Reibungsloser Ablauf

Feature | 25. November 2011 von Frank Zscheile 0

7 Workflows: Bestellungs- und Beschaffungsprozesse per Software. (Foto: Fotolia)

7 Workflows: Bestellungs- und Beschaffungsprozesse per Software. (Foto: Fotolia)

Die Liste der so genannten C-Teile, die ein Unternehmen für seine tägliche Arbeit benötigt, ist lang. Sie reicht vom sprichwörtlichen Radiergummi bis zu teuren Investitionsgütern wie einer neuen Serverlandschaft oder kompletten Ladenausstattungen – nicht unüblich zum Beispiel beim westfälischen Farbenhersteller J. W. Ostendorf GmbH & Co. KG aus Coesfeld, der erfolgreiche Handelsunternehmen der DIY-Branche im Inland und Ausland beliefert. J.W. Ostendorf bietet Komplett-Sortimente rund um das Produkt Farbe. Das Unternehmen entwickelt maßgeschneiderte eigene Marken für Farben, Lacke und Lasuren des Handels, die der Endverbraucher direkt anwenden kann.

Sein Produktionsmaterial, also A- und B-Güter, bestellt Ostendorf standardmäßig über das MM Modul von SAP. Auch für die Bestellung von C-Teilen stellt SAP mit dem Modul SRM eine Lösung bereit. Ihr Einsatz ist für viele mittelständische Unternehmen hinsichtlich Lizenzerwerb und Einführungsaufwand jedoch oft zu aufwändig. Basierend auf ihrem Workflow-Tool „Process Builder“ hat die nextevolution AG deshalb ein System für die C-Teil-Beschaffung entwickelt, den nextevolution Bestellanforderungsworkflow. JWO nutzt die Lösung seit November 2010 für die Bestellfreigabe.

Mit dem Bestellanforderungsworkflow setzt JWO auf eine bereits breite Basis weiterer nextevolution-Produkte im Unternehmen auf. So nutzt der Mittelständler seit 2006 einen Rechnungseingangsworkflow des Herstellers. „Die Rechnungsbearbeitung ist jedoch im Wesentlichen ein standardisierter Prozess, der deutlich einfacher abzubilden ist als ein Beschaffungsvorgang“, sagt Ralf Printing, Gruppenleitung Kreditoren, Head of Accounts Payable Department bei JWO, „ein Unternehmen wie Ostendorf beschafft sehr viele unterschiedliche Güter: VKF-Material, C-Teile, Dienstleistungen und alles muss unterschiedliche Freigabestufen durchlaufen.

Deswegen haben wir damals mit der Rechnungsbearbeitung angefangen – auch weil sich dort am ehesten Einsparungen bemerkbar machen durch Einsatz einer solchen Lösung.“

Beschaffung von C-Teilen aufwändig

Bei der Beschaffung von A- und B-Teilen werden aus SAP heraus Bestellvorschläge generiert; der Disponent prüft, ob ein tatsächlicher Bedarf besteht und gibt dann über SAP die Bestellung auf. Dabei arbeitet er im Rahmen vorgegebener Mengenkontrakte und fest hinterlegter Preise, selbst die Auswahl der Lieferanten ist festgelegt. Der Anstoß von Genehmigungsprozessen ist hier daher in der Regel nicht notwendig. Anders bei den C-Teilen: Die Anzahl der Bestellteile ist zwar marginal im Bezug zum gesamten Bestellwesen, doch der Arbeitsaufwand ist wesentlich höher als bei A- und B-Teilen.

Außerdem gibt es bei Ostendorf eine Reihe von Personenkreisen, die in die Beschaffung involviert sind, angefangen mit dem Anforderer aus der Fachabteilung über Einkauf und Kostenstelle bis hin zur Geschäftsführung. Insgesamt verbucht das Unternehmen knapp 900 Lieferanten im gesamten Bestellwesen; nur 200 davon liefern ausschließlich für das Produkt, sind also A- oder B-Lieferanten.

Wer früher etwas bestellen wollte, musste die gewünschten C-Artikel von Hand in ein Bestellanforderungsformular (BANF) eintragen und dieses anschließend von den verschiedenen Freigebern unterzeichnen lassen. Die BANF erhielt schließlich der Einkauf, welcher die Daten nochmals in SAP eingab und die Bestellung startete. Lediglich in der IT und bei der Abfallentsorgung gab es vereinzelte BANF-Prozesse innerhalb von SAP. Die Crux beim SAP-Standard ist jedoch: Trifft die gewählte Kombination nicht zu – der eingegebene Artikel und die Warengruppe passen zum Beispiel mit dem Wert nicht zusammen – bleibt die BANF frei. Vor allem lief der große Rest der C-Teil Bestellungen manuell ab und war deshalb sowohl wenig transparent wie auch von unnötigen Doppelerfassungen geprägt.

Warengruppen-Konten vordefinieren

„Wir suchten daher für diese Zwecke eine Lösung, welche die Datenerfassung erleichtert, das Einrichten vielstufiger automatisierter Workflows ermöglicht und mit der sich auch pro Warengruppe Konten vordefinieren lassen können, so dass sich das Auffinden von Produkten und Lieferanten so einfach wie möglich gestaltet “, sagt Erwin Neelen, Head of IT bei Ostendorf. So kam es zur Einführung des Bestellanforderungsworkflows.

Für die Erfassung einer C-Teil-Anforderung nutzt der Mitarbeiter der Fachabteilung wie üblich das SAP-MM-Modul. Dort kann er entweder über Batch Input sein Excel-Formular mit der Bestellanforderung einlesen oder künftig auch in den per OCI-Schnittstelle angebundenen Webshops das gewünschte Teil heraussuchen.

Der Process Builder stellt dann ein Formular zur Verfügung, in welches die Anforderung eingetragen wird – das Formular stellt gleichzeitig die Starttransaktion für den Bestellanforderungsworkflow dar. Der Mitarbeiter kann hier im Vorfeld Klärung veranlassen und im Einkauf nach dem Preis fragen. Der Einkauf startet dann seine Anfragen an die Lieferanten mittels aus dem Workflow heraus erstellter Wordformulare. Die eingehenden Angebote schickt er per Workflow an die Fachabteilung zurück.

„Bei Ostendorf ist in erster Linie der Einkauf für den Preis verantwortlich, der aus diesem Grunde auch stets am Ende des Bestellfreigabeprozesses angesteuert wird“, erklärt Ralf Printing. Gleichwohl bezieht JWO Leistungen, bei denen der Einkauf überwiegend unterstützend mitwirkt – bei der Beschaffung von Servern etwa oder speziellen Marketingdienstleistungen, wo die Preisverantwortung beim jeweiligen Kostenstellen-Inhaber liegt oder, wie bei den Marketingdienstleistungen, bei Firmeninhaberin Frau Ostendorf persönlich.

Auch gewisse Ersatzteil-Beschaffungen für die Produktion fallen in diese Kategorie. Ralf Printing: „Wir können in dem Workflow auf jeder einzelnen Stufe beeinflussen, wie der jeweilige Bearbeiter gefunden wird und die Kontenvorgabe über Warengruppe definieren.“

Workflow mit sieben Freigabestufen

Insgesamt sieben Freigabestufen beinhaltet der Bestellanforderungs-Workflow für Ostendorf, bis die Bestellung ausgelöst wird. Auf jeden Fall durchlaufen werden stets die Freigaben der Kostenstelle und des Fachbereichs-Geschäftsführers. Je nach Art und Höhe der Anforderungen werden weitere Stufen eingebunden; hier gibt es Investitions- und Budgetfreigaben sowie bei Marketing-unterstützenden Ausgaben solche der Unternehmensinhaberin. „Wir sind sehr kostenstellenorientiert“, sagt Erwin Neelen, „die einzelnen Ansprechpartner auf jede Freigabestufe werden über die Kostenstelle gefunden.“

Roland Klose, Sachbearbeiter Einkauf für C-Teile, war früher lange damit beschäftigt, nur die Bestelldaten in SAP zu erfassen, die der Anforderer zuvor schon in sein Excelformular eingetragen hatte. Heute fällt diese Aufgabe weg und er hat mehr Freiräume, zum Beispiel für Preisverhandlungen mit den Lieferanten: „Es ist deutlich zu spüren, dass der gesamte Bestellprozess schneller abläuft“, sagt er, „im Hintergrund habe ich permanent die Bestellvorgangsübersicht geöffnet und sehe im Workflow, wo gerade Anforderungen auflaufen und wie der Stand der Umsetzung ist.“ Rund 2.200 kontierte und ausgelöste C-Bestellungen zählte Ostendorf ein halbes Jahr nach Einführung des Bestellanforderungs-Workflows.

Die Anzahl der bestellbezogenen Vorgänge innerhalb der JWO-Gruppe haben sich dadurch deutlich erhöht – eines der Hauptziele im Projekt. Ostendorf vermeidet durch die Automatisierung des Bestellprozesses zudem Datenredundanzen, weil die Bestelldaten nur einmal in SAP eingegeben werden. Die Sicherheit seiner Beschaffungsprozesse hat der Farbenhersteller dank verbesserter Transparenz ebenso erhöht wie die Datenqualität. Schließlich konnte das Unternehmen auch die bisherigen Insellösungen zur C-Teil-Beschaffung in den Bereichen IT und Abfallentsorgung ablösen.

Ganzheitliche Lösung

„Wir realisieren heute eine ganzheitliche Bearbeitung und haben vom Bedarf bis zur Rechnung alle Dokumente und Daten zu einem Vorgang im System“, erklär Ralf Printing, „vom Bestell- können wir in den Rechnungsworkflow abtauchen, uns die Angebote zur Rechnung ansehen und haben dadurch maximale Vorgangstransparenz.“

Der Rechnungsworkflow wurde seit seiner Einführung 2006 permanent weiterentwickelt. Ostendorf erledigt darüber inzwischen auch debitorische Vorgänge sowie Freigaben für Bonuszahlungen. Der Debitorenworkflow ist das Abbild des Kreditorenworkflows auf der Debitorenseite und kommt seit Anfang 2010 zum Einsatz. Ostendorf nutzt ihn, um Rechnungen ihrer Kunden freizugeben. In solchen Einzelfällen sollen Eingangsrechnungen nicht kreditorisch, sondern debitorisch als Gutschrift gebucht werden, um Verrechnungen zwischen Kreditoren und Debitoren zu vermeiden. Der Genehmigungsablauf für diese Rechnungen ist identisch zu normalen Kostenrechnungen, d.h. sie werden über den normalen Genehmigungsworkflow freigegeben und gebucht.

Prozess für Bonuszahlungen

Der Bonusworkflow kommt für die Freigabe von Bonuszahlungen zum Einsatz. Boni sind nachgelagerte Rabatte, die Ostendorf seinen Kunden, den Baumärkten, gewährt, wenn sie bestimmte Abnahmeziele erreichen. In den Workflow wird dafür ein Excel-Querblatt eingebunden, in welchem geplante und tatsächliche Umsätze des einzelnen Baumarktes verzeichnet sind. Anhand derer wird im Verlaufe sich anschließender gestaffelter Genehmigungsstufen geprüft, ob die Bonuszahlung berechtigt ist und getätigt werden kann. Auch dieser Prozess lief früher komplett per Hand ab.

Eine weitere Lösung von nextevolution hat Ostendorf schließlich mit der elektronischen Kundenakte erfolgreich im Einsatz. Drei Aktenarten wurden hier eingerichtet, um Informationen über die Kunden von Ostendorf transparent darzustellen: die Konzernakte mit Angaben zum Kunden (Beispiel „Praktiker“), die Kundenakte (für den einzelnen „Praktiker“-Markt) sowie eine Reklamationsakte. Über einen zentralen Posteingang werden die rund 500 Eingangsdokumente für die Kundenakte attributiert und dann den einzelnen (Sub-)Akten zugeordnet. Schließlich will JWO auch die bereits erworbene Vertragsverwaltung von nextevolution in der Praxis einsetzen, um Patente transparent zu verwalten und Laufzeiten sowie anstehende Verlängerungen kontrollieren zu können.

 

 

Tags:

Leave a Reply