Personalabrechnung auf Knopfdruck

Feature | 18. Oktober 2010 von Sophie Kirsten 0

Bietet zentrale Abrechnungssteuerung für Verwaltungen: Der Schedule Manager in Verbindung mit SAP ERP HCM (Foto: fotolia)

Für Kommunen: Gehaltsabrechnungen per Mausklick (Foto: fotolia)

Sie arbeiten meist im Hintergrund, doch ohne sie läuft nichts – die Mitarbeiter in Rathäusern, Bauhöfen, Kläranlagen und anderen kommunalen Einrichtungen. Damit sie pünktlich ihre Gehaltsabrechnung erhalten, können Kommunen den Service der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) und des dazugehörigen Rechenzentrums (RZRS) nutzen.

Der IT-Dienstleister ist auf den öffentlichen Sektor fokussiert und bietet Kommunen eine umfassende EDV-Beratung sowie Rechenzentrums-Dienstleistungen. Die Personalabrechnung ist dabei ein zentraler Aspekt.

Automatisierte Abrechnungssteuerung für Verwaltungen

Zurzeit ersetzt KDRS bei ihren Kunden das Personalabrechnungsverfahren PWES durch das SAP-basierte Personalwirtschaftssystem (interne Bezeichnung: dvv.Personal). Bereits 74 Verwaltungen stellten im Jahr 2009 komplett auf dvv.Personal um – mit insgesamt 13.500 Abrechnungsfällen.

Für 2010/2011 steht die Umstellung weiterer 150 Verwaltungen an. „Wir bieten unseren Kunden die komplette Personalabrechnung als Dienstleistung an“, erklärt Bernd Muth, Abteilungsleiter Verfahrensimplementierung bei KDRS. „Unser Ziel war es, mit der Umstellung auf dvv.Personal eine zentrale und automatisierte Abrechnungssteuerung für alle Verwaltungen einzuführen“, so Muth.

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Anpassung des Schedule Manager

Der Schedule Manager bot sich als passende Lösung für das Vorhaben von KDRS an – denn dieser ermöglicht und vereinfacht durch Automatisierung die Definition, Einplanung, Durchführung und Kontrolle von periodisch wiederkehrenden Arbeiten. Er ist Bestandteil von SAP ERP, wurde bei KDRS jedoch noch nie in Verbindung mit SAP ERP HCM benutzt.
Davon ließen sich die Mitarbeiter der KDRS jedoch nicht abschrecken. „Wir kontaktierten SAP und fragten, ob der Schedule Manager für uns entsprechend angepasst werden kann“, erinnert sich Muth, der die Projektleitung übernahm. „SAP gab sofort grünes Licht. Und schon kurze Zeit später fand ein erstes Treffen mit einem Entwickler aus Walldorf statt.“ Gemeinsam wurden dann die nötigen Anpassungen für den Schedule Manager erarbeitet.

Leistungsfähiges System für 150 Verwaltungen

Ein aufwendiges Projekt: Die Personalabrechnung betraf innerhalb der KDRS unter anderem Mitarbeiter aus der Kundenbetreuung, der Verfahrensimplementierung und der Produktionssteuerung. Dies erforderte eine enge Abstimmung und Zusammenarbeit, gleichzeitig musste unter Zeitdruck eine schnelle Lösung gefunden werden.

Doch nach einigen Treffen war der richtige Ansatz gefunden und der Schedule Manager für die Arbeit mit SAP ERP HCM angepasst. „Die gesamte Abrechnung für rund 13.500 Abrechnungsfälle ist inzwischen voll automatisiert“, freut sich Muth. Stück für Stück sollen die restlichen Abrechnungsfälle nun folgen. Da wir mit der Abrechnung von 150 Verwaltungen an die Performancegrenzen stoßen, müssen weitere Systeme aufgebaut werden. Wir erwarten deshalb von SAP, dass das System noch leistungsfähiger und schneller wird.“

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Personalabrechnung in zwei Tagen

Dank des erfolgreichen Projektes wickeln Kommunen wie Ludwigsburg, Böblingen und Göppingen  aber auch Landratsämter ihre Personalabrechnungen nun in der Regel innerhalb von zwei Tagen ab. Die Mitarbeiter der jeweiligen Verwaltung haben den kleinstmöglichen Aufwand.

„Sie überprüfen die automatisch erstellten Abrechnungen und erteilen mit einem Mausklick die Freigabe bis zum Druck der Entgeltnachweise“, erklärt Hans-Peter Reischl, bei KDRS zuständig für die Umstellungsprojekte. „Dank der neuen Lösung haben wir deutlich weniger Aufwand in der Abrechnungsbetreuung und können die gesparte Zeit in andere Bereiche investieren.“ Viel Aufmerksamkeit verlange vor allem die noch bevorstehende dvv.Personal-Umstellung weiterer Verwaltungen. „Die Landeshauptstadt Stuttgart ist dabei eine unserer größten Herausforderungen.“

IT-Investitionen müssen sich rechnen

Dass eine gute Zusammenarbeit Grundlage für Unternehmenserfolg ist, betont Frank Wondrak, Vorsitzender der KDRS-Geschäftsführung. Gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise wächst der Kostendruck bei den Kommunen, doch die Kassen für IT-Investitionen sind meist leer. „Wir müssen ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, um neue Produkte und Dienstleistungen bei unseren Kunden einzubringen“, so Wondrak.

Gleichzeitig gehen KDRS als Zweckverband und RZRS als GmbH zusammen auf Wachstumskurs. „Wir wandeln uns vom Zweckverbands-Versorger zum proaktiven Dienstleister“, erklärt Wondrak. „Bisher bildeten die Verbandsmitglieder, also Kommunen rund um Stuttgart, den Großteil unseres Kundenstamms. Wir wollen unsere Kompetenz und Innovationskraft nutzen, um auch Kunden außerhalb der Region auf uns aufmerksam zu machen.“

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Innovationstage für Lösungen und Technologien

Zurzeit schaltet der Stuttgarter IT-Dienstleister deshalb erstmals Werbeanzeigen in überregionalen Tageszeitungen. Zudem finden in Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern Innovationstage statt, auf denen Kommunen neue Lösungen und Technologien vorgestellt werden.

Wondrak weiß, was er damit erreichen will: „Unsere Kunden sollen durch prozess- und organisationsorientierte IT noch effizienter arbeiten.“ Das Projekt von Bernd Muth hat gezeigt, wie es funktionieren kann.

Über das KDRS/RZRS

Die Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) ist ein auf den öffentlichen Sektor fokussierter IT-Dienstleister mit einem Marktanteil von nahezu 100 Prozent in der Region Stuttgart. Das Rechenzentrums (RZRS) bedient Kommunen mit über 6 Millionen Einwohnern in Baden-Württemberg.

Im Geschäft mit Kunden außerhalb Baden-Württembergs hat sich KDRS/RZRS auf ASP-Lösungen auf dem IBM-Mainframe sowie auf den Betrieb und Services für hoch- und höchstverfügbare SAP-Systeme spezialisiert. Das Kompetenzzentrum für Java-Applikationen, die auf professionellen SOA-Technologien basieren, rundet das Portfolio ab.

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