Einkaufsportal eingeführt

Feature | 27. August 2012 von Andreas Schmitz 0

Ende 2007: Der Kauf der Siemens VDO Automotives durch Continental ist abgeschlossen. Fünf Jahre später steht auch das neue Supplier-Relationship- Management-System, das mit mehr als 21.000 Anwendern an weltweit 250 Standorten eines der größten in Deutschland sein dürfte. Ein Mammutprojekt.

Systemschwächen wurden offenbar

Es galt, die SAP-Einkaufslösung von VDO mit rund 10.000 Anwendern auf eine SAP SRM-Plattform zu migrieren – nicht nur unzählige unterschiedliche SAP-Systeme, sondern auch zahlreiche Applikationen anderer Anbieter, etwa eine Kataloglösung, mit der derzeit die Bedarfsmaterialien im indirekten Bereich bei Continental beschafft werden. „Nach der Konsolidierung traten die Schwächen unserer alten SAP SRM 4.0-Lösung deutlich zu Tage“, erinnert sich Armin Schmitt, Lead Supplier Relationship Management IT bei der Continental AG. So hatten wir das über zehn Jahre gewachsene System mit zahlreichen Erweiterungen und Modifikationen versehen. Dies machte den Support sehr aufwändig und eine Weiterentwicklung unmöglich.“ Weiterer Innovationsbedarf entstand, weil die SAP-Wartung für das SRM-Release 4.0 auslief.

Dringlich war ein kompletter Neuansatz jedoch auch wegen der Uneinheitlichkeit der alten Benutzeroberflächen. So gestaltete sich etwa der Genehmigungsprozess für die eingehenden Rechnungen in den einzelnen Geschäftszweigen so unterschiedlich, dass dazu viele verschiedene Oberflächen und pflegeintensive Schnittstellen zu den vorhandenen SAP R/3-Systemen existierten. Ein weiteres Beispiel waren die zahlreichen Einkaufsmasken, die es sehr schwierig machten, bestimmte Büromaterialien über mehrere Standorte hinweg einheitlich zu bestellen. Für die Einkaufs- und IT-Verantwortlichen bei Continental war klar: Die Zeichen standen auf Standardisierung.

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Gefestigt wurde dieser Entschluss im Rahmen eines Strategie-Workshops im März 2010 gemeinsam mit SAP, bei dem das Innovationspotenzial der jüngsten Entwicklungen im SRM-Umfeld ausgelotet wurde. Danach startete Continental das so genannte ePOS-Programm, die Abkürzung für Enhanced Strategic and Operational Procurement Applications On Central SRM and Portal System. Es hat zum Ziel, die Nutzung der vielen Einkaufsapplikationen durch Einsatz der standardisierten SAP-Technologie zu vereinfachen und zu verbessern. Die Basis dafür legten der Releasewechsel auf SAP SRM 7.0 sowie die Einführung der SAP-Portallösung SAP NetWeaver 7.0 und des neuen Katalogsystems.

Strategie-Workshop gemeinsam mit SAP

„Beim Strategie-Workshop mit SAP haben wir rasch erkannt, dass wir die zahlreichen Anwendungen, auf die unsere Mitarbeiter im Rahmen der Einkaufsabwicklung zugreifen müssen, unmöglich zusammenführen können“, erläutert Armin Schmitt. „Um ihnen trotzdem ein ständiges Hin- und Herspringen zwischen den Systemen  zu ersparen, setzen wir künftig auf SAP Enterprise Portal.“ Stichwort „Single Sign-On“: Einmal im Portal angemeldet, greifen die Anwender zentral auf alle benötigten Systeme zu und bekommen im Portal die Daten und den Arbeitsvorrat konsolidiert zur Verfügung gestellt. Dies vereinfacht die Nutzung der SAP-Einkaufsplattform und spart jede Menge Zeit und Kosten.

Weitere Zeit- und Kostensenkungen erwartet Continental von der neuen Kataloglösung mit ihrer Supplier Self Services-Funktion. Da die Lieferanten künftig in die Pflegeprozesse für die Kataloge integriert werden sollen, braucht der Automobilzulieferer diesen Aufwand nicht mehr selbst zu betreiben. Da Continental derzeit rund 650 Kataloganbieter für Nicht-Produktionsmaterialien an Bord hat – Tendenz steigend – dürfte diese Aufgabenverlagerung beträchtliche Zeitgewinne mit sich bringen.

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Mittlerweile hat der Automobilzulieferer die neue zentrale SAP-Einkaufsplattform mitsamt Portal- und Kataloglösung auf weltweit 250 Standorte in 13 Ländern ausgerollt. Obwohl es sich um ein sehr komplexes, zeitlich immens gedrängtes Implementierungsprojekt handelte, konnte es fristgerecht umgesetzt werden: Nach dem Projektstart ePOS1 im August 2010 wurde der Blueprint im Dezember desselben Jahres, Realisierung und Rollout Ende 2011 abgeschlossen.

Performanz und Systemstabilität beachten

Das SAP SRM-Beratungshaus apsolut unterstützte den Releasewechsel sowie die Einführung der Portal- und Kataloglösung auf Applikationsebene und war für die  Vorstudie, Blueprint, Implementierung, Pilotprojekt und After-Golive-Support während der Rollouts verantwortlich. Nach intensiver Vorbereitungszeit wurden sämtliche Standorte letztlich innerhalb von 6 Monaten ausgerollt.

Unternehmen, die eine ähnliche Modernisierung ihrer SAP SRM-Systemlandschaft planen, rät Conti-Mann Schmitt, sich rechtzeitig mit den Themen Performance und Systemstabilität auseinanderzusetzen. So sollten Services wie SAP Safeguarding genutzt werden, um die technischen Risiken im Projekt zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Darüber hinaus dürfe bei einem so genannten Greenfield-Ansatz für das SAP SRM-Upgrade der Aufwand für die Überarbeitung der Stammdaten nicht unterschätzt werden, gerade wenn diese – wie bei Continental – manuell durchgeführt wird. Wer zudem neue Technologien wie Portale oder Self Services einführe, müsse ein systematisches Change Management betreiben, um die Mitarbeiter von vorneherein ins Boot zu holen. Schließlich sollte in einer komplexen Systemarchitektur ein Testkatalog existieren, der alle Prozesse abdeckt und zudem über Varianten ein systematisches Testen jeder denkbaren Konstellation ermöglicht.

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Mit SAP SRM 7.0, SAP Enterprise Portal und der neuen Kataloglösung hat Continental eine Technologie eingeführt, die die Weichen für die Umsetzung der konzernweiten SRM-Strategie stellt. So will Continental die Vorteile der neuen Portal- und SRM-Technologie verstärkt auch für die Einkäufer von Bedarfsmaterialien nutzbar machen. Bislang müssen sich diese in mehreren SAP R/3-Systemen anmelden, um dort hinterlegte Bestellanforderungen in Bestellungen umzuwandeln und dann an die Lieferanten zu versenden. Dieser Prozess soll künftig vereinfacht werden: So bekommen die Einkäufer die Bestellanforderungen im Portal angezeigt und werden, wenn sie sie anklicken, automatisch ans betreffende SAP R/3-System weitergeleitet.

Auch bei Folgeprojekt apsolut an Bord

Auch bei einem Folgeprojekt setzt Continental auf die Prozess- und SAP-Kompetenzen von apsolut: Derzeit ist der Automobilzulieferer dabei, einen Blueprint für das Kontraktmanagement im Bereich von Produktionsmaterialien zu entwickeln. Ziel ist es, die Vorteile der SAP SRM-Einkaufsplattform und des Single-Sign-On-Prinzips für die zentrale Pflege der Verträge mit Rohstofflieferanten zu nutzen. In einer weiteren ePOS-Projektstufe möchte Continental ein Sourcing Cockpit sowie SAP-Funktionen für  E-Bidding installieren.

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