren Schützlingen mit verschiedenen Ausbildungs- und Beschäftigungsmaßnahmen berufliche Perspektiven. Der SOS-Kinderdorf e.V. wird von 2,3 Millionen Förderern und Spendern sowie von fast 19.500 Paten unterstützt.
Die menschlichen Ideale und das soziale Engagement sind in einen stabilen unternehmerischen Rahmen eingebunden, der sich durch ein modernes Management sowie flexible und transparente Strukturen auszeichnet. Durch den Aufbau eines Controllings will der SOS-Kinderdorf e.V. seine Leistungen künftig noch effizienter erbringen.

Ein Fundament für die Unternehmenssteuerung

Um eine solide Basis für die Unternehmenssteuerung zu schaffen, entschloss sich die Organisation, das Rechnungswesen auf SAP R/3 umzustellen und die Funktionalitäten Finanz- und Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Controlling (CO), Wertpapierverwaltung (TR) und Vertrieb (SD) einzuführen. Bisher arbeitete sie in der Finanzbuchhaltung mit einer Nicht-SAP-Lösung auf DOS-Basis. Der SOS-Kinderdorf e.V. erwarb mySAP-ERP-Lizenzen und hielt sich damit alle Optionen für den künftigen Ausbau seiner Unternehmenslösung, etwa die Integration des Berichtswesens in SAP Business Information Warehouse, offen. Als Partner für das Projekt beauftragte die Organisation die Beratungsgruppe Plaut, die die Konzeption und Implementierung der SAP-Lösung übernahm.

Umfang der SAP-Lösung

Umfang der SAP-Lösung

Nach dem Projektstart im Juli 2003 ging das Team schrittweise vor. In einer ersten Phase etablierte es für alle 50 deutschen Einrichtungen sowie die Geschäftsstelle in München eine stabile operative Finanzbuchhaltung und Fakturierung. Zudem führte es die Kostenstellenrechnung ein und band verschiedene Spezialanwendungen, wie das Kassenprogramm und das Personalsystem, an die neue Lösung an. In der zweiten, derzeit laufenden Projektphase baut der Verein die Controllingfunktionalitäten aus und bildet das gesamte Berichtswesen in der Finanzbuchhaltung sowie in der Kostenstellenrechnung im SAP-Standard ab.

Stabile Finanzbuchhaltung

Bei der Einführung der Finanzbuchhaltung galt es zu berücksichtigen, dass das Rechnungswesen des SOS-Kinderdorf e.V. in zwei Gruppen unterteilt ist. Sieben große Einrichtungen übernehmen als so genannte „Selbstbucher“ die gesamte Buchhaltung und Fakturierung dezentral in Eigenregie, da die dafür notwendigen Mitarbeiter vor Ort eingesetzt sind und dort gleichzeitig junge Erwachsene in kaufmännischen Berufen ausgebildet werden. Für die restlichen, „nicht selbstbuchenden“ Einrichtungen übernimmt die Münchner Geschäftsstelle diese Aufgaben.
Das Projektteam passte die neue Lösung an die Anforderungen des SOS-Kinderdorf e.V. an, ohne den SAP-Standard zu verlassen. Dazu waren verschiedene organisatorische Veränderungen im Rechnungswesen notwendig. So galt es, alle Einrichtungen durch einen eigenen Buchungskreis abzubilden. Für die Geschäftsstelle in München wurde ein zusätzlicher Buchungskreis angelegt. Die Unterteilung in verschiedene Buchungskreise gibt dem Verein die Möglichkeit, für jede Einrichtung eine Bilanz auszuweisen.
Die Organisation bearbeitet nun den größten Teil der Geschäftsvorfälle des Hauptbuchs sowie der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit der neuen Lösung. Lediglich die Personalabrechnung und die Kassenführung bei den Buchungskreisen erfolgen noch mit Altanwendungen. Die entsprechenden Daten werden über eine Schnittstelle aus diesen Programmen in die SAP-Finanzbuchhaltung übernommen. Geschäftsbeziehungen zwischen den einzelnen Einrichtungen, zum Beispiel der Verkauf von Möbeln aus den Schreinereien des SOS-Kinderdorf e.V., werden über interne Kreditoren-/Debitoren-Rechnungen dargestellt.

Karteikarten haben ausgedient

Sein Sachanlagevermögen verwaltet und überwacht der Verein mit der Anlagenbuchhaltung in SAP R/3 (FI-AA). Sie ist, ebenso wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, ein Nebenbuch zum FI-Hauptbuch. Da die Anlagenbuchhaltung bislang mit einem Karteikarten-System erfolgte, war es notwendig, die Daten vor der Übergabe an die SAP-Lösung in Excel-Tabellen einzugeben. Gleichzeitig mussten die Anlagen nach betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Anforderungen einheitlich strukturiert und entsprechend organisatorischer Gesichtspunkte der neuen Kostenstellenstruktur zugeordnet werden.
Für die Fakturierung sind die unterschiedlichen Verkaufs- und Dienstleistungserlöse vor allem der SOS-Ausbildungs- und -beschäftigungseinrichtungen einheitlich im SAP-Vertriebsmodul abgebildet. Dazu überführte das Projektteam die erforderlichen Daten, etwa Materialnummern, aus den Altanwendungen in die neue Lösung. Die Rechnungen für die Pflegegelder werden zurzeit teilweise aus Vorsystemen in die Finanzbuchhaltung übernommen.
Seit dem planmäßigen Produktivstart im Januar 2004 erleichtert SAP R/3 die Arbeit des SOS-Kinderdorf e.V. erheblich. So werden in der Anlagebuchhaltung beispielsweise die jährlichen Abschreibungen automatisch auf die betroffenen Kostenstellen gebucht. Zudem ist eine AfA-Vorschau möglich, welche eine Simulation der Abschreibungen ermöglicht.

Ein Steuerungsinstrument für Führungskräfte

An das Go-live der neuen Lösung schließt sich nun der Ausbau der Controllingfunktionalitäten an. Den Grundstock für stabile Prozesse zur Unternehmenssteuerung legte der SOS-Kinderdorf e.V. bereits in der ersten Projektphase, indem er die bestehende Kostenstellen- und Kostenartenrechnung erweiterte. Die Organisation baute eine detaillierte Kostenstellenstruktur auf und überarbeitete den Kontenplan. Da die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in der Kostenstellenrechnung abgebildet wird, sind nun sämtliche Sachkonten als Kostenarten angelegt. Das neue System enthält außer den laufenden Ist-Buchungen bereits die Plandaten des Jahres 2004, so dass man die GuV Anfang 2004 mit einem Plan-/Ist-Vergleich für jede Einrichtung darstellen konnte. Dies bietet den Führungskräften effektive interne Steuerungsmöglichkeiten.
In der zweiten Projektphase geht es nun bis Ende des Jahres 2004 unter anderem darum, eine interne Leistungsverrechnung abzubilden. Ziel ist es, die Kosten verursachergerecht den einzelnen Angeboten, etwa der SOS-Kinderdorffamilie, zuzuordnen. Außerdem setzt das Projektteam die Verrechnung der Gemeinkosten der Einrichtungen und der Geschäftsstelle um. Da der SOS-Kinderdorf e.V. seine Etatplanungen für 2005 in SAP R/3 durchführen will, erarbeitet das Team derzeit einen Prozess für die Planung von primären und sekundären Kosten.
In der kurzen Projektlaufzeit von nur einem halben Jahr gelang es, die kaufmännischen Kernprozesse des SOS-Kinderdorf e.V. in Deutschland auf ein Standard-SAP-R/3-System zu heben. Eine der großen Herausforderungen dabei war die Übernahme der Altdaten, vor allem in der Finanzbuchhaltung. Zudem galt es, Schnittstellen zu weiterhin bestehenden Fremdsystemen zu konzipieren und umzusetzen. Der Aufwand hat sich gelohnt: Bereits nach dem erfolgreichen Abschluss der ersten Projektphase bietet das SAP-System ein starkes Führungsinstrument, welches das externe Rechnungswesen um interne Steuerungsmöglichkeiten für die Führungskräfte ergänzt.

Michael Wächter

Michael Wächter

Christian Garke

Christian Garke

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