“Entwicklungshilfe” bei der Jobsuche

Feature | 23. August 2004 von admin 0

Die GTZ arbeitet mit mehr als 10.000 Mitarbeitern an rund 2.700 Entwicklungsvorhaben und -programmen in über 130 Ländern. Hauptauftraggeber ist die deutsche Bundesregierung. Die GTZ wird darüber hinaus für internationale Auftraggeber wie die Europäische Union oder die Weltbank tätig, aber auch für ausländische Regierungen, etwa Saudi-Arabien. Bei diesen Kunden akquiriert der GTZ-Bereich “International Services”. Laufend werden für diesen Bereich Experten unterschiedlichster Fachrichtungen gesucht, die überwiegend auf der Basis von Zeitverträgen arbeiten.
Norbert Ahlers, Teamkoordinator für den Personalprozess in der IT-Stabsstelle der GTZ, umreißt die besondere Herausforderung der Rekrutierung: “Die Rekrutierungsstrategie der GTZ ist zweigeteilt. Zum einen suchen wir für bereits vakante Stellen die entsprechenden Experten. Zum anderen muss unser Bereich International Services ständig einen Bewerber-Pool vorhalten, damit wir auf Ausschreibungen schnell mit Angeboten reagieren können. Wir können also nicht erst damit anfangen, geeignete Mitarbeiter zu finden, wenn ein Projekt ausgeschrieben wird, sondern müssen dies bereits im Vorfeld tun.”

Synchronisation SAP-Personalwesen und Microsoft Office

Verfahrenstechnisch am geeignetsten ist dazu die Online-Bewerbung, denn diese ist für Interessenten jederzeit und überall zugänglich. Informationstechnisch hingegen waren zunächst zwei Welten zu verbinden. “Die eine Seite sind die Recruiter, die Bewerbungen mit Microsoft Outlook bearbeiten”, erläutert Elke Luitjens, in der GTZ für die Bürokommunikation (BK) verantwortlich. Das ist ihr tägliches Werkzeug. Adressen und weitere Daten, die ihnen in Outlook vorliegen, wollen sie in die üblichen BK-Anwendungen übernehmen, etwa für E-Mails oder Serienbriefe. Die andere Seite ist die Personalabteilung, die eine SAP-Lösung verwendet. Die Daten der Bewerbungsverfahren sollten sinnvoller Weise auch dem Personalwesen zur Verfügung stehen.
Erforderlich war also eine Synchronisation zwischen der SAP-Lösung für das Personalwesen und Microsoft Outlook. Um diese Aufgabe zu lösen, griff die GTZ auf ihre Erfahrung mit dem DirX Meta Directory von Siemens Information and Communication Networks (ICN) zurück. In dem Meta Directory sind unterschiedliche Verzeichnisse zusammengeführt – beispielsweise Personaldaten, Telefon-, E-Mail-, Fax- oder Adresslisten, die unter verschiedenen Betriebssystemen und auf untereinander nicht kompatibler Hardware laufen. 1999 hatte die GTZ beschlossen, ihre Bürokommunikationssysteme grundlegend zu modernisieren.

Harmonisches Zusammenspiel

Als Lösung für Online-Bewerbungen, die seit Oktober 2002 in Betrieb ist, verwendet die GTZ eine Kopie des SAP-Standardmoduls SAPMPW12. Dieses Modul beinhaltet den Programmcode zur Transaktion PBW3, dem SAP-Standard für E-Recruiting. Allerdings will die GTZ mehr Informationen von den Bewerbern erfragen, als es dieser Standard vorsieht. Daher wurde er in den Kundennamensraum (SAPMYW12) gehoben und um diverse Infotypen erweitert.
Dazu zählen etwa Schlüsselqualifikationen und bisherige Erfahrungen im Bereich Entwicklungshilfe. Zusätzlich lassen sich mit der Lösung der GTZ bis zu zehn Anhänge mit der Bewerbung verschicken. Diese Bewerberdaten gelangen mit Hilfe des DirX MetaDirectory aus der SAP-Lösung in die gewohnte Microsoft-Office-Umgebung der Recruiter. Die Daten werden zeitgesteuert aus der SAP-Lösung per File zur Verfügung gestellt und mit Hilfe eines DirXmetahub-Agenten in einem für die Personalabteilung eingerichteten Exchange-Kontaktordner mit exklusiven Zugriffsrechten abgelegt. In diesem Ordner bearbeiten nun die Recruiter mit allen Möglichkeiten, die MS-Office standardmäßig bietet, die Bewerbungen – etwa mit der Serienbrieffunktion, der Ablage oder der Terminverwaltung.

Win-win-Situation für Bewerber und Recruiter

Online Bewerbung bei der GTZ

Online Bewerbung bei der GTZ

Das von der GTZ für ihre Online-Bewerbungen etablierte Verfahren bietet Vorteile für beide Seiten. Aus allen Daten, die der Bewerber gesendet hat, wird zunächst via DirX Meta Directory ein Outlook-Kontakt angelegt. Damit stehen dem Recruiter die Daten in Outlook von Anfang an in einer strukturierteren Form zur Verfügung, als dies bei einer klassischen Bewerbung per Post der Fall ist. Denn der Interessent muss seine Unterlagen vom Lebenslauf über Ausbildungsnachweise bis zu Arbeitgeberzeugnissen so zusammenstellen, wie sie von der GTZ für eine schnelle Bearbeitung benötigt werden. Der Recruiter findet daher in seinem Outlook-Kontaktordner alle Bewerbungsdetails dort, wo er sie erwartet. Gleichzeitig sieht er auf einen Blick, welche Informationen ihm noch fehlen oder ob bei der Datenerfassung Fehler aufgetreten sind.
Umgekehrt erfährt der Interessent durch die Antwort-Mail prompt, ob seine Daten angekommen sind. Zudem ist es ihm dank der ihm zugewiesenen Bewerbernummer und dem Passwort möglich, seine Daten jederzeit zu ändern oder zu ergänzen. Besonders hilfreich ist dies beispielsweise dann, wenn er während des Bewerbungsverfahrens in anderen Projekten der Entwicklungszusammenarbeit tätig ist und dabei neue Qualifikationen erwirbt oder neue Zeugnisse erhält und diese nachtragen will. Dieser Fall ist für das Geschäft der GTZ sogar typisch, da nahezu alle Projekte zeitlich begrenzt sind und viele Bewerber immer wieder für die GTZ arbeiten. Während sie noch in dem einen Projekt engagiert sind, sehen sie sich bereits nach dem nächsten um.

Keimzelle einer länderübergreifenden Lösung?

Im Jahr 2003, dem ersten vollen Kalenderjahr des Betriebs, waren im Monatsdurchschnitt jeweils 74 Positionen vakant. Insgesamt bewarben sich darauf über das Jahr hinweg rund 900 Interessenten online bei der GTZ International Services. Daraus resultierten im Schnitt 61 Einstellungen monatlich.
Die GTZ wird voraussichtlich noch in diesem Jahr entscheiden, ob sie die Online-Bewerbung über ihren Bereich International Services hinaus für alle offenen Positionen einführt. Parallel dazu wird die Lösung weiter entwickelt. Geplant ist beispielsweise, die DirX-Schnittstelle zwischen der SAP-Lösung und Microsoft Outlook bidirektional auszulegen, damit sich aus dem Personalwesen nach Outlook übernommene Daten nach deren Bearbeitung auch wieder in SAP zurück schreiben lassen.
Zudem interessiert sich die Entwicklungshilfegesellschaft SNV, das niederländische Pendant zur GTZ, für das Verfahren zur Online-Bewerbung. Ergebnis einer Vorführung in Eschborn war ein Workshop der GTZ am Sitz der SNV in Den Haag. “Der Gedanke liegt natürlich nahe”, so Norbert Ahlers, “dass unser Verfahren die Keimzelle für eine länderübergreifende Lösung sein könnte, um das Bewerberpotenzial grenzüberschreitend zu erreichen. Aber das ist Zukunftsmusik. Das Know-how dazu hätten wir jedoch.”

Stefan Zotschew

Leave a Reply