Eine Version der Wahrheit

Feature | 7. März 2005 von admin 0

Der ZF-Konzern

Der ZF-Konzern

Als international operierender Entwicklungs- und Systempartner der Automobilindustrie steht ZF Sachs für innovative Technik mit über 100-jähriger Tradition. Dank seiner Erfahrung und Kompetenz im Bereich Antriebs- und Fahrwerkkomponenten ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen. Inzwischen produziert oder vertreibt ZF Sachs seine Produkte an 38 Standorten in 19 Ländern.
Die internationale Organisation besaß bislang mehrere dezentrale Vertriebsplanungen. Die beiden Unternehmensbereiche “Antriebsstrang” und “Fahrwerk” planten unabhängig voneinander und mit unterschiedlichen Werkzeugen. Die eine Sparte arbeitete dabei produktorientiert mit der Lösung Paradox, die andere fahrzeugorientiert in einer Access-Datenbank. Daten von Tochterfirmen wurden per Excel-Tabellen abgefragt, was mit beträchtlichem Aufwand verbunden war. Vor allem Plan-Ist-Vergleiche und übergreifende Anwendungen kosteten viel Zeit, weil Plan-Daten aus den unterschiedlichen Werkzeugen und Ist-Daten aus dem SAP-System zusammengeführt werden mussten.

Gesucht: Eine einheitliche Lösung für die Vertriebsplanung

Um hier Abhilfe zu schaffen, waren ein globaler Standard und eine integrierte Lösung für die Vertriebsplanung notwendig. Das Unternehmen beschloss daher, eine Planungs- und Simulationsanwendung auf Basis der Funktionalität Business Planning and Simulation (BW-BPS) aus SAP Business Intelligence einzuführen. Diese Lösung versprach eine optimale Integration mit der aus SAP R/3 und SAP Business Information Warehouse (SAP BW) bestehenden Systemlandschaft. Das Vorhaben war ein Pilotprojekt im ZF-Konzern.
Die neue Lösung sollte die Sparten “Fahrwerk” und “Antriebsstrang” planungstechnisch zusammenführen, um Plan-Ist-Vergleiche und übergreifende Auswertungen zu erleichtern. Ein weiteres Ziel war es, die Planungsdaten auch anderen Abteilungen wie Produktion, Logistik, Marketing und Controlling besser zugänglich zu machen.
Bei dem Projekt mussten die Anforderungen der internationalen Standorte – etwa verschiedene Arten der Währungsumrechnung, unterschiedliche Organisationen der Marktbearbeitung oder landesspezifische Verkaufssteuern – berücksichtigt und allgemein gültige Begrifflichkeiten gefunden werden. “Die einzelnen Unternehmensbereiche und Standorte verwendeten nicht nur zahlreiche unterschiedliche Planungswerkzeuge, es lagen zum Teil auch Welten zwischen den Planungsphilosophien”, erinnert sich Christian Schneider, Leiter Vertriebssysteme und Vertriebsplanung bei der ZF Sachs AG. Aus diesem Grund ging es am Anfang des Projekts vor allem darum, die bestehenden Abläufe zu analysieren, zusammenzuführen und Standards für die künftigen Planungsprozesse zu definieren.

Hohe Datenqualität von Anfang an

Dabei waren allein 800.000 Materialnummern, mehr als 20.000 Fertigwarennummern, 5.000 Warenempfängernummern und 1.100 Plankundennummern zu berücksichtigen. Über 20.000 Stammdaten mussten mit zusätzlichen Attributen, Hierarchien, Produkt- und Kundenzuordnungen versehen werden. Die Stammdaten aus der Anfang 2003 eingeführten SAP-R/3-Lösung und dem SAP BW waren noch nicht detailliert genug: “Das Planungssystem steht und fällt mit der Datenqualität”, weiß Christian Schneider. “Wir wollten von Anfang an eine saubere Datenmodellierung.”
Bei der Implementierung waren die BW-BPS-Funktionen den speziellen Anforderungen des Automobilzulieferers anzupassen. Unter anderem wollte ZF Sachs ein abgestimmtes Berechtigungskonzept mit entsprechender Nutzerführung umsetzen. Zudem sollte die Planung von Preisen und Mengen für wichtige Kunden und Materialkombinationen von der Planung sonstiger Umsätze wie Werkzeug- oder Entwicklungserlöse getrennt sein. Und schließlich wünschte sich das Unternehmen, dass Marktprognosen und Verkaufsentwicklungszahlen aus einer Datenbank in die Planung mit einbezogen werden können.
Als Partner für dieses komplexe Vorhaben wählte ZF Sachs auf Anraten des Mutterkonzerns ZF Friedrichshafen das Saarbrücker Beratungshaus ORBIS – nicht nur aufgrund der guten Erfahrungen aus vergangenen Projekten und der Industrieexpertise der ORBIS-Berater, sondern, so Schneider, “auch wegen des kompetenten ersten Eindrucks, den das Team vorab in einem Workshop gemacht hatte.” Das Projekt begann im Oktober 2003, zehn Monate später war die neue Lösung in allen deutschen Werken eingeführt und die erste Planung erfolgreich abgeschlossen.

Ein Mausklick ersetzt tagelange Kleinarbeit

Derzeit arbeiten 120 Planer aus Vertrieb und Controlling mit dem strategischen Vertriebsplan, der sechs Jahre gilt und durch einen detaillierten Arbeitsplan für jeden Monat des laufenden Jahres ergänzt wird. Die neue Planungslösung erlaubt es, Absatzmengen, Preise und Umsätze auf unterschiedlichen Ebenen der Plankunden- und Baugruppenhierarchie sowie sonstiger Marktsegmente mit beliebigem Detaillierungsgrad zu planen.
Um Nacharbeiten und Reibungsverluste zu vermeiden, hat jeder Planer unmittelbaren Zugriff auf alle für ihn relevanten Informationen, ohne in verschiedenen Quellen nachschlagen zu müssen. Die Planungsmasken zeigen außer den Vorjahresumsätzen, Durchschnittspreisen und aktuellen Auftragsbeständen auch die prognostizierten Fahrzeugproduktionszahlen aus einer Marketingdatenbank an, und die Lösung berechnet Lieferanteile und Quoten. Bei der Verteilung von Jahreswerten auf die Planungsperioden berücksichtigt die Software von vorne herein spezielle Zeiträume wie Produktionsan- und -auslauf, Werksferien und den Konzernkalender.
Erheblichen Rechenaufwand ersparen die Umbuchungs- und Verteilungsfunktionen: In der Top-Down-Planung werden Deltawerte, die sich aus Planungen auf aggregierter Ebene ergeben – etwa der erwartete Gesamtabsatz von Kupplungen bei einem bestimmten Kunden – automatisch auf vorher nicht manuell geplante Merkmalskombinationen – die unterschiedlichen Kupplungsarten und -komponenten – heruntergebrochen. Ändern sich nachträglich die organisatorischen Zuordnungen oder passt das Management beispielsweise Preise und Absatzmengen an, genügt ein Mausklick, um die Ergebnisse auf jeder Planungsebene zu sehen. Dies erspart den Mitarbeitern tagelange Kleinarbeit.
Entsprechend den Vorgaben von ZF Sachs passten die ORBIS-Berater die Benutzeroberflächen den verschiedenen Anwenderstufen an. Unterschieden wird beispielsweise zwischen Administratoren, Planern und so genannten “Power-Planern” mit erweiterten Berechtigungen. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Bedienkomfort. So findet zum Beispiel die Planung auf unterster Ebene für einzelne Kunden und Materialien in Excel-basierten, Visual-Basic-unterstützten Layouts statt: Wie in einer Excel-Datei werden Ergebnisse bei der Dateneingabe automatisch berechnet und angezeigt. Ein Berechtigungskonzept verringert Eingabefehler, zudem lassen sich Eingaben ohne Weiteres rückgängig machen. Ein Sicherungs- und Archivierungskonzept garantiert die doppelte Absicherung bei der Datenhaltung.

Mehr Transparenz

Nach dem Produktivstart im August 2004 zieht Christian Schneider ein positives Fazit: “Dank der neuen Lösung ist die Datenqualität sehr viel besser als zuvor und die Herkunft der Zahlen jederzeit nachvollziehbar. Weil alle Plan- und Ist-Zahlen jetzt zentral in unserem SAP BW gehalten werden, haben wir weltweit nur noch eine Version der Wahrheit, auf die sich alle verlassen können.” Übergreifende Auswertungen und Plan-Ist-Vergleiche sind damit ohne großen Aufwand möglich. Darüber hinaus können die anderen Unternehmensbereiche jederzeit auf die abgestimmten Vertriebsdaten zugreifen und damit beispielsweise in der Produktionsplanung Material-, Kapazitäts- und Personalbedarfe erstellen oder im Controlling Planergebnisse berechnen. Auf diese Weise seien auch die nachgelagerten Prozesse transparenter, betont Schneider.
Zurzeit arbeiten ZF Sachs und das ORBIS-Team daran, die Planungslösung mit zusätzlichen Funktionen und Ergänzungen noch komfortabler zu machen. Zudem steht der internationale Roll-Out an: Nachdem sich die Anwendung in Deutschland bewährt hat, soll sie jetzt schrittweise an allen anderen Standorten weltweit eingeführt werden.

Dirk Burgdörfer

Dirk Burgdörfer

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