Eine komplette Reporting-Lösung für mySAP Business Intelligence

Feature | 10. Juni 2003 von admin 0

In vielen Unternehmen befinden sich Daten in unterschiedlichen Systemen wie verschiedenen ERP-Anwendungen und Datenbanken. Weitere Daten sind in Dateien und Dokumenten abgelegt, dazu kommen häufig Daten aus E-Business-Systemen und Informationen aus dem Internet. Um diese Daten zu integrieren, sie in den benötigten Kontext zu stellen und gemeinsam auswerten zu können, stellt SAP die Lösung mySAP Business Intelligence bereit.
Die Integration der Daten aus den unterschiedlichen Quellsystemen findet im SAP Business Information Warehouse (SAP BW) statt. Hier werden sie in verschiedenen Datenbehältern (so genannten InfoProvidern) in konsistenter Form abgelegt, sodass eine flexible Analyse der verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse auf Basis der Daten aller im Unternehmen eingesetzten Systeme möglich ist.
Um die im SAP BW abgelegten Daten auszuwerten und die Ergebnisse im Web oder in MS Excel zu präsentieren, werden die Reporting-Werkzeuge des Business Explorers (BEx) eingesetzt, die auch unter dem Begriff SAP BI Suite zusammengefasst werden. Die mit dem BEx erstellten Berichte lassen sich über so genannte iViews sehr einfach in das SAP Enterprise Portal (SAP EP) integrieren.

Der BEx-Query Designer: Ein flexibles und intelligentes Analyse-Werkzeug

Der BEx-Query Designer

Der BEx-Query Designer

Mit dem BEx-Query Designer werden Auswertungen – so genannte Queries – über alle im SAP BW abgelegten Daten erstellt. Der Query Designer kann über das Web oder aus MS Excel heraus aufgerufen oder als Desktop-Anwendung installiert werden. Nach dem Starten des Query Designers finden die Anwender über den Öffnen-Dialog die im SAP BW vorhandenen InfoProvider sowie die bereits vorhandenen Queries.
Die in einem Bericht benötigten Kennzahlen und Merkmale eines oder mehrerer InfoProvider werden per Drag & Drop zusammengestellt. Mit dem integrierten Formeleditor stehen umfassende Funktionen für Berechnungen auf Basis der vorhandenen Kennzahlen zur Verfügung. Diese Berechnungen können bis auf die Ebene der einzelnen Zellen im Bericht durchgeführt werden.
Weitere Beispiele für die zahlreichen analytischen Funktionen des BEx-Query Designers:

  • Bedingungen: Beispielsweise werden jeweils nur die Top-10-Kunden nach Umsatz oder alle Kunden mit einem Umsatz zwischen 100.000 und 500.000 Euro in einem Bericht angezeigt.
  • Exceptions: Es lassen sich Schwellwerte für Kennzahlen und Merkmale beziehungsweise deren Kombinationen anlegen, bei deren Über- oder Unterschreiten die Resultate mit einer Warnfarbe hinterlegt werden. Folgeverarbeitungen, wie zum Beispiel die Benachrichtung des verantwortlichen Mitarbeiters über einen Alert-Monitor oder per E-Mail, lassen sich im Reporting Agent des SAP BW definieren.
  • Variablen: Über Variablen können beim Ausführen der Query bestimmte Werte (für Merkmale, Formeln, Texte oder Hierarchien) festgelegt werden, die bei der Darstellung des Berichts berücksichtigt werden.
  • Berechnete oder auf bestimmte Werte eingeschränkte Kennzahlen sowie Kennzahl- und Merkmalkombinationen (so genannte Strukturen) lassen sich speichern und in anderen Queries wiederverwenden.

Der BEx Web Application Designer: Interaktive Analysen im Web

Business Explorer Web Application Framework

Business Explorer Web Application Framework

Die mit dem BEx Query Designer erstellten Auswertungen werden mit Hilfe des BEx Web Application Designers über das Web zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden in Form verschiedener Web Items präsentiert: Neben Tabellen und unterschiedlichen interaktiven Grafiktypen (z.B. Säulendiagramme, Tortendiagramme, Ring- und Radardiagramme) stehen unter anderem Visualisierungen auf Landkarten oder in Form eines Tickers sowie Filter und Auswahlboxen zur Verfügung. Ebenso ist es möglich, Dokumente, Texte oder Bilder in eine Web Application einzufügen.

Beispiel: Geographische Analyse

Beispiel: Geographische Analyse

In einer Web Application können verschiedene Web Items kombiniert und gegebenenfalls über Eventing gesteuert werden, sodass sich auf einfache Weise Informations-Cockpits erstellen lassen. Für jedes Item kann festgelegt werden, inwieweit Navigation erlaubt sein soll, um für die Anwender jeweils maßgeschneiderte Informationen bereitzustellen. Diese können in jedem Web Browser über eine URL aufgerufen oder über ein iView in ein Portal eingebunden werden.

Der BEx Analyzer: Umfassende Analysen in Excel

Für Anwender, die ihre Auswertungen in MS Excel durchführen möchten, können die mit dem BEx Query Designer definierten Auswertungen über den BEx Analyzer zur Verfügung gestellt werden. Dabei handelt es sich um ein Excel Add-in, das auf dem Client installiert wird. Die Query-Daten werden in einem Excel-Workbook präsentiert und können wenn nötig mit Excel-Funktionen weiterbearbeitet werden. Auch hier stehen verschiedene Präsentationsformen zur Auswahl, neben Tabellen auch verschiedene Grafik-Typen und Landkarten.

Formatiertes Reporting mit dem BEx

Um auf der Basis von BEx-Queries formatierte Berichte mit pixel-genauem Layout zu erstellen oder BEx-Query-Daten in Form gesetzlich vorgeschriebener Formulare bereitzustellen, steht im BEx das Tool Crystal Reports/Crystal Enterprise SAP Edition zur Verfügung. Das von Crystal Decisions entwickelte und gemeinsam mit der SAP-Entwicklung in das SAP BW integrierte Experten-Werkzeug erlaubt außerdem die Optimierung von Berichten für den Druck.

Optimaler Zugriff auf Berichte über das Enterprise Portal

Web-Anwendungen im Portal publizieren

Web-Anwendungen im Portal publizieren

Das SAP Enterprise Portal ermöglicht den Anwendern den personalisierten Zugriff auf alle benötigten Systeme, die in einem Unternehmen eingesetzt werden. Zusätzlich ist es möglich, unstrukturierte Informationen in Form von Dokumenten oder über Webseiten einzubinden, auf die die Anwender über iViews zugreifen.
Auch BEx Web Applications können sehr leicht direkt über den BEx Web Application Designer in iViews integriert werden. Dabei stehen zwei Optionen zur Verfügung:

  • Nach dem Erstellen einer Web Application wird diese direkt als iView gesichert und einer Rolle zugeordnet. Nach dem Abgleich mit den entsprechenden Portal-Rollen sieht der Portal-Nutzer den Bericht im Portal.
  • Die Web Application wird als iView-File gespeichert und auf einem Server abgelegt. Dieses kann nun in das Portal hochgeladen werden.

Über die Unification im Portal lassen sich die Daten der BEx Web Applications direkt in Bezug zu Daten aus anderen Systemen auswerten sowie mit den ebenfalls eingebundenen unstrukturierten Informationen gemeinsam analysieren. Dies ermöglicht den Anwendern sichere Entscheidungen im betriebswirtschaftlichen Kontext und auf breiter Informationsgrundlage.

Nutzergruppen des SAP-BW-Reporting

Bei der Bereitstellung von Informationen kommt es wesentlich darauf an, die Bedürfnisse der unterschiedlichen Anwender in einem Unternehmen zu erfüllen. Dabei bilden mit etwa 70 Prozent die Information Consumer die größte Nutzergruppe – sie benötigen die auf ihren Arbeitsbereich zugeschnittenen Informationen in übersichtlicher Form, die ihnen häufig als statische Berichte zur Verfügung gestellt werden.
Eine zweite Nutzergruppe sind Mitglieder des Managements und Knowledge Workers, sie umfasst etwa 20 Prozent aller Anwender. Die Mitglieder dieser Gruppe wünschen sich personalisierte Informationen im Kontext, die sie über eine komfortable Benutzeroberfläche auswerten möchten. Sie benötigen vordefinierte Analysepfade sowie bei Bedarf Optionen zur ausführlichen Analyse aggregierter Daten. So will beispielsweise der Sales Manager die weltweiten Umsätze seines Unternehmens auf einer Karte angezeigt bekommen. Um sich die Ergebnisse in einzelnen Ländern anzuschauen, kann er dann einfach auf die Landkarte klicken, um die gewünschten Daten zu sehen. Auf der Ebene des einzelnen Landes kann er nun über eine zusätzlich angezeigte Tabelle Informationen zu den Kunden aus dem Land erhalten.
Eine weitere Gruppe (rund 10 Prozent) sind die Berichtsautoren und Analysten (z.B. aus den Bereichen Controlling oder Personalwirtschaft), die umfassende Analyse-Funktionen und Möglichkeiten zu Ad-hoc-Datenauswertungen benötigen und dabei mit leistungfähigen und leicht bedienbaren Analyse-Werkzeugen arbeiten möchten. Für alle Benutzergruppen stellt die SAP BI Suite optimierte Werkzeuge und Berichte bereit. Dabei wird über das Rollen- und Berechtigungskonzept des SAP BW sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter nur die jeweils für ihn relevanten Informationen erhält.

Schnelle Informationsbereitstellung mit dem SAP BW Business Content

Zum Lieferumfang von mySAP BI gehört Business Content. Dieser enthält unter anderem Berichte und Analyseszenarien zu allen betriebswirtschaftlichen Prozessen (z.B. Finanzbuchhaltung/Controlling, Personalwirtschaft, SCM oder CRM) und branchenspezifische Szenarien (z.B. für Automotive, Chemie, Pharmaindustrie, Versorgungsunternehmen oder Retail). Über die mit dem Business Content ausgelieferten Berichte und Szenarien können die Bedürfnisse zahlreicher unterschiedlicher Anwender in verschiedenen Unternehmen erfüllt werden. Der Business Content lässt sich in vollem Umfang oder in Teilen aktivieren und einsetzen; kundenspezifische Änderungen oder Erweiterungen sind möglich.
Ein Beispiel aus dem mit mySAP BI 3.2 Content Add-on zur Verfügung stehenden Business Content ist die Darstellung von SAP-BW-Daten in Form einer Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Soll dieses Szenario genutzt werden, müssen die dem Bilanz/GuV-Bericht zugrunde liegenden InfoProvider aktiviert und mit Daten gefüllt werden. Dazu stehen im Business Content die passenden Extraktoren bereit. Um die Daten aus dem Data Provider in Form einer Bilanz/GuV anschauen zu können, muss der entsprechende Bericht ebenfalls aktiviert und den gewünschten SAP-BW-Anwendern zugeordnet werden. Diese können nun über ihr Rollenmenü, das alle Berichte enthält, die sie im Rahmen ihrer Aufgaben benötigen, auf die Bilanz zugreifen und die Daten in dieser Form anschauen. Dabei ist es möglich, die Bilanz sowohl im BEx Analyzer aufzurufen als auch im Web anzuschauen. Zusätzlich wird mit dem Business Content die Bilanz als formatierter Bericht ausgeliefert. Über die Einbindung in ein iView ist die Bilanz auch im Portal anzeigbar.

Barbara Neumann

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