Einheitliche Datenbasis schafft Synergien beim Technischen Service

Feature | 4. April 2005 von admin 0

Eine Welt für sich: Das Firmengelände der BASF in Ludwigshafen, das größte zusammenhängende Chemie-Areal der Welt, umfasst auf über sieben Quadratkilometern 115 km Straßen, 800 Gebäude und fünf Buslinien. Wenn Peter Edinger, Mitarbeiter der Abteilung Facility Management, eine Anfrage nach zusätzlichen Büroräumen für eine BASF-Einheit erhält, muss er sich rasch einen Überblick verschaffen. Mit ein paar Tastengriffen ruft er aus SAP R/3 Enterprise die benötigten Informationen zu allen internen Gebäudeobjekten ab – und kann sich auf deren Aktualität und Sicherheit verlassen. “Früher musste ich in so einem Fall auf selbst entwickelte Excel-Tabellen zurückgreifen, in denen ich geplante Umzüge, Reservierungen oder Instandhaltungsmaßnahmen zu Gebäuden manuell dokumentiert habe,” erzählt er. “Das war sehr umständlich. Immer wieder schlichen sich Fehler ein. Nicht selten musste ich Rücksprache halten. SAP R/3 Enterprise erspart mir viele Umstände – und manchen Kilometer!”
Die 200 Betriebe der BASF, die von Kunststoffen über Frostschutzmittel bis zu Vitaminen die verschiedensten Produkte herstellen – insgesamt 8.000 –, können nur dann effizient arbeiten, wenn für jeden einzelnen umfassende Informationen zur Verfügung stehen. Die internen Vorgänge müssen transparent sein, denn sonst lassen sich auch aus dem besten IT-System keine aussagekräftigen Informationen ablesen. Je besser die verschiedenen Systeme kompatibel sind, desto reibungsloser lassen sich Daten aus verschiedenen Bereichen zueinander in Beziehung setzen. Daher bot sich für die BASF an, alle Systeme auf einer umfassenden IT-Plattform laufen zu lassen. Die zahlreichen, bis dahin nicht integrierten Einzelanwendungen sollten durch eine Gesamtlösung ersetzt werden.

BASF IT Services

BASF IT Services

Die BASF IT Services, eines der europaweit führenden IT-Unternehmen der Prozessindustrie, ist für die BASF ein Full-Service-Provider. Gemeinsam mit dem Kunden konzipierte der IT-Dienstleister eine auf SAP R/3 Enterprise basierende Lösung und setzte sie bis zur Anwendungsbetreuung und Mitarbeiterschulung um.

Integrierte Einzelbausteine

Die BASF konnte aus ihrer langjährigen Erfahrung in der Prozessindustrie schöpfen, als sie auch für den Bereich Technische Services eine integrierte Prozesskette schuf. Dieser Bereich besteht aus Instandhaltung, Anlagenbau, Materialversorgung und Gebäudeverwaltung. Jede dieser Abteilungen ist in die SAP-Plattform integriert. Die einzelnen Bausteine, Materials Management (MM), Plant Maintenance (PM), Project System (PS), Real Estate (RE), SAP Enterprise Buyer Professional (SAP EBP) und der SAP Business Connector (SAP BC), arbeiten unabhängig voneinander, bilden aber gemeinsam das Herzstück des Systems als betriebsübergreifendes, integriertes Instrument, das über konsistente Daten verfügt.
Die Anwendung für den Anlagenbau beispielsweise enthält Instrumente zur Termin- und Kosten- sowie zur Personaleinsatzplanung. Sie unterstützt die Projektorganisation, die Planung von Eigen- und Fremdleistungen und die Beschaffung von Material und Dienstleistungen. Will nun ein Mitarbeiter des Anlagenbaus Güter oder Dienstleistungen für ein Projekt anfordern, so kann er aus der aktuellen Anwendung auf sämtliche Funktionen der Beschaffungskomponente von SAP R/3 zugreifen und damit technische Güter und Dienstleistungen für das Projekt bestellen. Es ist jederzeit möglich, aus der Anwendung Informationen über den Status des Beschaffungsprozesses einzusehen und dies in der weiteren Projektplanung zu berücksichtigen.

Schrittweise Anbindung

Nachdem ein Team aus Mitarbeitern der BASF IT Services und BASF-Verantwortlichen des Fachbereichs Werkstechnik das Projekt 1997 gestartet und 1999 die Testphase erfolgreich abgeschlossen hatte, setzte es die ersten Komponenten der IT-Plattform SAP R/3, PM und MM, bereits im Jahre 1999 produktiv. Im Jahre 2000 folgte der Technische Einkauf, 2002 die Gebäudeverwaltung und die ersten Komponenten des Anlagenbaus. Als vorläufig letztes Element wird zur Zeit die Personaleinsatzplanung des Anlagenbaus in das System übernommen. Damit wird ab Ende 2005 der Bereich Technische Services komplett angebunden sein.
Parallel zur Einführung der SAP-Lösung erarbeitete das IT-Team immer auch ein klares Modell für den jeweiligen Prozess. Neu ist, dass Projekte im Bereich des Anlagenbaus nach einheitlichen Kriterien strukturiert, organisiert und abgewickelt werden. Dadurch, dass die Projekte nun transparent und vergleichbar sind, lassen sie sich effizienter abwickeln.
Am Anfang der Einführung war es schwierig, die Mitarbeiter von den Vorzügen eines neuen Systems zu überzeugen. Nicht nur war mit großen Veränderungen, sondern auch damit zu rechnen, dass nicht alle Komponenten und Funktionen von Anfang an verfügbar sein würden. Durch ein durchdachtes Change Management und praxisnahe Schulungen konnten die Mitarbeiter jedoch für die Vorteile der integrierten Lösung gewonnen werden. Eine besondere Bedeutung hatte in diesem Zusammenhang die intensive Einbindung besonderer Key-User sowohl in die Projekte als auch in die anschließenden Schulungsmaßnahmen. Sie waren am Ende von den Vorzügen des Systems überzeugt und haben diese Einstellung in die Betriebe weitergetragen.
Norbert Matalla, Gruppenleiter in den Technischen Services Instandhaltung der BASF, blickt zufrieden auf die Einführung der Plattform zurück: “Ursprünglich hatte ich Zweifel, weil wir auf bestehende Programme und lieb gewonnene Gewohnheiten verzichten mussten. Aber inzwischen sind wir alle überzeugt, dass die flächendeckende Einführung des einheitlichen Systems die richtige Entscheidung war. Heute ist selbstverständlich, was früher undenkbar war: eine gemeinsame Datenbasis für alle Anwender und ein reibungsloser Austausch von Daten zwischen den einzelnen Bereichen.”
Was die BASF IT Services für die BASF geleistet hat, kann sie auch anderen Kunden anbieten. Dabei möchte das Unternehmen nicht die Lösung für die BASF kopieren, sondern auf die Bedürfnisse jedes neuen Kunden zuschneiden.

Dr. Axel Beil

Dr. Axel Beil

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