Roadmap SAP ECM-Systeme

Feature | 31. Mai 2010 von Christiane Stagge 0

Ordnung schaffen mit Enterprise Content Management Systemen

Ordnung: Daten verwalten mit Enterprise Content Management Systemen (Grafiken: Open Text)

Ob Geschäftsunterlagen, Rechnungen oder Videos für Marketing-Kampagnen – in Unternehmen tummeln sich eine Vielzahl an Dokumenten. Damit diese Daten nicht im Chaos untergehen, gibt es Enterprise Content Management Systeme (ECM). Mit ECM-Lösungen können Dateien ordnungsgemäß archiviert, verwaltet und wieder aufgefunden werden, um später wieder mit ihnen zu arbeiten. Das spart Arbeitszeit und Verwaltungskosten.

Enterprise Content Management Systeme sind vorwiegend für Buchhaltung, Rechtsabteilung, Marketingmitarbeiter und Personalabteilungen interessant. SAP arbeitet seit Jahren mit Open Text in Sachen ECM-Lösungen zusammen. Durch das Reseller Agreement können Kunden über SAP Open Text-Produkte erwerben.

Derzeit gibt es von Open Text und SAP folgende ECM-Software:

Im Artikel aus dem „iPad in die Firma“ haben wir bereits über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Enterprise Content Management Systemen informiert. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie Näheres über die einzelnen SAP ECM-Lösungen inklusive Roadmaps.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP Extended ECM by Open Text

Mit ECM-systeme lassen sich sämtliche Dokumente und Dateien verwalten

Mit ECM-Systemen lassen sich sämtliche Dokumente und Dateien verwalten

SAP Extended ECM by Open Text: Bedienung über die SAP GUI

SAP Extended ECM by Open Text: Bedienung über die SAP GUI

SAP Extended ECM by Open Text

SAP Extended ECM by Open Text ist die Haupt-ECM-Lösung von Open Text und SAP. Mit ihr lassen sich nicht nur Unternehmensinhalte verwalten und archivieren. Mit der ECM-Lösung können auch Dateien ausgetauscht werden. Besonders praktisch: Mehrere Mitarbeiter können gemeinsam an einem Dokument gleichzeitig arbeiten. Da die Lösung auf SAP NetWeaver basiert, können durch offene Schnittstellen auch diejenigen Kollegen auf das ECM zugreifen, die nicht mit SAP arbeiten.

Die Kernfunktionen bestehen aus Dokumentenverwaltung (Versionsverwaltung, Zugriffskontrolle, Genehmigungen), Record-Management (das Verwalten des Dokuments über dessen gesamten Lebenszyklus hinweg) und Archivierung. Mitarbeiter der Personalabteilung können mit SAP Extended ECM by Open Text nicht nur die Flut von eingehenden Lebensläufen koordinieren, sondern diese auch abteilungsübergreifend mit Anmerkungen versehen.  Da die Lösung Microsoft Office unterstützt, können Mitarbeiter auch nach Word- oder Excel-Dokumenten suchen. Eingescannte Dokumente können dank der Scanningfunktion bearbeitet werden. Dadurch können Abteilungen ihre Papierunterlagen wie Rechnungen digitalisieren und sparen sich somit lästige Zettelwirtschaften. Auch Barcodes lassen sich mit der Lösung erkennen.

SAP Extended ECM by Open Text ist in die SAP Business Suite integriert. Sie kann auch als einzelne Anwendung erworben werden.

Im dritten Quartal 2010 kommt SAP Extended ECM for SAP 9.8 auf den Markt. In der neuen Version können Nutzer ihre Dokumente nicht nur aus der extended ECM UI speichern und abfragen, sondern auch aus der SAP GUI, dem SAP Web, MS Windows Explorer und Outlook aus bedienen. Außerdem gibt es zusätzliche Sprachversionen wie in Englisch, Deutsch, Französisch, Japanisch, Spanisch oder Chinesisch.

Anfang 2011 soll Version 10 erhältlich sein. Sie wird auch das Records Management für SAP DMS & CRM-Dokumente unterstützen. Version 10 ist mit einer überarbeiteten UI sowie erweiterten Suchfunktion ausgestattet und unterstützt weitere Sprachen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP Document Access by Open Text & SAP Archiving by Open Text

Dokumente verwalten mit SAP Extended ECM by Open Text

Dokumente verwalten mit SAP Extended ECM by Open Text

Mit einem Enterprise Content Management system lassen sich schnell und einfach Dokumente wiederfinden.

Mit einem Enterprise Content Management System lassen sich schnell und einfach Dokumente wiederfinden.

SAP Document Access by Open Text

Die Anwendung unterstützt Mitarbeiter dabei, Dokumente zu verwalten und zu archivieren. Auch Belege, die nicht aus einem SAP-System stammen, können mit SAP Document Access by Open Text eingespeist und verwaltet werden. Die ECM-Lösung lässt sich vollständig in bereits bestehende SAP-Lösungen integrieren. Mitarbeiter können von SAP CRM oder SAP ERP auf SAP Document Access by Open Text zugreifen. Mit der ECM-Lösung können User unternehmensweit auf sämtliche Dokumente zugreifen. Das ist beispielsweise für Mitarbeiter aus der Kundenservice-Abteilung von Bedeutung.

SAP Archiving by Open Text

Mit dieser Lösung lassen sich Dokumente und historische Daten digitalisieren, archivieren und verwalten, zum Beispiel Rechnungen oder Finanzbelege. Dabei ist es unerheblich, ob die Dokumente aus SAP-Systemen stammen oder nicht. Zur Archivierung werden die Daten auf einen speziellen Server abgelegt. In diesem zentralen Speicher werden die gescannten Finanzbelege mit den entsprechenden Finanzdatensätzen aus den SAP-Systemen vernetzt. Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn eine Wirtschaftsprüfung ansteht.

Im dritten Quartal 2010 soll Version 9.8 mit einer neuen Web UI auf den Markt kommen. In der neuen Version ist es möglich, nach PDFs zu suchen.

SAP Archiving & Document Access 9.8 unterstützt Windows 7 und wirdunter anderem in Englisch, Deutsch, Französisch, Japanisch, Spanisch, Russisch, Chinesisch und Portugiesisch ausgeliefert.

Die Version 10, die Anfang 2011 erscheint, unterstützt dann auch Cloud Computing und die Volltextsuche in Dokumenten.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP Invoice Management, SAP Employee Information Management, SAP Employee File & SAP Digital Asset Management

Mit ECM-Systemen können Mitarbeiter aus Personalabteilungen die Flut von Lebensläufen bewältigen und sortieren.

Mit ECM-Systemen können Mitarbeiter aus Personalabteilungen die Flut von Lebensläufen bewältigen und sortieren.

SAP Invoice Management lässt sich auch auf dem Blackberry bedienen.

SAP Invoice Management lässt sich auch auf dem Blackberry bedienen.

SAP Invoice Management

Mit SAP Invoice Management lassen sich sämtliche eingehenden Rechnungen verwalten und digitalisieren. Dadurch müssen Papierrechnungen nicht mehr aufgehoben werden. Über ein Cockpit lassen sich sämtliche Arbeitsschritte wie Einkauf, Rechnungsvergleich, Bestelloptionen und Freigaben überblicken und bearbeiten. SAP Invoice Management lässt sich auch auf dem Blackberry von unterwegs aus bedienen.

Die aktuelle Version 5.2 unterstützt EDI, Reportingfunktionen, OCR Download Reports für Daten, Serien- und Rechnungsnummernverarbeitung und Light SRM Reporting. Die 6.0, die Ende 2010 erscheinen soll, unterstützt Business Intelligence-Funktionen, da das BusinessObjects Portfolio integriert ist. Die neue Version läuft auch unterwegs auf Smartphones. Sie unterstützt SAP Shared Services Framework. SAP Invoice Management 6.0 soll auch die landesspezifischen Regularien von China, Australien und Brasilien beinhalten.

In Version 7.0, die für das vierte Quartal 2011 angekündigt ist, wird die e-Rechnung unterstützt. Weitere Dokumententypen wie Anzahlung und Rückläufe können zusätzlich eingebunden werden.  SAP SRM ist ebenfalls integriert. Außerdem kündigt SAP die Unterstützung weiterer Länder und Sprachen an.

SAP Employee Information Management by Open Text

SAP Employee Information Management unterstützt Mitarbeiter von Personalabteilungen. In der aktuellen Version 2.5 können bereits Gast-Nutzer innerhalb der Web UI eingebunden werden. Ende 2010 soll die Version 3.0 auf den Markt kommen. Open Text verspricht verbesserte Funktionalitäten innerhalb der Web UI sowie eine bessere Unterstützung für multinationale Unternehmen. SAP Employee Information Management 4.0 mit integrierter Volltextsuche und verbesserten Reportingfunktionen ist für das vierte Quartal 2011 angekündigt.

SAP Employee File

SAP Employee File ist erst vor Kurzem auf dem Markt erschienen und ist eine elektronische Personalakte. Egal an welchem Standort sich der HR-Mitarbeiter gerade befindet: Der Zugang zu sämtlichen Personaldaten ist jederzeit von überall möglich. Da die Lösung noch recht neu ist, ist bisher noch keine Roadmap zu weiteren Releases bekannt.

SAP Digital Asset Management

Ob Video- oder Audiodaten, Grafiken oder Fotos: Mit SAP Digital Asset Management lassen sich digitale Medieninhalte verwalten. Die Anwendung lässt sich ergänzend zu SAP CRM einsetzen. Sie ist zur Unterstützung für Marketing- und Rechtsabteilungen gedacht, um Werbe-Kampagnen zu planen und Ergebnisse zu messen.

Tags: ,

2 comments

  1. Enterprise Content Management

    Great points on enterprise content management! Our company finally got an ECM software and it has made our day to day business processes much more efficent!

Leave a Reply