Entlastung im Januar

Feature | 15. September 2003 von admin 0

Für die Mitarbeiter im zentralen Rechnungswesen der KarstadtQuelle AG, Europas größtem Warenhaus- und Versandhandelskonzern, beginnt nach jedem Jahreswechsel die heiße Phase des Jahresabschlusses: Pünktlich zum Bilanz-Stichtag müssen die Aufwendungen, Erträge und Umsätze aller 700 Tochtergesellschaften eingeholt und zu einer konzernweiten Bilanz sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung zusammengeführt sein.
So verschieden die Beteiligungen des Konzerns sind – vom stationären Einzelhandel über zahlreiche Warenhäuser und Fachgeschäfte, dem europaweiten Universal- und Spezialversandhandel, bis hin zu Dienstleistungen beispielsweise im Bereich Touristik oder Finanzierung – so vielfältig sind auch die Informationen und Daten, die im Jahresabschluss berücksichtigt werden müssen. Einen Großteil der Daten wie Einzelabschlüsse, Abschlüsse der Teilkonzerne und der Abschluss des Gesamtkonzerns liefert SAP R/3, bei KarstadtQuelle die unternehmensweite ERP-Lösung.
Anders steht es um Informationen zu den Beteiligungsverhältnissen. Diese liegen in Papierform in Akten vor und müssen in oft langwierigen und personalintensiven Recherchen aus mehreren Archiven zusammengesucht werden. “Wie ist der aktuelle Stand einer Beteiligung?” “Wer hält wie viele Anteile?” “Ist die Akte überhaupt vollständig und auf dem neuesten Stand?”

Man lässt suchen – mit SAP Records Management

Das kommende Jahr wird für die Mitarbeiter des zentralen Rechnungswesens in Essen in diesem Punkt entspannter beginnen. Denn in der heißen Phase können sie auf umfassende Unterstützung bauen. Seit April 2003 verwaltet KarstadtQuelle sämtliche Akten im Zentralarchiv des Rechungswesens elektronisch mit SAP Records Management. “Wir arbeiten im Rechnungswesen Essen heute deutlich effektiver, schneller und damit kostengünstiger”, freut sich Hans-Georg Hackmann, Bereichsleiter Financial Information Management im Bereich Financial Accounting Services über das Ergebnis seines Projekts, das Schule machen könnte.
Was hat sich durch die Einführung von SAP Records Management verändert? In der Vergangenheit lagen die Akten der einzelnen KarstadtQuelle-Töchter, die sämtliche für den konzernweiten Jahresabschluss relevanten Informationen liefern, überwiegend in Papierform vor. Jedes neu in eine Akte aufgenommene Dokument wurde mit einem Laufzettel versehen, damit es die zuständigen Stellen im Rechnungswesen nacheinander durchlief. Dieser konventionelle Vorgang dauerte lange und führte bei den Arbeiten zum Jahresabschluss zur Informationssuche unter Zeitdruck. Rund 5.000 mehrseitige Belege hatten die Mitarbeiter Jahr für Jahr zu bewältigen.
Seit April 2003 lassen die Mitarbeiter suchen, zusammentragen und aktualisieren. Denn SAP Records Management greift alle manuellen Prozesse rund um das Verwalten klassischer Akten auf und überträgt sie in einen elektronischen Kontext. Für den Jahresabschluss bedeutet das: Jeder autorisierte Mitarbeiter ist dazu in der Lage, die für ihn relevanten Akten auf Tastendruck an seinem Bildschirm aufzurufen. Sofort hat er Einsicht in sämtliche zugehörige Dokumente wie Verträge, Handelsregisterauszüge, Urkunden, Hauptversammlungsprotokolle und andere Dokumente. Er kann sich sicher sein, dass die Akte vollständig und auf dem neuesten Stand ist. Nicht nur die zeit- und personalintensive manuelle Recherche in den Archiven entfällt, auch das umständliche Arbeiten mit Laufzetteln und Umlaufmappe gehört der Vergangenheit an – sie sind in der SAP-Lösung elektronisch nachgebildet.

Integration ins SAP-Umfeld

Mit der Konzeption der Lösung hatten die Verantwortlichen bei KarstadtQuelle das Hamburger IT-Beratungshaus nextevolution AG beauftragt. Die Vorgabe: Neben einem beschleunigten Jahresabschluss sollte mit der neuen Anwendung die interne Kommunikation verbessert und der Prozess der Akten-Verwaltung auch während des Jahres personal- und kostengünstig gestaltet werden. Um den zeitlichen Aufwand und die Kosten für die Einführung überschaubar zu halten, sollte außerdem die bereits vorhandene IT-Infrastruktur, wie zum Beispiel SAP R/3 und das FileNet-Archiv, weitgehend genutzt werden.
Die Wahl der geeigneten Software fiel rasch auf das noch junge Produkt SAP Records Management. Jens-Peter Hess, General Manager bei nextevolution, erläutert, warum: “Die elektronische Akte ist zurzeit bei verschiedenen Anbietern ein großes Thema. Im SAP-Umfeld bietet allerdings nur SAP Records Management eine wirkliche Integration in die klassischen Anwendungen. Entsprechend lassen sich aus der Akte heraus jederzeit Geschäftsprozesse in anderen SAP-Anwendungen anstoßen.”
Weitere Pluspunkte: SAP Records Management, das auf dem SAP Web Application Server, der Anwendungsplattform der SAP, basiert, fasst nicht nur Dokumente, Transaktionen, Reports und Workflows unter einem elektronischen “Aktendeckel” zusammen. Die Lösung liefert auch Angebote für die elektronische Verwaltung der Aktenbestände. So können Unterakten eingerichtet, Dokumente nach definierten Kriterien gegliedert und Vorgänge abgegrenzt werden. Mit Hilfe eines Aktenmodells lässt sich die Struktur eines Aktentyps außerdem zentral definieren. Entsprechend autorisierte Mitarbeiter können so die inhaltliche Struktur einer elektronischen Akte festlegen und sie anderen Akten dieses Typs bedarfsweise zuordnen. Das Ergebnis ist ein flexibles Aktenmanagement, das neben einem festen Aktenstandard auch den Gestaltungsspielraum der Mitarbeiter berücksichtigt. Durch die elektronische Verfügbarkeit lassen sich die Akten und Akteninhalte zudem jederzeit von einer beliebig großen Zahl von Anwendern einsehen.
Dabei ist für die Sicherheit vor unbefugtem Zugriff gesorgt. Bestimmte Tätigkeiten, Akten und Akteninhalte lassen sich mit einem Berechtigungskonzept in beliebiger Tiefe sperren. Mehrdimensionale Suchfunktionalitäten ermöglichen es außerdem, Informationen rasch aufzufinden. Und mittels E-Mail und Workflow lassen sich diese anschließend gezielt, schnell und sicher im Unternehmen verteilen. Jens-Peter Hess: “SAP Records Management kompensiert also nicht nur viele Unzulänglichkeiten der papiergestützten Aktenverwaltung. Es bietet darüber hinaus völlig neue Anwendungsmöglichkeiten, die ein effizienteres und effektiveres Arbeiten mit den Unternehmensakten erlauben.”

Bei der eigentlichen Umsetzung des Vorhabens war neben nextevolution zudem die Itellium Systems & Services GmbH, der IT-Dienstleister des KarstadtQuelle-Konzerns, mit im Boot. Die Essener lieferten die technische Infrastruktur, waren an der Implementierung beteiligt und betreuen das neue System nun auch im laufenden Betrieb.

Jedes Dokument findet seine Akte

Welchen Weg legt nun heute ein Dokument zurück, bevor es “seinen Platz” gefunden hat? Jedes neue Dokument wird in der zentralen Scan-Stelle der KarstadtQuelle AG durch den FileNet Capture Desktop erfasst und im FileNet P8 Image Manager archiviert. Die Referenzen auf die im FileNet-Archiv neu gespeicherten Dokumente werden über einen SAP-R/3-Funktionsbaustein vollautomatisch an einen SAP-Postkorb übergeben. Die dort aufgelisteten Dokumente lassen sich einzeln zur Vorindizierung aufrufen. Sie erhalten dann einen Indexwert und werden dem späteren Ablage-Ort in der Aktenstruktur des Vertragsmanagements zugeordnet.
Im Anschluss an die Vorindizierung erfolgt – ebenfalls automatisch – die Übertragung der Indexwerte und Ablage-Orte an das SAP Records Management sowie eine E-Mail an die Anwender mit einer Liste von Links auf die neuen Dokumente. Bei Bedarf können die Anwender per Mausklick die Unterlagen über einen FileNet Web Services Client direkt aufrufen und ansehen. Der weitere Zugriff auf die Akten und die dort abgelegten Dokumente erfolgt über das SAP Records Management.
Die Einführung von SAP Records Management hat die Aktenarbeit im Rechnungswesen Essen bei KarstadtQuelle deutlich verbessert. Bereits nach kurzer Zeit waren die Vorteile der Lösung spürbar: Der Zeitaufwand für die Suche nach Unterlagen ist erheblich reduziert, die Vollständigkeit der Dauerakten jederzeit gewährleistet. Hans-Georg Hackmann: “Dank SAP Records Management können wir im Fast Close-Prozess nachhaltige Vorteile generieren. Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten – und damit die Bearbeitungskosten – im Financial Accounting Service in Essen reduzieren sich deutlich. Die neue Transparenz hat positive Impulse für die konzernweite interne Kommunikation in diesem Bereich, die jetzt transparenter und ebenfalls deutlich effizienter abläuft. Wir sind mit dem Ergebnis mehr als zufrieden.”

Ralf Peters

Ralf Peters

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