Erst testen, dann kaufen

Feature | 17. Mai 2005 von admin 0

Unternehmen, die sich auf den umkämpften Märkten von heute behaupten möchten, suchen ständig nach neuen Wertschöpfungsquellen, um sich einen Wettbewerbsvorsprung zu sichern. Häufig zögern sie, eine in ihren Augen riskante Investition zu tätigen, wenn ihnen das Wertangebot noch nicht überzeugt. Meist erstrecken sich die Vorbehalte der Unternehmen auf eine ganze Reihe technischer, geschäftlicher, wirtschaftlicher und organisatorischer Fragen. Wird beispielsweise eine Technologie bezüglich der Wertschöpfung halten, was sie verspricht? Welche zusätzlichen Services sind nötig? Wie lassen sich die Implementierungskosten begründen? Welche organisatorischen Änderungen sind notwendig, um das Projekt zum Erfolg zu bringen?

Fünf Kernelemente

SAP bietet ihren Kunden daher die Möglichkeit, sich zeitlich begrenzt vom Nutzen der Beschaffungslösung mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) zu überzeugen. Sie erlaubt den Kunden über ein geringes Investment, den Wert der elektronischen Beschaffung zu prüfen. Im Test haben Interessenten die Möglichkeit, zudem neue Wertschöpfungsquellen identifizieren, bevor sie endgültig in die Lösung investieren. Das Serviceangebot umfasst fünf Kernelemente: Zugang zu der Beschaffungs-Software über SAP Hosting über einen Web-Browser für eine Dauer von drei Monaten, Einführung, Schulung für Käufer und Lieferanten, Support bei Aktionen sowie ergänzende Services vor und nach den Aktionen.
Die Beschaffungssoftware wird durch SAP Hosting bereit gestellt. Das Einzige, was der Anwender benötigt, ist ein standardisierter Web-Browser – keine weitere Software ist zu laden oder zu konfigurieren. SAP-Berater passen die Lösung an die Erfordernisse des Kunden an. Sie gestalten eine auf den Kunden zugeschnittene Lösung. Dabei dient ihnen ein bereits konfiguriertes Master-Template, das eine konsistente und schnelle Einrichtung gewährleistet. SAP und SAP-Partner bieten Schulung und Support an. Die Unterstützung bei den Beschaffungsaktionen ist besonders wichtig, da sie den reibungslosen Ablauf der Prozesse gewährleistet. Darüber hinaus lassen sich alle produktbezogenen, technischen oder betriebswirtschaftlichen Fragen klären, die bei den Käufern oder Lieferanten während eines Beschaffungsprojekts auftreten.
Für ein einzelnes Beschaffungsprojekt legt ein Käufer eine detaillierte Spezifikation an und informiert potenzielle Lieferanten über seine Anforderungen. Die SAP-Lösung macht es möglich, diesen Prozess elektronisch abzuwickeln. Die Lieferanten antworten dann auf die Anforderungen, was wiederum elektronisch zu erledigen ist. Die Käufer erhalten die Antworten und werten sie aus. Dabei werden die Ergebnisse strukturiert, so entsteht eine Liste der endgültig in Frage kommenden Lieferanten. Falls es die Bedingungen des Zuliefermarktes erlauben, lässt sich die Software so konfigurieren, dass der Beschaffungsprozess mit einer elektronischen Verhandlungsaktion in Echtzeit fortgesetzt wird. Innerhalb einer festgesetzten Zeitspanne sind dann von den qualifizierten Lieferanten weitere Preisbewegungen zu erwarten. Da von allen Beteiligten die Auktion zu verfolgen ist, entsteht ein Wettbewerb unter den Lieferanten, was schließlich zu niedrigeren Kosten oder zu besseren Dienstleistungen führt.
Optionale Beschaffungsservices, mit denen sich spezifische Bedürfnisse eines Unternehmens abdecken lassen, runden das Test-Angebot ab. Zu den Services zählen Opportunity-Analysen, Kategorieauswahl, Lieferantenrecherche und -identifikation, Lieferantenkommunikation und -verwaltung, Ereignisanalyse und Projektmanagement.

Fuhrpark unter der Lupe

Das Unternehmen Sea Containers hat in enger Zusammenarbeit mit dem von SAP empfohlenen Einführungsspezialisten Intersources eine Reihe von Beschaffungsprojekten durchgeführt. Sea Containers mit Stammsitz in London ist marktführend in den drei Hauptgeschäftsbereichen Passagiertransport, Container-Leasing für Seefracht und der Freizeitindustrie. Mit mehr als 15.000 Mitarbeitern an verschiedenen Standorten in der ganzen Welt wurde im Jahr 2003 ein Umsatz von über 1,6 Milliarden US-Dollar erwirtschaftet.

Sea Containers

Sea Containers

In einem ersten Projekt hat Sea Containers das Fahrzeug-Leasing unter die Lupe genommen. Hier prüfte das Unternehmen die Bereitstellung seines Fuhrparks auf der Basis unterschiedlicher Vertragsarten für Großbritannien, Finnland und Schweden, einer Flotte von insgesamt mehr als 200 PKWs. Im ersten Schritt stand eine detaillierte Analyse der Ausgaben auf dem Programm. Darauf aufbauend wurde eine standardisierte Service-Level-Vereinbarung für den künftigen Gebrauch erarbeitet. Das Unternehmen wendete für diesen Beschaffungsprozess die Hostlösung von mySAP SRM an.
Anfang September 2004 wurden die ersten Anfragen (Request for Information, RFI) vorbereitet und gestartet, um die geographische Abdeckung und das Serviceangebot der Anbieter auf dem Markt zu ermitteln. Hierauf reagierten siebzehn Anbieter. Basierend auf dieser Liste, wurde einer Auswahl von Anbietern elektronisch ein so genannter Request for Quotation (eRFQ) gesandt. Dieser verpflichtete sie, die Service-Level-Vereinbarung (SLA) einzuhalten und online zu bestätigen, und forderte zusätzlich ein detailliertes Kostenangebot, das auch die Finanzierungsarten und die Tarife umfasste. Elf Lieferanten antworteten daraufhin. Sie wurden im Hinblick auf die Einhaltung der SLA und die Wettbewerbsfähigkeit bewertet.

Niedrigere Preise und Prozesskosten

Bereits an diesem Punkt des Beschaffungsprozesses hatte Sea Containers erheblich profitiert. Mit einem deutlich geringeren Aufwand als bei vorangegangenen Ausschreibungen und weniger Arbeit, um die Angebote zu verwalten, waren geringere Preise in Aussicht. Darüber hinaus verfügte Sea Containers über maßgeschneiderte Service-Level-Vereinbarungen. Die Liste der Anbieter wurde weiter eingeschränkt durch eine Auswertung einer zusätzliche eRFQ, so dass zehn Teilnehmer übrig blieben und zu einer Live-Auktion geladen wurden.
Während der Auktion galten die in den Auktionsregeln festgeschriebene Marktbedingungen. Die Auktion gab den Anbietern die Möglichkeit, ihre Platzierung laufend zu verfolgen und das jeweils geltende beste Angebot zu sichten. Verschiedenartige Beschaffungsaktionen wurden durchgeführt. Sie ließen die Dynamik der Märkte in den unterschiedlichen Ländern und die Auswirkungen erkennen, wenn Ausgaben über verschiedene Lokationen verteilt werden. Diese Prozesse sorgten für weitere Preissenkungen.
Sea Containers hat mit diesem Prozess seine Kosten um 32 Prozent gesenkt. Das entspricht bezogen auf die kommenden vier Jahre einer Summe von 1,4 Millionen Britischen Pfund. Der wesentliche Gewinn für das Beschaffungsteam bei Sea Containers lag darin, die Technologie dahingehend zu erproben, welche Chancen, die ein Markt bietet, zu erkennen und wie sie auszunutzen sind. Schon innerhalb dieses mit geringem unternehmerischen Risiko gestarteten Versuchsbetriebs ergaben sich neue Wertschöpfungsquellen.

Im Durchschnitt zwanzig Prozent Einsparpotenzial

Auch andere Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen haben bislang das Testangebot von SAP in Anspruch genommen. Dabei haben einige Unternehmen ein höheres, andere ein niedrigeres Einsparpotenzial identifiziert als die Sea Containers. Der Durchschnitt liegt bei rund zwanzig Prozent, was dem den Industrie-Benchmarks entspricht.
Etwa zur selben Zeit führte Silja, eine hundertprozentige Tochter der Sea Containers, mySAP SRM E-Procurement ein. Die Lösung ging nach fünfmonatiger Projektlaufzeit im April 2005 produktiv. Sie sorgt bei Silja dafür, Vorteile in der Beschaffung wie beim erprobten Leasing von Autos zu erzielen. Eine integrierte Lösung, wie sie mySAP SRM bietet, schließt für den Anwender die Lücke zwischen der Organisation der Beschaffung und dem eigentlichen Kauf bestimmter Güter und Dienstleistungen. Ein integrierter Prozess wird damit Wirklichkeit, mit dem sich beachtliche Einsparungen realisieren lassen.

Tahir Virk

Tahir Virk

Leave a Reply