Einheitliche Plattform für 13.000 Anwender

Feature | 18. April 2007 von admin 0

BASF-Gruppe

BASF-Gruppe

Mit dem Projekt PACE (Process and Application Consolidation Enterprise Systems BASF Group) stellt sich der BASF-Konzern einer gewaltigen technischen Herausforderung. Denn eine historisch gewachsene SAP-Landschaft in einem global agierenden Unternehmen lässt sich nicht von heute auf morgen neu gestalten. „Das Vorhaben ist insgesamt auf rund drei Jahre angelegt und besteht aus 17 Teilprojekten“, berichtet Ekkehard Matke, der bei der BASF im Bereich IT-Governance für die technisch ausgerichteten IT-Projekte verantwortlich ist.
Der Aufgabenkatalog ist lang. Zum einen gilt es, die Geschäftsanwendungen in der Logistik, im Rechnungswesen und der Instandhaltung am Standort Ludwigshafen auf einer einzigen Systemplattform zu konsolidieren. Darüber hinaus steht das Update sämtlicher SAP-Lösungen auf die einheitliche Version SAP R/3 Enterprise an, wobei neue Funktionalitäten, beispielsweise für Warenbewegungen und Bestellanforderungen, bereitgestellt werden müssen. Außerdem sollen alle Systeme auf den Unicode-Standard wechseln. Betreut wird die Umsetzung von dem BASF-Tochterunternehmen BASF IT Services, das auch dafür sorgt, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird.

Schrittweise zum Ziel

BASF IT Services

BASF IT Services

In einem ersten Schritt schuf BASF IT Services für das Werk in Ludwigshafen bis Ende 2005 eine gemeinsame Plattform für Rechnungswesen und Instandhaltung. Davon waren rund 10.000 Anwender betroffen. Gleichzeitig begann der Dienstleister damit, über 4.000 ehemals maßgeschneiderte Systemanpassungen – zum Beispiel für das Verpacken von Gütern – auf den aktuellen SAP-Standard zu bringen. Bis April 2006 erfolgte außerdem die Umstellung der operativen SAP-Systeme der gesamten BASF-Gruppe auf den Unicode-Standard – eine wesentliche Voraussetzung für einheitliche Geschäftsprozesse in einem weltweit tätigen Unternehmen.
Der nächste Meilenstein am Standort Ludwigshafen war Mitte Oktober 2006 erreicht, als die bereits integrierten SAP-Anwendungen für den kaufmännischen Bereich und die Instandhaltung in das bestehende Logistiksystem migriert und physisch auf einer gemeinsamen Plattform unter dem Namen Cobalt (Consolidated BASF Accounting, Logistics and Technic System) zusammengeführt wurden.

„Operation am offenen Herzen“

Die Umstellung sämtlicher Arbeitsplätze auf Cobalt erfolgte an zwei aufeinander folgenden Wochenenden, damit die BASF-Beschäftigten am jeweils nächsten Arbeitstag wieder wie gewohnt mit ihren Lösungen arbeiten konnten. Zuvor hatten 200 Testanwender überprüft, ob auch nach der Konsolidierung noch alles ohne Probleme laufen würde und die Daten reibungslos zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden konnten. Nachdem über 2.000 Testfälle ohne Schwierigkeiten abgearbeitet worden waren, gab die Projektleitung grünes Licht.
Dann lief alles wie am Schnürchen: Das Sperren und Freischalten der Anwender, sowie das Herunter- und Hochfahren der Systeme erfolgte ohne Probleme. „Die ständige Verfügbarkeit, die gefordert war, stellte allerdings eine große logistische Herausforderung für uns dar“, erklärt Projektingenieur Dr. Peter Adamietz von BASF IT Services. Denn, anders als bei einer Umstellung, die während einer mehrwöchigen Betriebspause stattfindet, musste hier quasi eine „Operation am offenen Herzen“ erfolgen. Deshalb waren in der Zeit von Freitagabend bis Sonntagabend allein über 100 Mitarbeiter der BASF IT Services damit beschäftigt, die Umstellung durchzuführen, während 250 Mitarbeiter der BASF die umgestellten Anwendungen abnahmen.
Bei dieser rein technischen Migration wurden weder Prozesse noch Funktionalitäten geändert. „Nach der Zusammenlegung befinden sich die drei Systeme nun sozusagen in einem einzigen Haus, das heißt unter einem Dach und mit ein und demselben Fundament, sie sind aber noch durch Zwischenwände getrennt und auf verschiedene Wohnungen aufgeteilt“, zieht Adamietz einen Vergleich.

Medienbrüche sind Vergangenheit

Diese Wände sollen im Laufe der nächsten Monate fallen, wenn die verschiedenen Arbeitsabläufe und Mandanten in einem einzigen System zusammengeführt werden. Im Januar 2008 wird es am BASF-Standort Ludwigshafen – mit seinen zehn Quadratkilometern der größte zusammenhängende Chemieindustriekomplex der Welt – nur noch ein einziges ERP-System geben.
Diese Konsolidierung senkt nicht nur die jährlichen Betriebskosten um einen zweistelligen Millionenbetrag, sondern bietet eine Reihe weiterer Vorteile: „Durch die wesentlich engere Prozessintegration vermeiden wir die bisher üblichen Medienbrüche und können auf diese Weise die Produktivität erhöhen“, erläutert Adamietz. So mussten Daten aus der Logistikanwendung bisher in der Buchhaltung neu erfasst werden. Dieser Umweg gehört nun der Vergangenheit an. Aber auch größere Flexibilität beim Erwerb von Unternehmen und deren zügige Einbindung in die IT-Landschaft des Chemieunternehmens seien Argumente für das PACE-Projekt gewesen.
Die Standardisierung dient der IT-Governance der BASF auch als ein wesentliches Mittel, um die Systemeffizienz zu verbessern und die Sicherheit zu erhöhen. „In den bisherigen drei Systemen gab es über 1.000 interne oder externe Schnittstellen, die alle verwaltet und geschützt werden mussten“, erläutert Matke. In Zukunft dürfte es viel leichter sein, Schutz vor externen Angreifern zu gewährleisten.

Großprojekt aus eigener Kraft gemeistert

Bei der endgültigen Inbetriebnahme im Januar 2008 werden knapp 13.000 Anwender auf die neue, integrierte Plattform wechseln. „Ein Projekt in dieser Größenordnung gab es bisher nirgendwo, auch SAP hat in diesem Punkt noch keinerlei Erfahrung gesammelt“, weiß Matke. Daher realisierte die IT-Governance der BASF gemeinsam mit der Tochter BASF IT Services das Vorhaben aus eigener Kraft – nur mit Unterstützung des Software-Herstellers als strategischem Partner. „Darauf sind wir auch sehr stolz“, betont Adamietz. Das Know-how, das dabei in allen Bereichen erworben wurde, kann BASF IT Services künftig auch für Projekte außerhalb des Mutterkonzerns nutzen.
Der Erfolg von PACE zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Mehr als 300 Beschäftigte beteiligten sich an einem Wettbewerb, um für die integrierte Plattform einen Namen, Cobalt, zu finden. Regelmäßige Treffen der Cobalt-Community-Teams, in denen sich Logistiker, Kaufleute und Techniker austauschen, sind ebenso Teil des Change-Management-Prozesses wie Workshops, in denen das Potenzial der integrierten Lösung im Detail vorgestellt wird. Newsletter und ein spezieller Bereich im BASF-Intranet zu diesem Projekt sorgen für einen schnellen Kommunikationsfluss.
„Insgesamt bedeutet das neue System eine relative große Veränderung für die Mitarbeiter“, weiß Adamietz.
Daher sei es gut, dass sich das Projekt über einen langen Zeitraum erstreckt und in Teilschritten abgearbeitet wird: „Dadurch wachsen die Betroffenen langsam in die neue Umgebung hinein.“ Denn die Integration der bisher getrennten Prozesse bei dem Chemieunternehmen ist nicht nur eine Frage der IT. So wurden früher zum Beispiel Logistikbuchungen von den Kaufleuten geprüft und freigegeben. Nun werden die entsprechenden Daten automatisch weiterverarbeitet, das heißt, Abläufe, die sich über viele Jahre hinweg eingespielt haben, stehen jetzt auf dem Prüfstand. Das erfordert intensive Abstimmungsgespräche und ergänzende Schulungen für die Mitarbeiter. Doch nach Einschätzung von Adamietz wird das Projekt die Produktivität insgesamt deutlich erhöhen.

Yvonne Giebels

Yvonne Giebels

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