Ein Warenwirtschaftssystem, das mitwächst

Feature | 4. August 2004 von admin 0

Anfang 2001 wurde die ehemalige Tochter der Winkhaus Gruppe im Zuge eines Management Buy-outs von Andreas Rott übernommen. Seitdem gehören neben Schlössern weiteres Fahrradzubehör wie Fahrradcomputer und -beleuchtung zum Artikelsortiment von Trelock. Die Produkte werden größtenteils im Hause entwickelt, im Ausland produziert und weltweit verkauft. Die teilweise in Fernost gefertigten Artikel kommen in Containern per Schiff nach Europa und werden bereits während des Transports als „schwimmende Ware“ im Lagerbestand geführt. Von den Seehäfen Hamburg oder Bremen aus gehen große Chargen entweder direkt an die Kunden, oder die Ware wird in das dynamisch organisierte Lager gebracht. Dort lagern einige hundert verschiedene Artikel, die dann wiederum in großen Mengen weltweit an mehrere tausend Kunden geliefert werden, zu denen Groß- und Einzelhändler, Warenhäuser und Versandhändler gehören.

Entscheidung für Bewährtes

Anfang 2001 stand Trelock-Geschäftsführer Andreas Rott vor der Wahl eines geeigneten und leistungsfähigen Warenwirtschaftssystems. Er entschied sich für die mySAP-All-in-One-Branchenlösung it.trade der Bielefelder itelligence AG.
Hinsichtlich Hardware, Betriebssystem und Datenbank war die Entscheidung von Beginn an klar: Hewlett-Packard und Microsoft machten das Rennen. HP kannte man im Unternehmen schon aus dem CAD-Bereich. Dort hatte es nie Probleme mit den sehr ausfallsicheren Servern gegeben. Für Microsoft sprach neben der Systemstabilität der hohe Bekanntheitsgrad der Produkte und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Was Andreas Rott allerdings hinsichtlich ERP-Software am Markt vorfand, konnte seinen Anforderungen bis auf zwei Ausnahmen nicht gerecht werden. Eine davon war von SAP.

Zeitplan eingehalten

Den Ausschlag gab letztendlich der Kontakt zu itelligence auf der CeBIT 2001. Denn die mySAP-All-in-One-Lösung it.trade spiegelte die Kompetenz von itelligence in der Handelsbranche wider. Trelock entschied sich daher sehr schnell für das jetzige System. Im Rahmen der Einführungsphase stellte das Unternehmen aus Münster allerdings fest, dass eine interne Trelock-Anlaufstelle für Berater nötig war. „Die Bedeutung einer Anlaufstelle auf unserer Seite hatten wir bei Vertragsabschluss unterschätzt, doch wir haben darauf reagiert. Seit ein Mitarbeiter in dieser Position im Einsatz ist, gibt es keinerlei Probleme mehr“, zeigt sich Rott zufrieden.
Wie gut der Support durch itelligence – und damit das Zusammenspiel zwischen HP-Hardware, Microsoft-Betriebssystem und -Datenbank sowie der mySAP-All-in-One-Lösung – läuft, belegt die Tatsache, dass Trelock und sein Outsourcing-Partner einige Monate lang nicht einmal miteinander telefonieren mussten. Zwischenzeitlich galt es zudem, einen Umzug zu organisieren, als Trelock ein neues Gebäude in Münster bezog. Allen Unkenrufen zum Trotz lief dieser Umzug an einem Tag ab: Die Leitung war vorbereitet, und am Abend desselben Tages lief die Anlage wieder. Insgesamt war die Umstellung der gesamten IT im geplanten Zeitraum von einem halben Jahr beendet.

Skalierbar und flexibel

„Auch wenn wir unsere Ziele mit einer geringeren Investition hätten erreichen können – letztlich wären wir von den Folgekosten früher oder später eingeholt worden“, ist Andreas Rott überzeugt. „Wir nutzen nur etwa ein Drittel der Gesamtfunktionalität von SAP. Die restlichen 70 Prozent sind trotzdem kein Streuverlust. Denn wichtig war und ist für unser Unternehmen die Ausbaufähigkeit.“

Ein Beispiel: Trelock gründete ein Tochterunternehmen in Hongkong – eine Entscheidung, die während der ERP-Einführung nicht vorhersehbar gewesen war. „Mit mySAP All-in-One sind wir in der Lage, einen zweiten Mandanten einzusetzen, der auf der gleichen Basis läuft, und den wir mit relativ geringen Investitionen anlegen können. Damit wäre die Anbindung nach Fernost gegeben“, berichtet Andreas Rott.
Ein zweites Beispiel betrifft die Lagerhaltung: Ursprünglich nahm Trelock nur fertige Ware auf Lager. Mittlerweile werden jedoch einige Produkte auch in Deutschland montiert. „Diesen Prozess konnte das System dank seiner Skalierbarkeit schnell abbilden. Weil uns das System nicht einengt, sondern mitwächst, habe ich als Unternehmer die Freiheit, die ich brauche“, resümiert Andreas Rott. Dank der Anbindung durch itelligence realisiert Trelock die gesamte Absatzplanung auf der Basis der Warengruppen und Hauptkunden. Das wird zusätzlich durch die Abwicklung und Verwaltung von „unterwegs befindlicher Ware“ geleistet. Diese Produkte, zumeist auf Schiffen aus Fernost nach Deutschland unterwegs, sind mit dem Warenwirtschaftssystem bereits als Bestand bekannt und können so schon in den Verkaufsprozess integriert werden.
Mit 24 SAP-Arbeitsplätzen gehört Trelock zu den kleinsten Unternehmen, die itelligence betreut. Worauf man laut Geschäftsführer Rott achten müsse, um IT auch in kleineren Unternehmen erfolgreich einzusetzen, sei einerseits eine detailliert festgelegte Vorgehensweise, bei der alle Zuständigkeiten geklärt seien. Genauso wichtig sei aber, dass die Entscheider im Haus wüssten, auf welche Partner sie vertrauen können.

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