Eine Lösung für Änderungsmanagement und Vertragsakten

Feature | 7. März 2005 von admin 0

“Panta rhei” – die Einsicht des antiken Philosophen Heraklit, wonach “alles fließt”, steigert sich in der industriellen Gegenwart zur drängenden Herausforderung. Nur wer schneller als die Wettbewerber auf Änderungen reagiert, gewinnt in Zeiten zunehmender Globalisierung und enger werdender Märkte. Alles ist im Fluss, auch im Product Lifecycle Management von Brose. Das Unternehmen, einer der führenden Automobilzulieferer, fertigt Fensterheber, Türsysteme, Sitzverstellungen und Schließanlagen. Wenn immer ein Autohersteller als Auftraggeber eine geänderte Produktkonfiguration wünscht, und sei es nur um ein Bohrloch an einem bestimmten Zulieferelement zu versetzen, müssen Menschen und Maschinen, Pläne und Prozesse sorgfältig aufeinander abgestimmt werden. Da Brose noch dazu über den Globus verteilt an mehr als 30 Standorten entwickelt und fertigt, gehört das Änderungsmanagement zu einer der Kernkompetenzen des Systemlieferanten. Die Kunst besteht darin, eine Änderung, die sich in der Regel aus Hunderten von Einzelschritten, wie etwa Entscheidungen, Genehmigungen, Materialprüfungen oder Stammdatenänderungen, zusammensetzt, so übersichtlich wie möglich zu machen. Ein Fehler, schon eine kleine Unachtsamkeit, zöge unkalkulierbare Folgen nach sich. Heraklits Leitsatz hat auch in der Fertigungsindustrie an Aktualität nichts eingebüßt. Um alles im Fluss zu halten, führt Brose seit Herbst 2004 SAP Records Management ein.

Hunderte Aufgaben nachvollziehen

Brose Gruppe

Brose Gruppe

SAP Records Management löst bei Brose die Tabellenkalkulation im Änderungsmanagement ab. Die Anwendung wird zur Zeit implementiert. Wie in vielen Fertigungsunternehmen heute noch üblich, dienten Tabellen bei Brose als Informationsmedium, um Änderungsprozesse anzustoßen und durchzuführen. Doch die Flut der Einträge führte dazu, dass die Zellen und Spalten die Ausmaße von unhandlichen Tapeten annahmen. Hier ließen sich wohl Prozesse von erfahrenen Experten in allen Teilen abbilden, aber kaum mehr von weniger versierten Mitarbeitern überblicken. Die Forderung an die neue Lösung war also, einen Änderungsprozess aus durchschnittlich 100 bis 500 Einzelaufgaben nachvollziehbar zu machen und gleichzeitig eine Sicht auf das Ganze zu gewähren.
SAP Records Management im Verbund mit mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) und der Integrationsplattform SAP NetWeaver schlägt bei Brose ein neues Kapitel auf. Das beginnt schon damit, wenn zu einem Änderungsprozess zunächst allgemeine Daten festzulegen und in einem zweiten Schritt die gesamten, von der Änderung betroffenen Materialien zu definieren sind. Die SAP-Lösung präsentiert auf einer leicht zu erfassenden Benutzeroberfläche die Informationen vollständig, strukturiert und kontextabhängig. Die Mitarbeiter erhalten am Bildschirm nach Kategorien sortiert etwa die Daten zu Kunden sowie alle ihre Fahrzeugtypen und -varianten. Sie sortieren durch einfaches Anklicken beispielsweise die Kunden- und Produktangaben, die Bauteile und technischen Zeichnungen aus. Erstmals lassen sich alle von Brose festgelegten Schritte mit der SAP-Lösung über einen Workflow steuern und verfolgen. Egal, wo sie sich befinden, in den Brose-Standorten im slowenischen Bratislava oder im brasilianischen Curititiba, die zuständigen Ingenieure erhalten bereichsübergreifend und unternehmensweit einen gesicherten Zugang zum Änderungsmanagement.

Status per Klick

SAP Records Management Framework

SAP Records Management Framework

Das Service Provider Framework innerhalb von SAP Records Management erweist sich als wirksames Gestaltungswerkzeug, um für Brose unternehmensspezifische Anpassungen vorzunehmen. Mit dem Framework entwickelte der SAP-Vendorpartner xft für Brose einen Task-Manager. Dessen wichtigste Funktion besteht darin, alle Aufgaben verfolgen zu können, die nötig sind, um die Prozesse aufzusetzen, zu prüfen, zu genehmigen und frei zu geben. Der “xft task manager” zeigt in übersichtlicher Form die zuständigen Bearbeiter an, er überwacht Termine und informiert über den Status einer Aufgabe.
Gleichzeitig stellt er einem Sachbearbeiter im direkten Zugriff die Umgebung für die Prozessbearbeitung bereit. Der Mitarbeiter erhält also einen Arbeitsvorrat aus To-do-Listen, Terminplänen und Statuslisten. Über die Bearbeiterzuordnung und die Terminüberwachung gelangt er zu den Aufgaben, die von ihm erwartet werden. Hat er zum Beispiel den Auftrag, für bestimmte Materialien eine Prüfung und Genehmigung durchzuführen, so führt er nach erfolgreichem Abschluss seiner Aufgaben direkt die entsprechende Statusänderung durch.

Verträge und Daten auf einen Blick

Aufgabenakte

Aufgabenakte

Neben dem Änderungsmanagement wendet Brose die gleiche Infrastruktur des SAP Records Management zur Dokumentation und Verwaltung der Verträge an. Dazu wurde eine so genannte Vertragsakte angelegt. Die Lösung arbeitet produktiv. Eine Akte im Zusammenhang mit dem SAP Records Management macht es möglich, je nach Zweckbestimmung Dokumente, Business Objekte, Transaktionen oder Reports zu integrieren. Für die Vertragsakte bei Brose ließen sich im Wesentlichen die Standardfunktionen der SAP-Lösung verwenden. Sie wurden jedoch um einige projektspezifische Funktionen erweitert. Die Akte erlaubt, schnell auf Vertragsunterlagen und Informationen über Vertragspartner zuzugreifen. Bisher wurden bei Brose die vertragsrelevanten Daten zum Beispiel über Geschäftspartner im SAP R/3 und die Dokumente in einem Filesystem geführt. SAP Records Management führt Daten und Dokumente zusammen. Das öffnet eine integrierte Sicht, da ein Geschäftpartner nur einen Klick vom zugehörigen Vertrag und möglicherweise allen ergänzenden Vereinbarungen und Vertragszusätzen entfernt ist. Durch die Einführung der Vertragsakte ist das Unternehmen in der Lage, Vertragsunterlagen zu strukturieren und durch die Verknüpfung mit bestehenden Stammdaten die Bearbeitung zu beschleunigen.
Vertragsdokumente sind umso schneller zu finden, je besser sie kategorisiert sind. Daher wurde für die Vertragsakte ein Aktenmodell geschaffen, welches eine komfortable Strukturierung der Daten nach Schlagworten und eine übersichtliche Anlage der Akten ermöglicht. Zugleich sehen Anwender auf einen Blick, in welchem Stadium sich der Geschäftsvorgang gerade befindet. Damit die Geschäftsvorgänge zügig bearbeitet werden können, bietet die Vertragsakte Zugriff auf die Stammdaten der Vertragsparteien, die in mySAP Financials als Kreditoren oder Debitoren verwaltet werden. Verknüpfungen gibt es auch zu anderen elektronischen Akten, die in direkter Verbindung zu dem Geschäftsvorgang stehen. Über Drag-and-Drop-Funktion lassen sich Office-Dokumente bequem in die Vertragsakte übernehmen. Dabei geht der Anwender in der Akte auf den Button, wo die Dokumente eingefügt werden sollen, und startet die Funktion “Anlegen per Drag & Drop”. In einem separaten Fenster können so die Dokumente direkt aus dem Filesystem in die Akte eingefügt werden.
Ende März 2005 erscheint bei SAP-Press das Buch der Autoren Joachim Becker, Dirk Michael Schulze, Norbert Schroeder und Ulrich Spinola unter dem Titel “SAP Records Management – Elektronische Akten- und Vorgangsverwaltung mit Records und Case Management”.

Dr. Norbert Schroeder

Dr. Norbert Schroeder

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