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Bitte hier unterschreiben!

Feature | 17. November 2016 von Judith Magyar 4

Jede Geschäftstransaktion wird mit einer Unterschrift besiegelt. Bei der Firma DocuSign geht es jedoch um mehr als um elektronische Signaturen.

„Das erste Wort, das ein Kind schreiben lernt, ist der eigene Name”, erklärt Brad Brooks, Chief Marketing Officer bei DocuSign. Der Anbieter für elektronische Signaturen ermöglicht es, Dokumente weltweit über jedes Gerät zu senden, zu unterschreiben und zu genehmigen. „Es ist ein Teil unserer Kultur, schriftliche Vereinbarungen mit unserer Unterschrift zu besiegeln“.

Die technologischen Neuerungen der achtziger und neunziger Jahren machten es möglich, unterschriebene Verträge innerhalb von Sekunden per Fax und E-Mail um den Globus zu schicken, doch es blieben viele Fragen hinsichtlich ihrer rechtlichen Gültigkeit offen. Die US-Regierung erkannte das Problem und führte daraufhin ein neues Gesetz ein, den E-Sign Act. Dieser wurde schnell zum weltweiten De-facto-Standard für elektronische Signaturen und trug mit dazu bei, dass sich der weltweite Online-Handel explosionsartig entwickelte.

Intelligent entscheiden

„Wir verändern die Geschäftsabwicklung auf zwei Ebenen“, erklärt Brooks. „Es geht um Daten: Erstens liefern rechtliche Dokumente einzigartige Informationen, die nicht in anderen Systemen erfasst werden. Wir wissen, wie und wann Dokumente signiert wurden oder wie oft sich jemand ein Dokument angesehen hat, bevor es signiert wurde. Wenn wir all diese Daten schnell ins System zurückspielen, kann dies den Verkaufszyklus von drei bis vier Wochen auf wenige Stunden reduzieren. Zweitens wissen wir, wie Kunden ihre Lieferanten und interne HR-Prozesse managen. Wir helfen unseren Kunden, diese einzigartigen Informationen digital zu verwalten statt Papier einzusetzen.“

DocuSign nutzt SAP HANA zur Verwaltung und Analyse der riesigen Datenmengen, die die 250.000 Unternehmenskunden und 100 Millionen Nutzer in 188 Ländern generieren. Die eSignatur-Software und die Digital-Transaction-Management-Plattform (DTM) von DocuSign ermöglichen es Organisationen jeder Größenordnung und in jeder Branche, Verträge, Genehmigungen und Prozesse zu beschleunigen.

“Wir analysieren verschlüsselte Kundendaten, um wichtige Trends zu erkennen und verschiedene Services zu gestalten, die den Anforderungen unserer Klientel gerecht werden. Wir tragen eine hohe Verantwortung gegenüber unserer zahlreichen Kundschaft. Es kann zum Beispiel sehr teuer werden, wenn man ein Rechenzentrum am falschen Ort errichtet. Falls wir Daten nicht dazu nutzen, intelligente Entscheidungen zu treffen, wird es unglaublich schwierig, Dinge korrekt zu dimensionieren“, so Brooks.

Der Gesellschaft etwas zurückgeben

Das visionäre Unternehmen entwickelt eine große Leidenschaft, wenn es darum geht, in innovative Lösungen zu investieren, die Menschen in Rechtsfragen unterstützt. Über die gemeinnützige Stiftung „DocuSign Impact“ werden jeweils ein Prozent vom Kapital, vom Gewinn sowie vom Produktvermögen zur Verfügung gestellt, um allgemein gesellschaftliche Veränderungen anzustoßen.

Auf ein Projekt ist man ganz besonders stolz. Team Rubicon ist eine internationale, weltweit tätige Non-Profit-Organisation, die im Katastrophenfall Teams zusammenstellt, um betroffenen Regionen und Gemeinden schnell zu helfen.

„Solche Einsätze bringen eine Reihe von rechtlichen Problemen mit sich“, weiß Brooks. „Die Helfer benötigen beispielsweise zahlreiche Verzichtserklärungen für die verschiedensten Fälle. Das ist mit einem regelrechten Papierkrieg verbunden – wobei sie häufig in Einsatzgebiete geschickt werden, in denen die herkömmlichen Kommunikationsleitungen ausgefallen sind.“ Brooks weiter: „Zudem haben viele Flüchtlinge und Betroffene ihre Ausweispapiere sowie andere persönliche Dokumente verloren. Folglich entwickelten wir Templates, die die Helfer vor Ort auch ohne herkömmliche Kommunikationsleitung nutzen können. Über eine Cloud-Verbindung werden Templates und Geräte automatisch synchronisiert, so dass sämtliche Erklärungen in Echtzeit ausgestellt und kommuniziert werden können.“

Die Operations Map veranschaulicht die Vorgehensweise von Team Rubicon. Schön, dass DocuSign sein Wissen um die Digitalisierung auch im Rahmen seines humanitären Engagements einbringt.

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