Eine Stadt, ein Prozess, ein System

Feature | 19. September 2008 von Christoph Zeidler 0

Behörden kommen oft nicht gut weg bei ihren Bürgern: komplizierte Abläufe, lange Bearbeitungszeiten, mangelndes Engagement lauten die häufigsten Vorwürfe. Und die kennt auch Earl Lambert, als technischer Direktor der Stadt Houston für den ERP-Betrieb verantwortlich, nur zu gut. Doch mit einer erfolgreichen SAP-Implementierung haben er und sein Team die Grundlage dafür gelegt, dass es soweit nicht mehr kommt – und sind dafür von der amerikanischen SAP-Anwendergruppe mit dem ASUG Impact Award ausgezeichnet worden.

Ersatz des Altsystems

Houston

Im Großraum Houston leben 5,54 Millionen Menschen, die Stadt selbst ist mit ihren 2,14 Millionen Einwohnern die viertgrößte Stadt der USA (hinter New York, Los Angeles und Chicago) und die größte des Bundesstaates Texas. Aufgrund seiner Stellung als führendes Zentrum der Öl- und Energiebranche wird Houston auch als „Energie-Hauptstadt der Welt“ bezeichnet. Die Stadt ist überdies Zentrum der US-Astronauten -ausbildung und verfügt über den nach Warenumschlag größten Seehafen der USA. Als eine der wenigen US-Städte betreibt Houston drei Flughäfen in Eigenregie sowie ein Straßenbahnnetz.

Alles begann damit, dass das vorherige System aus der Wartung lief, und es immer schwieriger wurde, qualifiziertes Personal für Wartung und Pflege zu finden. „Wir hatten das System seit 1989 im Einsatz, es stieß an seine Altersgrenze“, erinnert sich Lambert, „und das war ein hohes Risiko für den laufenden Betrieb.“ Also begann das Projektteam mit der Suche nach einem neuen ERP-System, das insbesondere Finanz- und Personalverwaltung, Lohnbuchhaltung und Materialwirtschaft übernehmen sollte; kein leichtes Unterfangen bei 23.000 städtischen Angestellten vom Ratsschreiber über den Feuerwehrmann bis zum Fluglotsen und einem zu verwaltenden Budget von 3,1 Milliarden US-Dollar. Am Ende fiel die Entscheidung trotz starker Konkurrenz für SAP: „Funktionsvielfalt und -tiefe gaben den Ausschlag“, so Lambert.

Im Anschluss suchte das Projektteam den Kontakt zu anderen SAP-Kunden, um von deren Erfahrungen zu profitieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. „Wir wollten wissen, was bei ihnen funktioniert hat und was nicht“, sagt Lambert. „Die ASUG war dabei eine große Hilfe, und die gelebte Kameradschaft ist einfach großartig.“

Zusammenarbeit von IT und Fachabteilungen

Implementierte SAP-Lösungen

  • SAP ERP
  • SAP for Public Sector
  • SAP NetWeaver
  • SAP Solution Manager

Im Mai 2005 erhielt das Team den Startschuss von Oberbürgermeister Bill White, für den das SAP-Projekt einen wichtigen Bestandteil seiner Modernisierungsoffensive HoustonOne darstellte. „Er legt Wert auf den geschäftlichen Nutzen der IT und hat das sehr vorangetrieben“, so Richard Lewis, Leiter Informationstechnik der Stadt Houston.

Diese Unterstützung war sehr wertvoll für das Projektteam und erleichterte die Arbeit mit den anderen Abteilungen: „Die SAP-Einführung wurde nicht einfach nur als ein IT-Projekt angesehen, sondern als wichtiger Schritt in die richtige Richtung.“ So umfasste der Aufsichtsrat den Verwaltungschef und die Leiter aller Abteilungen, die erfahrene Mitarbeiter in den Lenkungskreis entsandten. Damit waren die zwölf Abteilungen, die am meisten von der Umstellung betroffen waren und 98 Prozent des städtischen Budgets und der Verwaltungsangestellten repräsentierten, direkt am Projekt beteiligt.

„Wir wollten einen Lenkungskreis, der seinen Namen auch verdient“, so Lambert. Alle wichtigen Entscheidungen wurden in dieser abteilungsübergreifenden Runde getroffen, die insgesamt über 2.500 Arbeitsstunden investiert hat. „Alle haben sich engagiert und uns voll unterstützt.“

Mehrwert in 22 Monaten

Die Hauptlast lag auf den Schultern des 95-köpfigen Projektteams: bis zur Inbetriebnahme im März 2007 ging man alle relevanten Prozesse mit den entsprechenden Fachabteilungen durch, legte Workflows neu fest und überführte sie in das System. Insgesamt wurden 225 Super-User ausgebildet; 2.800 Endanwender arbeiten heute mit dem System. „Im Laufe des Projekts stießen wir immer wieder auf Schwächen, die in der alten Umgebung verborgen geblieben waren“, sagt Lambert. „An vielen Stellen konnten wir daher den geschäftlichen Nutzen durch das neue System maximieren, auch und gerade dank des Engagements der Super-User.“

Ein Beispiel: Früher erfassten die Sachbearbeiter über 25.000 Transaktionen manuell und leiteten sie zur Freigabe weiter, heute läuft alles elektronisch über die Workflows im SAP-System. Als wesentliche Vorteile der SAP-Einführung nennt Lambert:

  • verbesserte Finanzkontrolle
  • stringentes Berichtswesen und Echtzeit-Datenauswertung
  • beschleunigte Prozesse insbesondere in der Lieferanteneinbindung

„Damit haben wir die Grundlage für weiteres Wachstum und stetige Optimierung gelegt“, freut er sich. Und sein Chef Richard Lewis ergänzt: „Wir haben ein erstklassiges Team und erstklassige Leute, die diesen Erfolg möglich gemacht haben. Darauf wollen wir aufbauen.“ So sieht er die IT-Abteilung weiterhin auf gutem Weg, Prozessverbesserungen voranzutreiben und die Verwaltung in ihrer Arbeit zu unterstützen. Damit die Stadt Houston zu Recht sagen kann: „Ineffiziente Verwaltung? Das ist doch ein Klischee.“

ASUG Impact Awards 2008

Die amerikanische SAP-Anwendergruppe ASUG (Americas’ SAP Users’ Group) zeichnet jedes Jahr Mitglieder aus, die durch den erfolgreichen und beispielhaften Einsatz von SAP-Software erhebliche Geschäftsvorteile erzielen konnten. Dieses Jahr wurde die Auszeichnung in den Kategorien Großkunde, Mittelstand und öffentlicher Sektor nach den folgenden Kriterien vergeben: Kapitalrendite, Zielerreichung, entwickelte Best Practices und Service-Verbesserungen.

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