Soziale Netzwerke im Büro

4. Januar 2012 von Christine Benton 0

Benton: Was beschreibt das Paradox der Zusammenarbeit und was hat es mit unserer Arbeitsweise zu tun?

Morrison: Das Paradox der Zusammenarbeit beschreibt die Tatsache, dass ein Mehr an Informationen auch wirklich ein Vorteil ist. Viele Leute scheinen unter einem Überfluss an Informationen zu leiden. Durch die technischen Möglichkeiten, Ordnung in das ganze Chaos zu bringen und Benutzer dabei zu unterstützen, die Informationen einzuordnen, ergibt sich aber ein strukturiertes Angebot, in dem man die Personen und Informationen finden kann, die man für seine Arbeit benötigt.

Benton: Welche Bedeutung hat E-Mail in dieser neuen Art der Zusammenarbeit?

Morrison: Bei unserer Forschung zum Thema Zusammenarbeit haben wir Tools untersucht, die eine sogenannte Viele-zu-Viele-Kommunikation ermöglichen. E-Mail kann das nicht bieten. Sie wurde ursprünglich entwickelt, um Eins-zu-Eins-Kommunikation zu ermöglichen und wurde später für die Eins-zu-Eins- und Eins-zu-Viele-Kommunikation verwendet.

Einer der Nachteile von E-Mail ist, dass man mit ihr nicht gut netzwerken kann. Manchmal würden Leute, die wir gar nicht kennen, auch von unseren Nachrichten profitieren. Deshalb wäre es gut, wenn sie auch Zugang zu den Infos in der Cloud hätten. E-Mail ist dafür nicht besonders geeignet, zumindest nicht in ihrer jetzigen Form. Außerdem sind die Leute mittlerweile ziemlich überfordert mit E-Mail. Nachrichten sind schnell versendet, und man erhält immer wieder neue, ohne dabei Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden zu können. Jede Aufgabe erscheint uns gleich bedeutend.

Deshalb verbringen wir viel Zeit damit, Aufgaben nach ihrer Priorität zu ordnen und verpassen trotzdem immer wieder Wichtiges, weil wir so mit dem Sortieren unserer E-Mails beschäftigt sind. Diese Kommunikationsformen müssen mit den kollaborativen Tools zusammengeführt werden. Das Gleiche gilt für Kalender und Aufgabenlisten, damit diese keine getrennten Bereiche mehr darstellen. So erhält man mehr Kontext, um entscheiden zu können, welche Aufgaben Priorität haben.

Dazu kommt noch, dass es oft schwer ist, in E-Mails etwas zu finden. Man kann sich nicht mehr daran erinnern, von wem man die E-Mail erhalten hat, die Suche verläuft langsam und vielleicht fehlt der richtige Suchbegriff. Die kollaborative Umgebung der zweiten oder dritten Generation macht es viel einfacher, Dinge wiederzufinden, an deren Details man sich nicht mehr genau erinnern kann.


Alan Morrison
ist Forschungsbeauftragter am PricewaterhouseCooper’s Center for Technology and Innovation.

Benton: Welche Faktoren beeinflussen die Akzeptanz der neuen Tools für die Zusammenarbeit?

Morrison: Für jedes soziale Tool, wie z. B. Facebook, LinkedIn oder Twitter, gilt, dass je mehr man das Tool benutzt, desto sicherer navigiert man in ihm. Erinnern Sie sich daran, als Microblogging populär wurde? Vor jedem Beitrag hat man genau überlegt: „Was schreibe ich? Was könnte es nach sich ziehen? Wird jemand das lesen und sich darüber ärgern?” Mittlerweile ist Microblogging den meisten Menschen vertraut geworden, auch wenn einige sich wohl nie daran gewöhnen werden. Wenn Unternehmen die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit empfehlen, weil sie deren Vorteile erkannt haben, dann werden sie die Mitarbeiter auch mehr verwenden und das Unternehmen wird davon profitieren.

Dabei ist es für Unternehmen immer wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob das Tool geeignet ist, eine bestimmte Aktivität in einen bestehenden Workflow einzubinden. Das Tool muss Teil der Arbeit werden, die wir bereits ausführen. Wenn das der Fall ist, ist es für Leute auch einfacher, es zu benutzen. Wenn eine Arbeit in eine bestehende Unternehmensanwendung eingebunden ist, fällt es nicht schwer, diese auch zu nutzen. Die erste Generation von sozialen Tools wurde im Alleingang entwickelt, wie auch die Microblogging-Plattformen, aber diese wurden im Unternehmensumfeld weiterentwickelt.

Benton: Was können Unternehmen mit der neuen Generation von Tools für die Zusammenarbeit erreichen?

Morrison: Mitarbeiter, die wir interviewt haben, nannten eine Steigerung der Produktivität als einen Vorteil. Es ist alles andere als effizient, 200 E-Mails für eine einzige Aufgabe zu erhalten. Genauso ist das Telefon manchmal nicht das effektivste Mittel. Wenn Sie mit Kollegen auf der anderen Seite der Erdkugel zusammenarbeiten und diese um 23:00 Uhr nachts anrufen müssen, ist das kein effektives Zeitmanagement. Manchmal ist es gut, zum Telefon zu greifen, und manchmal macht eine Art der Zusammenarbeit mehr Sinn, die nicht von Zeitzonen abhängt. Sie merken, wie diese Tools entwickelt werden müssten, um eine produktivere Arbeitsweise zu ermöglichen. Es gäbe weniger hin und her und dafür mehr Struktur, um ein Projekt voranzubringen.

Benton: Wodurch wird eine Lösung Teil der „zweiten“ oder „dritten Generation“?

Morrison: Lösungen der zweiten oder dritten Generation binden bestehende Arbeitsabläufe in einen größeren Zusammenhang ein. Eine Information sollte immer im Zusammenhang betrachtet werden, sodass sie auch nach einiger Zeit noch verstanden werden kann. Wenn Sie herkömmliche Tools, wie z. B. eine Datenbank, betrachten, bietet Ihnen diese nur einen sehr begrenzten Kontext. Sie sehen Zeilen und Spalten und Daten oder Inhalt in den Tabelleneinträgen, eine Erklärung wird Ihnen aber nur durch die Zeilen- und Spaltenüberschriften gegeben.

Im Gegensatz zu sozialen Tools, die einfach auf dem älteren Datenmodell aufbauen, erfassen die Lösungen der nächsten Generation den Zusammenhang, indem sie einen sogenannten „Interest Graph“ einbeziehen.

Facebook und LinkedIn sind Beispiele für soziale Graphen, sie schaffen soziale Verbindungen zwischen Menschen. Interest Graphs gehen noch einen Schritt weiter, indem sie neben Menschen auch Orte und Dinge miteinander verbinden. Durch sie gelangen Sie von Informationen zu Menschen, Orten oder interessanten Dingen, die für Ihre Arbeit von Bedeutung sind. In der Welt des Interest Graphs gilt, dass je mehr Informationen es gibt, desto mehr Daten können verbunden und damit die Informationen ausgewählt werden, die für unsere tagtägliche Arbeit wichtig sind.

Durch diese Graphen erhalten wir auch mehr Kontext für unsere jetzige Arbeit. Wenn Sie zum Beispiel eine Nachricht von Tomas erhalten und nicht wissen, wer das ist, können Sie auf seinen Namen im Interest Graph klicken und sein Profil direkt aufrufen. Durch Anklicken ähnlicher Nachrichten können Sie so außerdem herausfinden, an was Tomas noch arbeitet.  Das bringt Sie viel weiter. Der zugrunde liegende Datengraph macht im Gegensatz zur früheren Datenbank mit Zeilen und Spalten und nur begrenzten Metadaten die Menschen, Orte und Dinge sowie die Beziehungen zwischen ihnen deutlicher.  So werden die Informationen viel effektiver verwendet. Sie sehen die Beziehungen im Zusammenhang und erkennen, wie vieles miteinander verbunden ist.

Benton: Wo hat SAP StreamWork seinen Platz im neuen Kollaborationsumfeld?

Morrison: Wir glauben, dass Tools wie SAP StreamWork wegweisend für kollaborative Tools sind. Das Spannende an den Tools der zweiten und dritten Generation ist, dass sie im Arbeitsablauf eingebunden sind und durch sie der Interest Graph sichtbarer wird. Außerdem suchen diese Tools nicht nur auf der Anwendungsebene, sondern auch auf der Datenebene, und machen so die Beziehungen sichtbar. Durch Einbeziehung der Datenebene können die Anwendungen Verbindungen finden, die für Sie möglicherweise von Interesse sind. Meiner Meinung nach ist es sozialen Netzwerken bis jetzt nicht gelungen, dies optimal zu nutzen. In diesem Bereich können Unternehmen eine Vorreiterrolle einnehmen. Und das passiert nicht oft.

Weitere Informationen zu SAP StreamWork finden Sie im SAP StreamWork’s Blog.

Wenn Sie mehr über die Zusammenarbeit mit sozialen Tools erfahren möchten, lesen Sie PwC’s kürzlich veröffentlichten Technology Forecast.

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